Administrar los sitios inactivos mediante directivas de sitios inactivos

Las directivas de sitios inactivos le ayudan a identificar los sitios de SharePoint que no están activos durante un período de tiempo especificado. Use estas directivas para notificar a los propietarios o administradores del sitio, solicitar confirmación de que todavía se necesita un sitio y tomar medidas de cumplimiento cuando no se reciba respuesta. Puede configurar una directiva de sitios inactivos en el Centro de administración de SharePoint.

Para obtener información general sobre la administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint y los tipos de directiva disponibles, vea Información general sobre las directivas de administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint.

En este artículo se describe cómo configurar una directiva de sitio inactivo con notificaciones y acciones disciplinarias.

Requisitos previos para una directiva de sitio inactivo

Consulte los requisitos previos de administración avanzada de SharePoint.

Cómo determinan la actividad del sitio las directivas de sitio inactivas

Las directivas de sitios inactivos evalúan la actividad en SharePoint y cargas de trabajo de Microsoft 365 conectadas para determinar cuándo se activó un sitio por última vez.

Actividades en el sitio dentro del ámbito

Las directivas de sitios inactivos analizan la actividad en SharePoint y plataformas conectadas como Teams, Viva Engage (anteriormente Yammer) y Exchange para detectar la última actividad de un sitio.

Ámbito de las actividades de la aplicación

Las directivas de sitio inactivas no tienen en cuenta la actividad de aplicaciones a través de un token de aplicación. Consideran la actividad de la aplicación a través de un token de usuario solo cuando un agente de usuario está implicado y cumple los siguientes criterios.

Plantillas de sitio dentro del ámbito

La administración del ciclo de vida del sitio revisa la actividad de los sitios de comunicación, los sitios clásicos, los sitios conectados a Teams y los sitios conectados a grupos con los siguientes tipos de plantillas de sitio:

Sitios fuera del ámbito

Los siguientes sitios están fuera del ámbito y se excluyen de la detección de actividad del sitio:

• Sitios de OneDrive
• Sitios creados por los usuarios del sistema
• Sitios del catálogo de aplicaciones
• Sitios raíz
• Sitios principales
• Sitios de administración de inquilinos
• Sitios asociados con canales de Teams compartidos y privados

Modos de directiva

Las directivas de propiedad del sitio admiten dos modos operativos:

• Modo de simulación : ejecuta la directiva una vez y genera un informe sin aplicación continua.
• Modo activo : se ejecuta mensualmente, genera informes, envía notificaciones y puede aplicar acciones de cumplimiento según la configuración de directivas.

Para obtener más información sobre los modos de directiva en las directivas de administración del ciclo de vida del sitio, consulte Información general sobre la administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint.

Crear una directiva de sitio inactivo

1. Como administrador de SharePoint, vaya al centro de administración de SharePoint e inicie sesión.

2. En el panel de navegación, expanda Directivas y, a continuación, seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.

3. En Directivas de sitio inactivo, seleccione Abrir.

4. Seleccione + Crear directiva. Revise la información Administrar sitios inactivos y, a continuación, seleccione Siguiente.

   

5. En el paso Establecer ámbito de directiva , elija la opción de ámbito de directiva y, a continuación, seleccione Siguiente.

   

   • Si selecciona Cargar un archivo CSV con una lista de hasta 10 000 direcciones URL, puede cargar una lista de direcciones URL de sitios seleccionados para la directiva.

     

     Sugerencia

     • Puede exportar la lista de sitios desde la página de sitios activos de SharePoint.
     • Asegúrate de que el archivo CSV usa el mismo formato que el archivo CSV de ejemplo, que no tiene direcciones URL duplicadas y que las direcciones URL son válidas y están completas. 
     • Asegúrese de que las direcciones URL enumeradas en el archivo CSV pertenecen al dominio de su inquilino. 

   • Si eligió Incluir sitios con directivas de retención y retenciones de retención, esta opción solo se aplicará a los sitios regidos por las directivas y etiquetas de retención de Microsoft Purview. Esta configuración no afecta a la inclusión o exclusión de sitios que están en estado de solo lectura o bloqueado.

6. En el paso Configurar directiva , especifique un período de inactividad, a quién notificar y qué acciones desea realizar después de tres notificaciones. Después, seleccione Siguiente.

   

   • Elija enviar correos electrónicos a los propietarios o administradores del sitio, o a ambos.

   • Si tiene previsto excluir usuarios o grupos, consulte la sección Excluir usuarios o grupos de una directiva (en este artículo).

   • Personalice el contenido del correo electrónico para proporcionar más contexto e instrucciones a los destinatarios del correo electrónico.

   • Elija acciones de cumplimiento si no hay respuesta de los propietarios o administradores del sitio después de tres notificaciones.

     Con cualquiera de las directivas de administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint, para los sitios que no están certificados o atestiguados después de tres notificaciones mensuales, puede llevar a cabo una de las siguientes acciones de cumplimiento descritas en la tabla siguiente:

     Acción disciplinaria	Comportamiento de directiva
     No hacer nada	Los propietarios o administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Después de este período, no se envía ninguna notificación durante los próximos tres meses. Si el sitio permanece sin atestación después de seis meses, las notificaciones mensuales se reanudan. El informe de ejecución de directivas enumera los sitios sin atestación como no accionados por el propietario del sitio. Puede descargar este informe y filtrar los sitios marcados como no accionados.
     Acceso de solo lectura	Los propietarios o administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Si los destinatarios de la notificación no marcan el sitio como atestiguado durante este período, el sitio pasa al modo de solo lectura.
     Archivo sitios después del período obligatorio de solo lectura	Los propietarios o administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Si los destinatarios de la notificación no marcan el sitio como atestiguado durante este período, el sitio pasa a un modo de solo lectura durante un período configurable (3, 6, 9 o 12 meses). Después del número configurado de meses, el sitio se archiva a través del Microsoft 365 Archivo. El archivo está sujeto a que el espacio empresarial habilite el Archivo de Microsoft 365 en el Centro de administración de Microsoft 365.

     En la captura de pantalla siguiente se muestra un ejemplo de configuración de acciones de cumplimiento para una directiva de atestación de sitio:

     

     Nota:

     Si configura la directiva para tomar una medida disciplinaria:

     • Las notificaciones no se enviarán después de que la acción de directiva se realice correctamente.
     • El sitio y su estado se incluyen en el informe mensual.

7. En el paso Finalizar , especifique un nombre y una descripción para la directiva y seleccione un modo de directiva. A continuación, seleccione Finalizar.

8. Una vez creada la directiva, seleccione Listo.

Una vez implementada la directiva, puede verla y administrarla en el panel dedirectivas de sitio inactivode administración del ciclo de> vida del sitio.

Excluir usuarios o grupos de una directiva

Puede excluir usuarios específicos, Grupos de Microsoft 365 o grupos de seguridad de recibir solicitudes y notificaciones de administración del ciclo de vida del sitio, incluso si son propietarios o administradores del sitio para los sitios que se incluyen en una directiva.

Comportamientos clave:

• Las exclusiones se usan solo para determinar los destinatarios de la notificación.
• La exclusión de un usuario o grupo no cambia los permisos ni la propiedad del sitio, y no excluye el sitio de la evaluación de la directiva del ciclo de vida
• La directiva sigue evaluando los sitios como de costumbre.

Límites:

• Puede agregar hasta 100 entradas a la lista de exclusión.
• Cada entrada puede ser un usuario individual, un grupo de Microsoft 365 o un grupo de seguridad
• El límite de 100 entradas se aplica al número de entradas, no al número de usuarios dentro de un grupo. Por ejemplo, un grupo con más de 100 miembros cuenta como una entrada.

Comportamiento de exclusión de grupo (importante):

• Cuando se agrega un grupo a la lista de exclusión de una directiva, ese grupo se excluye de las notificaciones solo cuando el grupo se agrega directamente al sitio o si es un grupo anidado dentro de otros grupos que se agregan directamente al sitio.
• Un miembro de un grupo excluido podría seguir recibiendo una notificación si se agrega directamente al sitio o forma parte de algún otro grupo que se agrega directamente al sitio.

Notificaciones de sitio inactivas para propietarios o administradores de sitios

Las notificaciones informan a los propietarios o administradores del sitio de SharePoint cuando un sitio está inactivo durante un número especificado de meses. Para mantener el sitio, los destinatarios de la notificación deben seleccionar el botón Certificar sitio en el correo electrónico de notificación. Una vez certificado, la administración del ciclo de vida del sitio no comprueba la actividad del sitio durante un año.

Personalizar notificaciones de correo electrónico

Los administradores pueden personalizar los mensajes de correo electrónico que envían las directivas de administración del ciclo de vida del sitio cuando los problemas del sitio requieren atención.

La personalización del contenido del correo electrónico ayuda a mejorar la velocidad de lectura de los correos electrónicos, lo que mejora de forma eficaz la eficiencia de la respuesta y contribuye a una mejor gobernanza en el inquilino.

Puede personalizar los correos electrónicos en el paso de configuración. Al seleccionar Personalizar el correo electrónico que se enviará, se abre la ventana de personalización, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

En la tabla siguiente se describen las secciones que puede personalizar:

Para personalizar los correos electrónicos para las directivas existentes, siga estos pasos:

1. Seleccionar una directiva existente.

2. Seleccione Editar configuración.

3. Busque la opción de personalización de correo electrónico.

Qué hacer si no puede personalizar los mensajes de correo electrónico

No puede personalizar los correos electrónicos si la configuración del dominio personalizado no está configurada o está desactivada.

Debe configurar la opción Enviar notificaciones por correo electrónico desde su dominio en el Centro de administración de Microsoft 365 para poder personalizar los correos electrónicos. Si no configura esta opción, verá un mensaje de advertencia en la parte superior de la lista de directivas, tal como se muestra en la imagen siguiente:

También puede ver el mensaje de advertencia durante el paso de configuración, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Si anteriormente personalizó correos electrónicos en una o más directivas, pero más adelante desactiva la opción Enviar notificaciones por correo electrónico desde su dominio en el Centro de administración de Microsoft 365, verá la barra de mensajes en la lista de directivas y un mensaje de advertencia en la ventana de personalización del correo electrónico, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Medidas disciplinarias

En la tabla siguiente se resume cómo se comporta la directiva de sitio inactivo en función de la medida disciplinaria seleccionada:

Modo de solo lectura

Una directiva de sitio inactiva configurada con la acción de cumplimiento de solo lectura envía notificaciones para informar a los propietarios o administradores del sitio cuando no hay respuesta.

Cuando un sitio entra en modo de solo lectura, se envía una notificación.

Si un sitio está en modo de solo lectura, se le agregará el siguiente banner:

Puntos importantes sobre los sitios de solo lectura o bloqueados

Para los sitios que se encuentran en un estado de solo lectura o bloqueado, se esperan los siguientes comportamientos.

• Sitios desbloqueados: siempre incluido en el ámbito de la directiva

• Sitios de solo lectura bloqueados por el mismo tipo de directiva:

  • Incluido en el ámbito
  • El informe indica que esta directiva ha realizado acciones anteriormente en el sitio

• Sitios de solo lectura bloqueados por un tipo de directiva diferente:

  • Excluido del ámbito de la directiva
  • Otra directiva ya es propietaria y gobierna este sitio

• Sitios de solo lectura bloqueados externamente (bloqueados por razones distintas a la administración del ciclo de vida del sitio):

  • Incluido en el ámbito
  • Los bloqueos externos no impiden que la directiva evalúe el sitio

• Sitios sin acceso (totalmente bloqueados):

  • Incluido en el ámbito, pero no se toma ninguna medida disciplinaria
  • La directiva omite la acción porque el sitio ya está en un estado de bloqueo sin acceso

Se trata de comportamientos predeterminados que no se pueden modificar mediante configuraciones de directiva.

Quitar un sitio del modo de solo lectura

Para quitar un sitio del modo de solo lectura en el centro de administración de SharePoint, vaya a la página Sitios activos , seleccione el sitio y, a continuación, seleccione Desbloquear en el panel de página del sitio.

Los propietarios del sitio no pueden quitar un sitio del modo de solo lectura y deben ponerse en contacto con el administrador del espacio empresarial para quitar el modo de solo lectura.

Desarchivar un sitio

Para desarchivar un sitio en el Centro de administración de SharePoint, expanda Sitios y seleccione Sitios archivados. Seleccione el sitio que desea desarchivar y seleccione Reactivar.

Reporting

El informe de ejecución de directivas enumera los sitios que están inactivos durante seis meses. Puede descargar el informe como un archivo .csv y filtrar los sitios que los propietarios del sitio consideran que no se han realizado acciones.

En la tabla siguiente se describe la información incluida en el informe de ejecución de directivas:

Directivas superpuestas del mismo tipo de directiva

Cuando más de una directiva del mismo tipo de directiva incluye el mismo sitio, SharePoint ayuda a reducir las notificaciones duplicadas mediante el historial de directivas almacenado en el nivel de sitio.

Si se envió una notificación en los últimos 30 días desde cualquier directiva de ese tipo y el sitio sigue sin estar certificado, no se envían más notificaciones y el informe de ejecución de directivas muestra el estado del sitio como "Notificado por otra directiva".

Por ejemplo, si un sitio está cubierto por dos directivas de sitio inactivas diferentes y recibe un correo electrónico de notificación de la primera directiva, la segunda directiva no envía notificaciones adicionales dentro de los próximos 30 días si el sitio sigue sin estar certificado.

Se recomienda que las directivas del mismo tipo no tengan ámbitos superpuestos. Si los sitios están sujetos a varias directivas del mismo tipo, las programaciones de notificaciones y las acciones de cumplimiento pueden resultar difíciles de predecir.

Políticas superpuestas de diferentes tipos

Las directivas de diferentes tipos funcionan de forma independiente con fines de notificación. El historial de notificaciones se rastrea por separado para cada tipo de directiva.

Por ejemplo, si un sitio se encuentra dentro del ámbito de una directiva de propiedad del sitio y una directiva de sitio inactivo, los propietarios del sitio pueden recibir notificaciones de ambas directivas cuando se cumplan las condiciones de directiva respectivas.

Cada directiva evalúa las medidas disciplinarias de forma independiente. Si una directiva aplica una medida disciplinaria que cambia el estado del sitio, es posible que el sitio ya no pueda ser procesado por otras directivas:

• Si una directiva coloca el sitio en un estado de solo lectura (bloqueado), el sitio ya no se incluye en el ámbito de otras directivas.

• Si una directiva archiva el sitio, el sitio alcanza un estado terminal y ya no se considera para su aplicación por otras directivas.

Cuando varios tipos de directiva se dirigen al mismo sitio, la acción disciplinaria de la directiva cuyas condiciones se cumplen primero se aplica primero.

Deshabilitar o eliminar una directiva

Al deshabilitar o eliminar una directiva, se detienen las actividades futuras de esa directiva, incluidas las notificaciones y las acciones disciplinarias. No invierte automáticamente las acciones aplicadas previamente.

El historial de notificaciones se mantiene a nivel de sitio por separado para cada tipo de directiva. Como resultado, deshabilitar o eliminar una directiva no afecta al historial de notificaciones asociado con otros tipos de directiva que continúan destinados al sitio.

Para las directivas del mismo tipo, el historial de notificaciones almacenado (incluido el recuento de notificaciones y la última fecha de notificación) se conserva incluso después de deshabilitar o eliminar una directiva. Este historial se restablece naturalmente después de que el sitio haya estado ausente del ámbito de ese tipo de directiva durante 90 días.

Si el historial de notificaciones debe restablecerse antes, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft para determinar si se puede borrar el estado de notificación almacenado.

Configure correos electrónicos accionables para directivas de SLM en entornos en la nube del gobierno de EE. UU.

En entornos de Government Cloud (GCC High y DoD) de los Estados Unidos, un administrador de inquilinos debe completar una configuración única adicional para que las directivas de administración del ciclo de vida del sitio (SLM) de SharePoint puedan usar mensajes accionables. Este paso ayuda a garantizar que los correos electrónicos de notificación de directivas se muestran y funcionan correctamente. Por ejemplo, los administradores y propietarios de sitios pueden realizar acciones directamente desde el correo electrónico.

A diferencia de otros entornos de nube comercial, los inquilinos de GCC High y DoD requieren la aprobación explícita del administrador del proveedor de mensajes accionables antes de que pueda enviar mensajes de correo electrónico interactivos. Sin esta aprobación, se entregan los correos electrónicos de directiva de SLM, pero los botones de acción no funcionan según lo esperado.

Apruebe el proveedor de mensajes accionables de SLM

1. Vaya al portal de administración de Mensajes accionables de Outlook: conectores para GCCH o DoD e inicie sesión.

2. En el filtro Estado del proveedor , seleccione Aprobado por Microsoft: pendiente de su aprobación.

3. Busque el proveedor llamado InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Seleccione el proveedor y, a continuación, seleccione Aprobar.

Después de aprobar el proveedor, las notificaciones de la directiva SLM envían mensajes accionables.

Asegúrese de que los mensajes accionables estén habilitados para el espacio empresarial

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio usan mensajes accionables de Outlook para permitir que los propietarios o administradores del sitio tomen las acciones necesarias mediante el uso de vínculos dentro de los mensajes de correo electrónico.

• Para que las notificaciones se representen correctamente, asegúrese de que su organización cumpla los requisitos de versión de Outlook.
• Para solucionar problemas de representación, consulte las preguntas más frecuentes.

Solución de problemas de mensajes accionables

Si los mensajes accionables no funcionan como deberían, pruebe estos pasos:

• Asegúrese de que el InactiveSiteOAMProviderGCCH proveedor se encuentra en un estado aprobado.
• Permita suficiente tiempo. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse.

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