Exportar datos de usuario desde Project Online

Su organización puede exportar el contenido de un usuario específico desde su entorno de Project Online. Para exportar este contenido, un administrador de SharePoint puede seguir estos pasos:

• Paso 1: Descargar los archivos de script de exportación

• Paso 2: Buscar todos los sitios de Project Web App en el entorno de Office 365

• Paso 3: Buscar el identificador de recurso del usuario en cada sitio de PWA (opcional)

• Paso 4: Exportar los datos de usuario desde el sitio de PWA

• Paso 5: Revisar el contenido exportado

• Paso 6: Buscar y guardar vistas personalizadas, filtros personalizados, datos adjuntos y macros

• Consideraciones para proyectos maestros e insertados

• Consideraciones para la página principal de Project, los proyectos favoritos y vistos recientemente

Trabajar con los administradores de proyectos

Dependiendo de su empresa, su administrador de SharePoint puede tener conocimientos sobre cómo administrar las tareas administrativas de SharePoint, pero es posible que sepa poco sobre la administración de Project Online. Si este es el caso, se recomienda que el administrador de SharePoint trabaje en colaboración con los administradores de su sitio PWA para llevar a cabo estas tareas. Por ejemplo, un administrador de SharePoint probablemente sería el más adecuado para ejecutar el script de PowerShell para buscar todos los sitios de PWA, pero probablemente necesitaría trabajar en colaboración con el administrador de PWA para realizar los pasos restantes y obtener ayuda con respecto a las reglas de negocio y la configuración de cada sitio de PWA.

Paso 1: Descargar los archivos de script de exportación

Necesitará el uso de varios archivos de script de PowerShell para los procedimientos descritos en este artículo. Los archivos de script a los que se hace referencia en este artículo se incluyen en el paquete de script de exportación y eliminación de contenido de usuario de Project Online. Descargue y descomprima los archivos en una ubicación a la que pueda hacer referencia.

Algunos de los archivos incluidos en este paquete se usan para eliminar datos de usuario en Project Online y no serán necesarios para este artículo.

Desbloquear los archivos

Tendrá que "desbloquear" los archivos que descargó en el paquete de script Exportar y eliminar contenido de usuario de Project Online para poder usarlos en PowerShell. Esto se debe a que, de forma predeterminada, no se permite ejecutar scripts descargados de Internet. Haga lo siguiente para desbloquear los archivos:

1. En el Explorador de archivos, vaya a la ubicación donde guardó el archivo ZIP.

2. Haga clic con el botón derecho en el archivo zip y haga clic en Propiedades.

3. En la pestaña General , seleccione Desbloquear.

   

4. Haga clic en Aceptar.

Todos los archivos contenidos en el archivo zip ahora deberían desbloquearse. Puede verificar esto en los archivos individuales verificando si la opción de casilla de verificación Desbloqueado ya no aparece en la pestaña General de la página Propiedades del archivo.

Paso 2: Buscar todos los sitios de Project Web App en el entorno de Office 365

Los administradores de SharePoint deberán usar el Shell de administración de SharePoint Online para conectarse a su Centro de Administración de SharePoint Online y ejecutar el cmdlet Get-SPOSite de PowerShell para obtener una lista de las direcciones URL de cada sitio de PWA en su entorno de Office 365.

1. En el módulo de Shell de administración de SharePoint Online, conéctese al Centro de Administración de SharePoint Online con el cmdlet Connect-SPOService:

   Connect-SPOService -URL <AdminSiteURL> 
   

   Por ejemplo:

   Connect-SPOService -URL https://contoso-admin.sharepoint.com 
   

2. Después de conectarse al Centro de administración de SharePoint Online, use el cmdlet Get-SPOSite de PowerShell para buscar todos los sitios de PWA en su entorno de Office 365:

   Get-SPOSite | ?{$_.PWAEnabled -eq "Enabled"} | ft -a Url,Owner
   

   Después de ejecutarlo correctamente, se mostrará una lista de todos los sitios de PWA y sus propietarios en el entorno de Office 365.

Paso 3: Buscar el identificador de recurso del usuario en cada sitio de PWA (opcional)

Si desea buscar el identificador de recurso del usuario, los administradores del sitio de PWA pueden hacer lo siguiente en cada sitio de PWA que encontró en el paso anterior:

1. En la configuración del servidor de Project Online, en la sección Datos empresariales, haga clic en Centro de recursos.

2. En la página Centro de recursos , en la columna Nombre del recurso , busque el nombre del usuario y, a continuación, busque en esa fila para ver si puede encontrar un valor en la columna Id. único . Este valor es el identificador de recurso del usuario. Por ejemplo, en el gráfico siguiente, puede ver el valor del id. de recurso de Aaron Painter en la columna Id. único.

   

   En algunos casos, la tabla puede personalizarse para que la columna Id. único no esté disponible. Si es así, seleccione la casilla de verificación a la izquierda del nombre de usuario y, a continuación, haga clic en Editar ubicada en la pestaña Recursos de la cinta de opciones y, a continuación, vaya al paso siguiente.

3. En la página Editar recurso para el usuario específico, vaya a la sección Datos de identificación del sistema y busque el valor que aparece para el GUID. El GUID es el identificador de recurso de los usuarios para este sitio de PWA.

   

Paso 4: Exportar los datos de usuario desde el sitio de PWA

A continuación, deberá ejecutar el script de PowerShell ExportProjectUserContent para exportar los datos de usuario de cada sitio de PWA en su entorno de Office 365. Para ejecutar el script, debe asegurarse de que usted y su entorno cumplen los requisitos previos y, a continuación, puede ejecutar el script.

El script de PowerShell ExportProjectUserContent se incluye con el paquete de script de exportación y eliminación de contenido de usuario de Project Online.

Requisitos previos

• Licencia para Project Online: Debe tener asignada una licencia de Project Online Premium o Project Online Professional.

• Cliente de escritorio de Microsoft Project: necesitará Project y estar conectado a la instancia de Project Online. Project se incluye con una licencia de Project Online Premium o Project Online Professional.

Para conectar el cliente de Project a su instancia de Project Online:

1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage. Haga clic en Información y luego en Administrar cuentas.

2. En el cuadro de diálogo Cuentas de Project Web App , haga clic en Agregar.

3. En el cuadro de diálogo Propiedades de la cuenta, escriba un nombre para esta cuenta en el cuadro Nombre de cuenta .

4. Escriba la dirección URL del sitio de PWA al que se está conectando en el cuadro Dirección URL de Project Server .

5. Haga clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Cuentas de Project Web App , seleccione Establecer como predeterminado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. Reinicie Project e inicie sesión en el sitio de PWA.

• Permisos: Para tener los permisos necesarios para ejecutar el script, debe realizar al menos uno de los siguientes:

  • Agréguese como administrador de una colección de sitios al sitio de PWA para el que está ejecutando el script.

  • Si se encuentra en el modo de permisos de Project, tendrá asignados los permisos Administrar usuarios y grupos y Acceder a los permisos de Project Server Reporting Services en la instancia de Project Online. Si está en modo de permisos de SharePoint, sea un administrador de SharePoint.

Ejecute el script ExportProjectUserContent

Use el script ExportProjectUserContent.ps1 PowerShell para exportar los datos del usuario.

1. En el Shell de administración de SharePoint Online, ejecute el script ExportProjectUserContent. Tendrá que configurar los siguientes parámetros al ejecutar el script:

Puede optar por ejecutar el script especificando el identificador de recursos o el nombre de inicio de sesión del usuario.

Para ejecutar el script ExportProjectUser con el ID. de recurso de los usuarios

Debe usar el siguiente comando en PowerShell con los parámetros enumerados anteriormente:

.\ExportProjectUserContent.ps1 -Url <PwaSiteURL> -ResourceUid <UsersResourceID> -OutputDirectory <LocationToStoreOutput>

Por ejemplo, si desea exportar datos de usuario del sitio Costoso PWA1 (dirección URL del sitio de https://contoso/sites/pwa1) para un usuario con un identificador de recurso de cb5c91cf-fd6b-e711-80d0-00155da4a406, y hacer que los archivos de exportación se guarden en c:\pwa1siteOutput), escribiría:

.\ExportProjectUserContent.ps1 -Url https://contoso/sites/pwa1 -ResourceUid cb5c91cf-fd6b-e711-80d0-00155da4a406 -OutputDirectory c:\pwa1siteOutput

Para ejecutar el script ExportProjectUser mediante el nombre de inicio de sesión de los usuarios

Debe usar el siguiente comando en PowerShell con los parámetros enumerados anteriormente:

.\ExportProjectUserContent.ps1 -Url <PwaSiteURL> -LoginName <UsersLoginName> -OutputDirectory <LocationToStoreOutput>

Por ejemplo, si desea exportar datos de usuario del sitio Costoso PWA1 (dirección URL del sitio de https://contoso/sites/pwa1) para un usuario con un nombre de inicio de sesión de AdamB@contoso.onmicrosoft.com, y hacer que los archivos de exportación se guarden en c:\pwa1siteOutput), escribiría:

.\ExportProjectUserContent.ps1 -Url https://contoso/sites/pwa1 -LoginName AdamB@contoso.onmicrosoft.com -OutputDirectory c:\pwa1siteOutput

Una vez que el script se ejecute correctamente, todos los datos exportados se almacenarán en el -OutputDirectory especificado.

Seleccionar archivos de datos de usuario específicos relacionados con las características que desea exportar

Parte del contenido de usuario exportado que reciba incluirá una serie de archivos con formato json que incluyen información de usuario específica de la característica. Por ejemplo, el archivo Security.json contiene datos sobre los grupos de seguridad, las categorías y la configuración de permisos del usuario. Estos archivos json relacionados con las características se describen con más detalle en la siguiente sección. De forma predeterminada, recibirá los 27 archivos json relacionados con las características cuando ejecute el script ExportProjectUserContent. Sin embargo, puede usar el parámetro -Options para seleccionar archivos json específicos para descargar. Entre ellas se incluyen las siguientes:

El uso del parámetro -Options puede ser útil si desea exportar datos de usuario del sitio de PWA para características específicas. Por ejemplo, si solo le preocupan los datos de su usuario en la característica Análisis de cartera, puede ejecutar el parámetro -Options con el valor de Cartera:

.\ExportProjectUserContent.ps1 -Url https://contoso/sites/pwa1 -ResourceUid cb5c91cf-fd6b-e711-80d0-00155da4a406 -OutputDirectory c:\pwa1siteOutput -Options Portfolio

Esto le permitirá exportar los tres archivos json que contienen los datos de usuario que pertenecen a la característica de análisis de cartera (BusinessDrivers.json, DriverPrioritizations.json, PortfolioAnalyses.json).

Paso 5: Revisar el contenido exportado

Después de ejecutar correctamente el script de PowerShell ExportProjectUserContent, tendrá la siguiente salida en el directorio de salida que especificó al ejecutar el comando:

• Archivos de lista de proyectos : recibirá tres archivos .xml que proporcionan una lista de proyectos incluidos en los esquemas Borrador del proyecto y Publicados de los que formaba parte el usuario. Esto significa que el usuario estuvo involucrado en el proyecto como al menos una de las siguientes personas:

  • Era el propietario del proyecto.

  • Tiene una tarea asignada en el proyecto.

  • Es un propietario de asignación de una tarea en el proyecto.

  • Es el administrador de estado de una tarea del proyecto.

    Estos tres archivos .xml son:

    Nombre	Descripción
    DraftProjectList.xml	Lista de proyectos del esquema de borrador que corresponde a las condiciones anteriores.
    PublishedProjectList.xml	Lista de proyectos del esquema publicado que corresponde a las condiciones anteriores.
    ReportingProjectList.xml	Lista de proyectos del esquema de informes que corresponde a las condiciones anteriores.

  La lista de proyectos puede diferir ligeramente para cada uno de los tres archivos .xml. Por ejemplo, un usuario puede guardar el proyecto pero no publicarlo, lo que significa que aparecerá en el archivo DraftProjectList.xml, pero no en los archivos PublishedProjectList.xml o ReportingProjectList.xml.

  Un administrador de proyectos puede usar la lista Project .xml archivos para proporcionar información sobre los archivos de exportación específicos del proyecto que le interesa analizar para decidir qué parte del contenido exportado debe compartirse con el usuario.

  Los tres archivos ProjectList.xml tendrán las siguientes propiedades para cada proyecto enumerado:

  Propiedad	Descripción
  SiteId	El identificador único del sitio de PWA en el que existe el proyecto.
  Proj_UID	El identificador único del proyecto.
  Proj_Name	Nombre del proyecto.

• Archivos relacionados con características : para cada sitio PWA del que forma parte el usuario, se exportarán los siguientes archivos de .json específicos de características al directorio de salida especificado. Los archivos específicos de características contendrán datos de usuario en lo que respecta al uso de características en todo el sitio de PWA. Por ejemplo, el archivo Drivers.json incluirá datos sobre los impulsores empresariales de análisis de cartera que el usuario creó o poseyó. Si el usuario no tiene datos relacionados con la característica en el sitio de PWA específico, el archivo no contendrá ningún dato.

  Los archivos .json específicos de la característica incluyen:

  Nombre	Descripción
  AdminAudit	La configuración del servidor de Project Web App cambia los datos.
  Motores de negocio	Datos de impulsores empresariales de análisis de cartera.
  Calendarios	Datos del calendario empresarial.
  CustomFields	Datos de campos personalizados.
  Delegaciones	Datos de delegación.
  DriverPrioritizations	Datos de priorizaciones de impulsores comerciales.
  Contrataciones	Datos de participación de recursos.
  LookupTables	Buscar datos de tabla.
  PortfolioAnalysis	Datos de análisis de cartera.
  Trabajos en cola	Los datos sobre el proceso de trabajos de usuario a través del servicio de colas.
  Correos electrónicos recordatorios	Datos de correo electrónico de recordatorio.
  ReportingResource	Datos de informes de recursos.
  Recurso	Datos del recurso.
  Planes de recursos	Datos del plan de recursos.
  Reglas	Datos de reglas.
  Seguridad	Datos sobre grupos de seguridad, categorías y permisos.
  Informes de estado	Datos del informe de estado.
  SubscribedReminders	Datos de recordatorios suscritos.
  TaskStatus_AssignmentsHistory	Datos del historial de asignaciones de estado.
  TaskStatus_AssignmentsSaved	Asignaciones de estado guarda datos.
  TaskStatus_AssignmentsSubmitted	Las tareas de estado envían datos.
  Partes de horas	Datos sobre planillas de horas trabajadas.
  Timesheets_Reporting	Notificación de datos sobre planillas de horas trabajadas.
  UnsubscribedAlerts	Datos de alertas no suscritas.
  UserViewSettings	Datos de configuración de vista de usuario.
  Flujo de trabajo	Datos del flujo de trabajo del proyecto.
  Elementos de área de trabajo	Datos sobre elementos de SharePoint de sitios de proyectos.

  Algunos archivos json específicos de características tienen la posibilidad de ser grandes, por lo que, para mejorar el rendimiento, aparecerán los siguientes archivos json en varios archivos:

  • Engagements.json

  • ResourcePlans.json

  • Timesheets.json

  • TaskStatus_AssignmentHistory.json

    Nota:

    Para obtener más información sobre los objetos contenidos en cada uno de los archivos de .json específicos de características, consulte la sección Datos específicos de características de Project Online exportar definiciones de objetos json.

• Archivos específicos del proyecto : si el usuario forma parte de cualquier proyecto, para cada uno de esos proyectos, se exportarán varios archivos individuales al directorio de salida. Esto sucederá si el usuario forma parte del proyecto específico como uno de los siguientes:

  • El propietario del proyecto

  • Tiene una tarea asignada en el proyecto

  • Es un propietario de asignación de una tarea en el proyecto

  • Es el administrador de estado de una tarea en el proyecto

    Los datos específicos del proyecto difieren de los datos relacionados con las características en que los datos son específicos de un solo proyecto. Los datos relacionados con las características pueden incluir datos de usuario en muchos proyectos del sitio de PWA de los que formaba parte el usuario, pero que pertenecen a una sola característica.

    Nota:

    Todos los archivos específicos del proyecto que reciba, tendrán el prefijo del nombre del proyecto específico. Por ejemplo, si un proyecto tiene un Nombre de proyecto de Project1, todos los archivos específicos del proyecto que describimos en esta sección tendrán el prefijo Project1.

    Para cada proyecto del que forme parte el usuario, recibirá los siguientes tres conjuntos de archivos:

    - Un archivo .xml para el proyecto de las bases de datos borrador y publicadas:

    Nombre	Descripción
    <projectName>_draft.xml	El archivo de proyecto del esquema de borrador guardado como formato .xml.
    <projectName>_published.xml	El archivo de proyecto del esquema publicado guardado como formato .xml.

  Nota:

  Consulte la Referencia del esquema de intercambio de datos XML del proyecto para comprender los datos XML del proyecto contenidos en estos archivos.

  - Un archivo .mpp para el proyecto de las bases de datos borrador y publicadas:

  Nombre	Descripción
  <projectName>_draft.mpp	El archivo de proyecto del esquema de borrador guardado como un archivo .mpp proyecto.
  <projectName>_published.mpp	El archivo de proyecto del esquema publicado guardado como un archivo de .mpp proyecto.

  Nota:

  Puede abrir el archivo .mpp con Project Profesional 2019, Project Profesional 2016 o Project. No se admite volver a guardar los archivos .mpp exportados en Project Online o Project Server.

  - Ocho archivos .json para el proyecto del esquema de informes:

  Nombre	Descripción
  Reporting_AssignmentBaselineTimephased	Asignación Línea base datos de fase temporal para el proyecto del esquema de informes.
  Reporting_AssignmentTimephased	Datos de fase temporal de asignación para el proyecto del esquema de informes.
  Reporting_ProjectBaseline	Datos de línea base del proyecto del esquema de informes.
  Reporting_Tasks	Datos de tareas de proyecto para el proyecto desde el esquema de informes.
  Reporting_Assignments	Asignar datos de recursos para el proyecto desde el esquema de informes.
  Reporting_Resources	Datos de recursos para el proyecto del esquema de informes.
  Reporting_TaskBaselineTimephased	Datos de fase temporal de la línea base de tareas para el proyecto desde el esquema de informes.
  Reporting_TaskTimephased	Datos de fase temporal de tareas para el proyecto desde el esquema de informes.

  Nota:

  Para obtener más información sobre los objetos contenidos en cada uno de los archivos de .json, consulte los datos de usuario específicos del proyecto de la sección de datos de informes de Project Online exportar definiciones de objetos json.

  - Tres archivos .json con los metadatos del proyecto de los esquemas de borrador, publicados e informes:

  Nombre	Descripción
  <projectName>_draft.json	Archivo de metadatos del proyecto del esquema de borrador
  <projectName>_published.json	Archivo de metadatos del proyecto del esquema publicado
  <projectName>_reporting.json	Archivo de metadatos del proyecto del esquema de informes

  Nota:

  Para obtener más información sobre los objetos contenidos en cada uno de los archivos .json, consulte la sección Archivos de metadatos específicos del proyectode Project Online exportar definiciones de objetos json.

Paso 6: Buscar y guardar vistas personalizadas, filtros personalizados, datos adjuntos y macros

Después de recibir el contenido de usuario exportado, puede usar los datos para buscar las vistas personalizadas, los filtros personalizados, las tablas, los datos adjuntos y las macros del usuario. Para encontrarlos, necesitarás tener el archivo MPP y XML para cada proyecto en el que quieras buscar. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, vea Buscar elementos de usuario personalizados en datos de exportación de usuario de Project Online y Project Server.

Consideraciones para proyectos maestros e insertados

Como se indicó anteriormente, el script de exportación solo exportará proyectos de los que el usuario formaba parte como propietario, tiene una tarea asignada, es propietario de asignación de una tarea o es el administrador de estado de una tarea. Cuando el usuario forma parte de un proyecto insertado, pero no del proyecto principal, solo se exportará el proyecto insertado. Del mismo modo, si el usuario solo forma parte de un proyecto principal y no de ninguno de los proyectos insertados, solo se exportará el proyecto principal.

Al guardar un proyecto maestro del que formaba parte un usuario, no es necesario guardar ningún proyecto insertado asociado si se le solicita.

Consideraciones para la página principal de Project, los proyectos favoritos y vistos recientemente

Solo se puede acceder directamente en la aplicación a los datos de los proyectos favoritos y vistos recientemente de un usuario en el Inicio de Project. El usuario debe iniciar sesión con las credenciales de su cuenta de Office 365 para tener acceso a la página principal de Project y ver los proyectos que aparecen.

1. Inicie sesión en Office 365.

2. En el explorador, vaya a la dirección URL project.microsoft.com para abrir la página principal de Project.

3. En la página principal del proyecto, haga una captura de pantalla de los proyectos que aparecen en las secciones Favoritos y Recientes.

   

Consulta también

Exportar definiciones de objetos JSON de Project Online

Eliminar datos de usuario de Project Online