Grundlegendes zu Viva Glint SFTP und Datenautomatisierung

Verwenden Sie das Microsoft Viva Glint Secure File Transfer Protocol (SFTP), um regelmäßige Importe von Mitarbeiterdaten einzurichten. Ein automatisierter Datenfeed ermöglicht es Ihnen, Ihre HRIS-Daten (HRIS) mit Viva Glint zu synchronisieren und Ihrer Organization Folgendes zu ermöglichen:

• Senden Sie Umfragen und Ergebnisse jederzeit an die richtigen Teilnehmer.
• Automatisches Auslösen von Umfragen für Mitarbeiter zu bestimmten Zeitpunkten im Mitarbeiterlebenszyklus.
• Halten Sie immer die aktuellsten Mitarbeiterinformationen bereit.

Vorbereiten von Daten für den Import

Stellen Sie vor dem Übertragen von Daten an Viva Glint mit SFTP sicher, dass Sie die Informationen zu den Grundlagen der Viva Glint-Attribute lesen und Ihre Attributeinrichtung abschließen.

Verwalten von SFTP-Einstellungen

Verwalten Sie in den allgemeinen Einstellungen von Viva Glint öffentliche SSH-Schlüssel, fügen Sie öffentliche IP-Adressen hinzu, geben Sie Benachrichtigungsbenutzer an, verwalten Sie die Verschlüsselungseinstellungen, generieren Sie innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf des aktuellen Schlüssels einen neuen PGP-Schlüssel und zeigen Sie die SFTP-Anmeldeinformationen an. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Viva Glint SFTP.

Grundlegendes zum automatisierten Datenimport

Viva Glint SFTP:

• Ermöglicht vollständige und teilweise Datendateien.
• Überprüft regelmäßig auf neue Dateien und importiert diese automatisch.
• Leitet Attribute ab, um berechnete Felder während des Imports zu erstellen.
• Funktioniert am besten mit empfohlenen Dateiformaten.

SFTP-Verzeichnisse

In Ihrem SFTP-Konto gibt es zwei Verzeichnisse, die Viva Glint auf Dateien überwacht, die automatisch importiert werden:

• /files/user_full: Verwenden Sie für VOLLSTÄNDIGE Dateiuploads: Vorhandene Mitarbeiterdatensätze auf der Plattform, die nicht in Ihrer Datei enthalten sind, werden INAKTIV.
• /files/user_delta: Verwendung für PARTIELLE Datei-Uploads - nur die Mitarbeiterdatensätze in der Datei werden auf der Plattform aktualisiert; Alle anderen bleiben unverändert.

Übertragungsmethoden

Je nachdem, wie häufig Ihre organization Daten in Viva Glint importiert, überlegen Sie, welche SFTP-Datenübertragungsmethode Ihren Anforderungen am besten entspricht.

• Automatisierter HRIS-Datenfeed: Arbeiten Sie mit Ihrem Mitarbeiterdatenteam zusammen, um einen automatisierten Export einzurichten, der direkt von Ihrem HRIS an SFTP übertragen wird.
• Manuelle SFTP-Dateiübertragung: Stellen Sie eine Verbindung mit einer FTP-Anwendung her, um eine vollständige oder inkrementelle Datei manuell auf SFTP abzulegen.

Mehrere Dateiübertragungen

Wenn es mehrere Quellen für Mitarbeiterdaten für Ihre organization gibt, können Sie mehrere Dateiübertragungen an Ihr Viva Glint SFTP-Konto einrichten. Beachten Sie Folgendes:

• Viva Glint unterstützt maximal drei öffentliche SSH-Schlüssel für Verbindungen mit Ihrem SFTP-Konto.
• Der Zeitpunkt der Dateiübertragungen sollte so verteilt sein, dass nicht mehrere Dateien gleichzeitig importiert werden.
• Alle Dateien sollten in das Verzeichnis /files/user_delta übertragen werden. Teildateien gesendet /files/user_full deaktivieren alle Benutzer, die nicht in Dateien enthalten sind.
• Benutzer müssen mit dem Status "INAKTIV" eingeschlossen sein, um ihre Konten in Viva Glint zu deaktivieren.

Abgeleitete Attribute

Während Ihre Mitarbeiterdaten in Viva Glint hochgeladen werden, werden abgeleitete Attribute und Werte für Managerhierarchie, Betriebszugehörigkeit und Altersgruppen basierend auf der Auswahl berechnet, die während der Einrichtung Ihrer Attribute getroffen wurde.

Bewährte Methoden für Dateien

Wählen Sie eine Dateiübertragungshäufigkeit, ein Format, ein Layout und eine Namenskonvention basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens und den HRIS-Funktionen.

Häufigkeit:

Aktualisieren Sie Ihre Mitarbeiterdaten mindestens wöchentlich oder in regelmäßigen Abständen, die mit dem Umfrageplan Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Wenn Sie weniger als 10.000 Mitarbeiter haben, sollte ein täglicher Feed der vollständigen Datei eine gute Häufigkeit sein, und inkrementelle Dateien können für einmalige Updates hochgeladen werden. Wenn Sie einen großen Mitarbeiterstamm mit mehreren Attributen (50+) haben, kann es für die Anforderungen Ihres Unternehmens sinnvoller sein, 1-2 Mal pro Monat vollständige Dateien mit täglichen inkrementellen Dateien zu senden. Besprechen Sie mit Ihrem HRIS-Team, um die Möglichkeiten der Datendateiübertragung herauszufinden.

Format und Layout:

Ein über die Zeit konsistentes Dateiformat und Layout sorgt für erfolgreiche Dateiimporte. Behalten Sie die gleichen Attributbezeichnungen in der Kopfzeile Ihrer Datei bei und wählen Sie ein Dateiformat aus den Optionen von Viva Glint aus:

• .csv mit einem Kommatrennzeichen und UTF-8-Codierung. Wenn Werte Kommas enthalten, müssen Sie diese in doppelte Anführungszeichen einschließen.
  • Viva Glint akzeptiert UTF-8 und UTF-8 mit BOM-Codierung.
• .xlsx mit einer einzigen Registerkarte und ohne Kennwort oder Formeln.

Namenskonvention:

Viva Glint empfiehlt die folgenden Dateinamenskonventionen, wobei "company-id" Ihre eindeutige ID in Viva Glint ist, diese Dateinamenmethode jedoch nicht erforderlich ist. Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Dateiname höchstens 50 Zeichen lang ist, einschließlich der Dateierweiterung.

• Company-id_user_full_yyyymmdd.csv
• Company-id_user_delta_yyyymmdd.csv

Zum Beispiel: contoso_user_delta_20230101.csv