Aktualisieren von Attributen in Viva Glint

Verwenden Sie nach der Ersteinrichtung von Attributen in Microsoft Viva Glint diese Anleitung, um neue Attribute hinzuzufügen, Attribute umzubenennen, abgeleitete und optionale Systemattribute zu verwalten und die Attributsichtbarkeit in der Plattform zu aktualisieren. Neue Attribute und ihre Werte gelten nur für zukünftige Umfrageergebnisse.

Hinzufügen neuer Attribute zu Viva Glint

So fügen Sie Ihrem Viva Glint-Setup neue Attribute aus dem Administrator-Dashboard hinzu:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.

2. Wählen Sie "Importieren" und dann "Neue Benutzerschema- oder Attribut-Updates" aus.

   

3. Laden Sie Ihren Datensatz mit dem neuen Attribut und allen vorhandenen Attributen hoch, einschließlich der abgeleiteten Attribute (z. B. Amtszeit, Altersgruppe und verschiedene Führungshierarchieebenen). Der einfachste Weg, alle vorhandenen Attribute zu identifizieren, besteht darin, eine Mitarbeiterdatendatei aus der Option "People" im Abschnitt "Konfiguration" zu exportieren und jede dieser Spaltenüberschriften zusammen mit dem neuen Attribut in Ihrem Import beizubehalten.

   Hinweis

   Ihre hochgeladene Datei muss die Attributkopfzeile und mindestens eine Zeile mit Mitarbeiterdaten enthalten, die dem aktuellen Format entspricht.

4. Wählen Sie Weiter.

5. Überprüfen Sie Fehler bei der Überprüfung vor der Aufnahme. In diesem Ablauf wird die hochgeladene Datei anhand von Aufnahmeregeln überprüft, um Fehler auf Dateiebene, Erfassungsprobleme und Probleme bei der Schemaeinrichtung vor dem endgültigen Import zu identifizieren.

   

   Hinweis

   Diese Validierungsliste ist möglicherweise nicht vollständig, und die hochgeladene Datei schlägt möglicherweise weiterhin fehl, nachdem alle Validierungsfehler vor der Erfassung behoben wurden.

6. Wenn Datumsangaben in Ihrer Datei enthalten sind, wählen Sie Es gibt Datumsfelder und dann das entsprechende Datumsformat aus dem Dropdownmenü.

   Hinweis

   Diese Auswahl sollte Ihr vorhandenes Datumsformat in Ihren Mitarbeiterdaten sein.

7. Zeigen Sie eine Vorschau Ihrer Daten an, und bestätigen Sie, dass die neuen Attribute angezeigt werden.

   

8. Wählen Sie Weiter.

9. Auf der Seite Attribute werden die aktuellen erforderlichen, abgeleiteten, optionalen System- und Hierarchieattribute angezeigt. Wenn das neu hinzugefügte Feld erforderlich, abgeleitet oder ein optionales Systemattribut ist, wählen Sie die entsprechende Option im entsprechenden Abschnitt aus. Wählen Sie Weiter.

   Hinweis

   Hierarchiegruppenebenen und Zuordnung können nach der Ersteinrichtung nicht mehr geändert werden. Viva Glint-Administratoren können die Namen der Hierarchie und der Hierarchieebene nach der Ersteinrichtung ändern.

10. Wenn Sie Organisationsdatenimporte zur Erfassung verwenden, überprüfen und aktualisieren Sie die Attributzuordnungen zu reservierten Attributen nach Bedarf auf der Seite Organisationsdaten konfigurieren . Wählen Sie Weiter aus.

11. Überprüfen Sie neu hinzugefügte Attribute, und wählen Sie "Weiter" aus.

12. Wählen Sie aus, ob Attribute gespeichert und Mitarbeiterdaten importiert werden sollen oder ob Attribute gespeichert und Mitarbeiterdaten verworfen werden sollen.

    Tipp

    Wählen Sie beim Hinzufügen neuer Attribute die Option Attribute speichern und Mitarbeiterdaten verwerfen , um Ihr Setup in Vorbereitung auf zukünftige Importe zu speichern.

13. Wählen Sie Speichern oder Zurück, um weitere Bearbeitungen vorzunehmen.

Attributnamen bearbeiten

Verwenden Sie die folgende Anleitung, um Attribute umzubenennen, bevor Sie Ihre Mitarbeiterdatendateien aktualisieren, damit sie weiterhin nahtlos importiert werden.

Über das Admin-Dashboard:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.

2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.

3. Wählen Sie die entsprechenden Auslassungspunkte ganz rechts neben dem Attribut in der Zeile Aktive Attribute aus.

4. Wählen Sie Attribut umbenennen aus.

5. Geben Sie den neuen Namen in das Feld Attributname ein, und wählen Sie Umbenennen aus.

   

   Wichtig

   Durch das Umbenennen eines Attributs wird aktualisiert, wie dieses Attribut im System gespeichert wird.

   Nach dem Umbenennen eines Attributs:

   • Alle zukünftigen Uploads von Mitarbeiterdaten müssen den neuen Attributnamen (Spalte) verwenden.
   • Upload-Dateien, Vorlagen und alle Integrationen, die auf den alten Namen verweisen, müssen aktualisiert werden.
   • Uploads, bei denen weiterhin der vorherige Attributname verwendet wird, schlagen fehl. Um Importprobleme zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Datendateien vor dem nächsten Upload aktualisiert werden, damit sie mit dem neuen Attributnamen übereinstimmen.

   Achtung

   Verwenden Sie diese Methode, wenn die zugrunde liegenden Daten gleich bleiben, aber der Feldname in Ihrem System geändert wurde. Die Wiederverwendung von Attributnamenbezeichnungen kann zu Problemen bei der Berichterstellung führen. Erstellen Sie stattdessen ein neues Attribut.

   Wenn beispielsweise "Abteilung" in "Team" und die Werte in dieser Spalte ebenfalls geändert werden, fügen Sie ein neues Team-Attribut hinzu und benennen Sie "Abteilung" nicht in "Team" um.

Löschen eines Attributs

Durch das Löschen eines Attributs wird es dauerhaft aus Viva Glint entfernt. Vor dem Löschen prüft Viva Glint, ob das Attribut in Bereichen verwendet wird, die sich auf Umfragen, Berechtigungen oder den Benutzerzugriff auswirken könnten.

Wenn das Attribut in Szenarien mit hoher Auswirkung verwendet wird, wird das Löschen blockiert, bis diese Abhängigkeiten entfernt werden. Wenn das Attribut nicht aktiv oder nur in Szenarien mit geringen Auswirkungen verwendet wird, ist das Löschen zulässig.

1. Wählen Sie das Symbol "Konfiguration" und dann unter "Mitarbeiter" die Option "People" aus.
2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.
3. Wählen Sie unter Aktive Attribute die Auslassungspunkte (...) rechts neben dem Attribut aus.
4. Wählen Sie Attribut löschen aus.

Viva Glint überprüft, ob das Attribut in der Plattform verwendet wird.

• Wenn das Attribut nicht oder nur in Szenarien mit geringen Auswirkungen verwendet wird, wird der Löschvorgang fortgesetzt.
• Wenn das Attribut in Szenarien mit hoher Auswirkung verwendet wird, wird das Löschen blockiert, und Sie müssen die Abhängigkeiten entfernen, bevor Sie das Attribut löschen können.

Die blockierten Szenarien und die Warnszenarien werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Szenarien, die das Löschen blockieren

Sie können ein Attribut nicht löschen, wenn es derzeit in einem der folgenden Szenarien verwendet wird. Führen Sie die erforderliche Aktion aus, und versuchen Sie dann erneut, das Attribut zu löschen.

• In einem abgeleiteten Attribut verwendet: Das Attribut wird verwendet, um Beschäftigungsgruppen, Altersgruppen oder ein benutzerdefiniertes abgeleitetes Attribut zu berechnen.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu PeopleVerwalten>von Benutzerattributen>Abgeleitete Attribute.
  2. Entfernen Sie die abgeleitete Attributzuordnung, oder wählen Sie ein anderes Quellattribut aus, aus dem das abgeleitete Attribut berechnet werden soll.
  3. Wenden Sie sich an den Support, um benutzerdefinierte abgeleitete Attribute zu entfernen oder anzupassen.

• Verwendung in optionalen Systemattributen: Das Attribut wird verwendet, um die Umfragesprache, die Sprache des Dashboards, die Zeitzone des Benutzers oder die persönliche E-Mail zu berechnen.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu PeopleVerwalten>von Benutzerattributen>Optionale Systemattribute.
  2. Entfernen Sie die Zuordnung, oder wählen Sie ein anderes Attribut für die Synchronisierung aus.

• Wird in Attributregeln für Benutzerrollen verwendet: Das Attribut wird verwendet, um zu definieren, welche Benutzer zu einer Rolle gehören.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu Benutzerrollen.
  2. Öffnen Sie die Rolle, und wählen Sie dann Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus.
  3. Wählen Sie Attributregeln aus, und entfernen oder ersetzen Sie das Attribut.

• Wird in Benutzerrollenberechtigungen verwendet: Das Attribut wird verwendet, um den Teamzugriff für eine Rolle zu definieren.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu Benutzerrollen.
  2. Öffnen Sie die Rolle, und wählen Sie "Berechtigungen" aus.
  3. Wählen Sie unter Access ein anderes Attribut für den attributbasierten Zugriff oder eine andere Zugriffsoption aus.

• Wird für den attributbasierten Umfragezugriff verwendet: Das Attribut wird für den attributbasierten Umfragezugriff verwendet.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu Einstellungen>:Allgemeine Einstellungen, Details>zur Engage-Umfrage.
  2. Entfernen Sie das Attribut aus dem attributbasierten Umfragezugriff.

• In Verteilerlisten verwendet: Das Attribut wird verwendet, um die Mitgliedschaft in Verteilerlisten zu definieren.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu den Einstellungen>Verteilerlisten.
  2. Aktualisieren Sie alle Verteilerlisten, die Attributregeln verwenden, und entfernen Sie das Attribut.

• Wird in Live-Umfragefragen verwendet: Das Attribut wird als Makro in einer Frage in einer Live-Umfrage verwendet.

  Was zu tun ist:

  1. Entfernen Sie das Makro aus dem Fragetext, oder warten Sie, bis die Umfrage geschlossen wird, und löschen Sie dann das Attribut.

• Wird in der Fragenbibliothek verwendet: Das Attribut wird als Makro in einer Frage verwendet, die nicht Teil einer Live-Umfrage ist.

  Was zu tun ist:

  1. Zur Fragenbibliothek.
  2. Bearbeiten Sie die Frage, und entfernen Sie das Makro aus dem Fragentext.

• Wird in ELC-Programmen (Employee Lifecycle) verwendet: Das Attribut wird verwendet, um eine Umfrage zum Mitarbeiterlebenszyklus auszulösen.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu Umfrageprogramme.
  2. Öffnen Sie das ELC-Programm und wählen Sie Distribution.
  3. Wählen Sie ein anderes Mitarbeiterattribut aus.

• Wird beim benutzerdefinierten Zugriff verwendet: Das Attribut wird verwendet, um den Administratorzugriff, den Fokusbereichszugriff oder den Umfragedatenzugriff zu definieren.

  Was zu tun ist:

  1. Wechseln Sie zu Benutzerrollen oder People.
  2. Für komplexe benutzerdefinierte Zugriffe (Zugriffsregeln pro Benutzer) exportieren Sie die CSV-Datei, um Benutzer einzeln zu identifizieren und zu aktualisieren.
  3. Der Zugriff auf Administratoren und Fokusbereiche kann derzeit nicht exportiert werden. Wenn das Attribut für den Zugriff des Admin- oder Fokusbereichs verwendet wird, müssen Sie jeden betroffenen Benutzer einzeln überprüfen und den Zugriff entfernen.

Szenarien, die das Löschen ermöglichen (mit Warnungen)

Sie werden benachrichtigt, wenn das Attribut in den folgenden Szenarien verwendet wird, das Löschen jedoch nicht blockiert wird.

• Wird in Berichtsattributen verwendet

  Das Attribut wird aus allen Verlaufsberichten entfernt. Sie ist nicht mehr für Berichtsfilter, Abschnitte oder Kommentarfilter verfügbar.

• Wird in Fragen oder Berichten zu historischen Umfragen verwendet

  Makrotext wird statisch und ist vom Löschen nicht betroffen.

• Wird in E-Mail-Benachrichtigungen verwendet

  Der Makrotext wird aus E-Mail-Vorlagen entfernt.

• Wird für Warnungen verwendet

  Das Attribut wird in Warnungsberichten ausgeblendet. Warnungen werden in einer späteren Phase neu generiert.

• Wird in internen Benchmark-Vergleichen verwendet

  Das Attribut wird aus Benchmark-Vergleichen entfernt und kann nicht mehr ausgewählt werden.

• Nach dem Löschen des Attributs

  Nach Abschluss des Löschvorgangs:

  • Das Attribut wird aus dem Schema entfernt und nicht mehr in Viva Glint angezeigt.
  • Alle dem Attribut zugeordneten Daten werden aus Verlaufsberichten gelöscht.
  • Benutzer können Berichte oder Kommentare nicht nach Attribut filtern oder als Berichtsabschnitt verwenden.

Abgeleitete Attribute verwalten

Viva Glint berechnet Attributwerte basierend auf Daten, die in Ihrer Mitarbeiterattributdatei gesendet werden.

So bearbeiten Sie benutzerdefinierte abgeleitete Attributbereiche nach der Ersteinrichtung:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.
2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt Abgeleitete Attribute die Option Abgeleitete Attribute verwalten aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem abgeleiteten Attribut, das Sie bearbeiten oder hinzufügen möchten.
   1. So deaktivieren Sie ein abgeleitetes Attribut: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Feld.
   2. So aktivieren Sie ein abgeleitetes Attribut: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Feld und wählen Sie im Dropdownmenü Berechnen ab ein Feld aus Ihren Daten aus.
   3. So aktualisieren Sie das Feld, das zum Erstellen eines abgeleiteten Attributs verwendet wird: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Feld, und wählen Sie im Dropdown-Menü Berechnen von ein neues Feld aus.
   4. So aktualisieren Sie die Attributwertbereiche: Wählen Sie neben dem gewünschten Feld die Option Bereiche anpassen aus, und passen Sie Bereiche an.

Verwalten optionaler Systemattribute

Wählen Sie aus, wie und wann Viva Glint mit Mitarbeitern kommuniziert, indem Sie Sprache, Zeitzone und persönliche E-Mails Viva Glint-Feldern zuordnen.

So bearbeiten Sie optionale Systemattribute nach der Ersteinrichtung:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.
2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt Optionale Systemattribute die Option Optionale Systemattribute verwalten aus.

   1. So deaktivieren Sie ein optionales Systemattribut: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Feld.

   2. So aktivieren Sie ein optionales Systemattribut: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Feld und wählen Sie im Dropdownmenü Synchronisieren von ein Feld aus Ihren Daten aus.

   3. So aktualisieren Sie das Feld, das einem optionalen Systemattribut zugeordnet ist: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Feld, und wählen Sie ein neues Feld im Dropdown-Menü Synchronisieren von .

      

Verwalten von Hierarchiegruppen

Verwenden Sie die folgende Anleitung, um Hierarchieattribute zu verwalten, bevor Sie Ihre Mitarbeiterdatendateien aktualisieren, damit sie weiterhin nahtlos importiert werden. Führen Sie diese Schritte aus, um Namen von Hierarchiegruppen oder -ebenen zu aktualisieren, neue Hierarchien hinzuzufügen oder vorhandene Hierarchieebenen zu bearbeiten.

Umbenennen von Hierarchieattributen

So benennen Sie eine Hierarchiegruppe um:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.

2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.

3. Wechseln Sie im Abschnitt Hierarchiegruppen zu der Hierarchie, die Sie umbenennen möchten.

4. Wählen Sie die Auslassungspunkte neben der Hierarchiegruppe aus, und wählen Sie Hierarchiegruppe bearbeiten aus.

5. Bearbeiten Sie im angezeigten Dialogfeld das Feld Hierarchiegruppenname .

6. Wählen Sie Änderungen speichern aus.

   

So benennen Sie Hierarchieebenen um:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.

2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.

3. Wechseln Sie im Abschnitt Hierarchiegruppen zu der Hierarchie mit den Ebenen, die Sie umbenennen möchten.

4. Wählen Sie die Auslassungspunkte neben der Hierarchiegruppe aus, und wählen Sie Hierarchiegruppe bearbeiten aus.

5. Bearbeiten Sie im angezeigten Dialogfeld die Ebenenfelder im Abschnitt Hierarchieebenen.

6. Wählen Sie Änderungen speichern aus.

   

   Achtung

   Verwenden Sie diese Methode, wenn die zugrunde liegenden Daten gleich bleiben, sich aber der Name der Hierarchieebene in Ihrem System ändert. Die Wiederverwendung von Attributnamenbezeichnungen kann zu Problemen bei der Berichterstellung führen. Benennen Sie beispielsweise eine "Abteilungs"-Ebene nur dann in "Team" um, wenn die Werte in der Spalte gleich bleiben.

Hierarchie hinzufügen

So fügen Sie eine neue Hierarchiegruppe hinzu:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.

2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.

3. Wählen Sie im Abschnitt Hierarchiegruppendie Option + Hierarchiegruppe hinzufügen aus.

4. Geben Sie im angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Hierarchiegruppe ein.

   

5. Wählen Sie + Ebene hinzufügen aus, um so viele Ebenen wie erforderlich hinzuzufügen, bis zu 10.

6. Geben Sie neben jeder Ebene einen Namen ein.

7. Wählen Sie Erstellen aus.

Hierarchieebenen bearbeiten

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.

2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.

3. Wählen Sie im Abschnitt Hierarchiegruppen die Auslassungspunkte neben der zu bearbeitenden Hierarchiegruppe aus, und wählen Sie Hierarchiegruppe bearbeiten aus.

4. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld einen Ebenennamen aus, den Sie bearbeiten möchten, oder verwenden Sie die Option + Ebene hinzufügen , um eine neue unterste Ebene hinzuzufügen.

   

5. Geben Sie einen Namen für neue Ebenen ein.

6. Wählen Sie Änderungen speichern aus.

   Achtung

   Benennen Sie Ebenen nur um, wenn die zugrunde liegenden Daten gleich bleiben, aber der Name der Hierarchieebene in Ihrem System geändert wird. Die Wiederverwendung von Attributnamenbezeichnungen kann zu Problemen bei der Berichterstellung führen. Benennen Sie beispielsweise eine "Abteilungs"-Ebene nur dann in "Team" um, wenn die Werte in der Spalte gleich bleiben.

Löschen von Hierarchien

Hierarchiestrukturen und Hierarchieattribute können derzeit nicht gelöscht werden.

Aktualisieren der Sichtbarkeit benutzerdefinierter Attribute

Verwenden Sie die Einstellung Sichtbarkeit , um zu bearbeiten, ob ein benutzerdefiniertes Attribut angezeigt wird:

• Auf dem Profil eines Benutzers, der auf der Seite "People" ausgewählt wurde.
• Bei Exporten von Benutzern in einem Umfragezyklus.
• In der Umfrage werden die Exporte der Empfänger aus dem Abschnitt Verteilung der Umfrageprogramme heruntergeladen.

So bearbeiten Sie die Sichtbarkeit eines benutzerdefinierten Attributs:

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option People.

2. Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.

3. Wählen Sie im Abschnitt Aktive Attribute die Auslassungspunkte für das gewünschte benutzerdefinierte Attribut aus, und wählen Sie Attribut bearbeiten aus.

   Hinweis

   Die Sichtbarkeitseinstellung kann für die Attribute "Erforderlich" oder "Hierarchie" nicht bearbeitet werden.

4. Schalten Sie den Schalter für Sichtbarkeitein oder aus, um das Attribut ein- oder auszublenden.

5. Wählen Sie Speichern aus.

   

Um einer Benutzerrolle Zugriff auf neu sichtbare benutzerdefinierte Attribute zu gewähren, wählen Sie das Symbol Konfiguration und dann im Abschnitt Mitarbeiter die Option Benutzerrollen aus. Wählen Sie die Berichtsattribute einer Rolle aus, und treffen Sie eine Auswahl für das neu sichtbare Attribut. Weitere Informationen zum Einrichten von Benutzerrollen.