Importar y administrar los datos de la organización con un archivo .csv

Puede importar información de empleados de sistemas que no sean de Microsoft a Microsoft 365 para su uso en Microsoft 365 y Viva.

Para importar los datos, rellene una plantilla de .csv con los atributos (o información) sobre los usuarios que desea incluir y, a continuación, cargue el archivo a través del Centro de administración de Microsoft 365. Estos son los pasos para comenzar:

1. Descargar una plantilla de .csv.
2. Estructurar los datos de la organización.
3. Importe los datos de la organización por primera vez.
4. Actualice los datos o realice otros cambios.
5. Realizar actualizaciones retroactivas a los datos existentes.

Paso 1: Descargar una plantilla de .csv

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 como usuario con permisos de administrador del origen de datos de la organización.

2. En la página Servicio de datos de organización de Microsoft 365 (en Configuración > , migración e importaciones), seleccione Introducción (si esta instancia es la primera vez que importa datos) o Nueva importación.

3. En la página Seleccionar el tipo de conexión , seleccione Iniciar configuración de CSV.

4. Seleccione las aplicaciones y servicios con los que quiere compartir datos y seleccione Siguiente para avanzar.

5. En la página Preparar datos de la organización , seleccione Descargar plantilla CSV.

Paso 2: Estructurar los datos de la organización

Ahora que tiene el punto de partida del archivo .csv, agregue los datos de la organización que desea usar en Microsoft 365 y guarde el archivo.

Archivo de datos de ejemplo

Este es un fragmento de código de ejemplo de un archivo de .csv válido:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Para obtener más información acerca de los atributos, consulte la Referencia de atributos.

Paso 3: Importar los datos de la organización por primera vez

Después de crear un archivo .csv con los datos, el siguiente paso es importar los datos, ya sea desde los archivos locales del equipo o desde un sitio de SharePoint.

Cargue en su equipo el archivo .csv desde los archivos locales

Después de crear el archivo .csv con los datos, puede cargarlo directamente desde los archivos locales en el equipo.

Cargar el archivo .csv desde SharePoint

En primer lugar, debe cargar el archivo desde el equipo local a una ubicación segura de SharePoint; A continuación, importe los datos.

Cargar el archivo en SharePoint

Siga estos pasos para cargar los datos en SharePoint. Puedes cargar un archivo de hasta 2 GB de tamaño.

1. Ser el propietario de un sitio de SharePoint. Si no es propietario, debe tener acceso de miembro a un sitio de SharePoint. No use dominios personalizados ni sitios de SharePoint locales.

2. Cargue el archivo de datos de la organización en una carpeta a la que pueda acceder. Aparece como el propietario del archivo.

   Nota:

   El administrador que carga los datos debe ser el usuario que cargó el archivo en el sitio de SharePoint.

3. Copie la dirección URL del archivo como se describe en las instrucciones de la sección siguiente.

Instrucciones de SharePoint

1. Abra la biblioteca del sitio de SharePoint.

2. Seleccione Cargar y luego seleccione Files.

   

3. Vaya a la ubicación donde guardó el archivo .csv y, después, seleccione Abrir.

   También puedes usar arrastrar y soltar para cargar el archivo.

4. Seleccione los puntos suspensivos (...) junto al archivo y, a continuación, seleccione Compartir o copiar vínculo.

   

Importar los datos a Microsoft 365

Ahora ya está listo para importar los datos.

1. Inicie la importación desde la página Conexiones de datos en la página Servicio de datos de organización de Microsoft 365 (configuración>del hogar>,migración e importaciones> Conexiones dedatosdel servicio de datos de organización de> Microsoft 365).

2. Selecciona Introducción (si es la primera vez que vas a importar datos) o Nueva importación (si aún no has importado datos).

3. En la página Seleccionar el tipo de conexión , seleccione Iniciar configuración de CSV.

4. Seleccione las aplicaciones y servicios con los que quiere compartir datos y seleccione Siguiente para avanzar.

5. En la página Preparar datos de la organización , selecciona Siguiente para avanzar.

6. En la página Importar datos , elija entre "Importar desde SharePoint" e "Importar localmente".

   • Importar desde SharePoint (recomendado): escriba la ubicación de SharePoint donde guardó el archivo .csv. (Si copiaste la ubicación al final del paso de carga, pégala aquí).
   • Importar localmente: carga directamente desde tu computadora local.

7. Si quieres revisar los detalles sobre la calidad de los datos ingeridos antes de ponerlos a disposición de las aplicaciones de nivel inferior, selecciona Aprobar datos manualmente antes de compartirlos. Obtenga más información.

8. Seleccione Siguiente.

9. Siga las indicaciones en pantalla para importar encabezados de atributos, asignar atributos y dar acceso a los atributos. Seleccione Siguiente para avanzar. Obtenga más información sobre cómo asignar atributos y establecer el acceso. Para asignar columnas automáticamente y omitir la asignación manual, use nombres de atributo reservados con el prefijo "Microsoft_", como Microsoft_PersonEmail, en el archivo de datos .csv. Consulte la lista completa de nombres de atributos reservados.

10. Revisa los detalles de la conexión y, a continuación, selecciona Iniciar validación.

Los datos de su organización se validan con los requisitos de uso con Viva y servicios de Microsoft 365. La validación tarda unas horas; Sin embargo, la carga de datos completa puede tardar hasta tres días en estar disponible en el almacén de perfiles. Puede comprobar el estado de validación en la página Datos de la organización en el centro de administración. Cuando se complete la validación, verá un mensaje que indica que sus datos están en uso y administrados por Viva y Microsoft 365.

Los datos de la organización de cada usuario final se almacenan en el buzón de ese usuario final y respetan las reglas de residencia de datos para Exchange Online (como se describe en Data Residency for Exchange Online).

Cargas siguientes

Para importar nuevos datos, tendrás que configurar otra conexión.

Sigue las indicaciones en pantalla para realizar los cambios, siguiendo el mismo proceso para la primera carga descrita en la sección anterior.

Actualizar o realizar otros cambios en los datos

El administrador del origen de datos de la organización puede actualizar o eliminar los datos de la organización.

Para actualizar o eliminar los datos de organización de un usuario final, crea y carga un nuevo archivo .csv que contenga solo los usuarios cuyos datos deseas actualizar o eliminar.

Para actualizar un valor, incluya todos los atributos que desee actualizar. Si incluye un atributo pero deja el valor en blanco o vacío, se usará el valor cargado anteriormente y el valor existente no se actualizará. Las nuevas cargas se fusionan con datos anteriores y no sobrescriben esos datos.

• Para eliminar valores de cadena para un usuario, escriba tres comillas simples (''') en Excel o dos ('') en el archivo .csv.

• Para eliminar valores enteros para un usuario, establezca el valor del atributo en -1.

• Para eliminar los valores de correo electrónico de un usuario, establezca el correo electrónico en una dirección de correo electrónico inexistente dentro de su espacio empresarial, por ejemplo, "noname@contoso.com".

• Para eliminar los valores de fecha de un usuario, establezca el valor en 01-01-0001.

Realizar actualizaciones retroactivas de los datos existentes

También puede realizar actualizaciones retroactivas a los datos existentes que haya cargado.

Por ejemplo, supongamos que su empresa contrató a un nuevo gerente para el equipo de ventas el 2 de octubre de 2024, pero el cambio no se reflejó en los datos de la organización hasta ahora. Los informes para el cuarto trimestre de 2024 no son precisos porque muestran al antiguo gerente. Le gustaría actualizar los datos para mostrar el administrador correcto a partir del 2 de octubre de 2024, de modo que los informes puedan representar con precisión las líneas de informes históricas.

Pasos:

1. Prepare un archivo .csv con los empleados afectados y la información correcta. Por ejemplo:

   • Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail
   • alex.jones@contoso.com,new.manager@contoso.com

2. Ir a Nueva importación>Selecciona el tipo de conexión.

3. Selecciona Iniciar importación de CSV y, a continuación, selecciona Importación histórica.

   

4. Revise el acceso a los datos actualizados, que solo se pueden enviar a Viva Insights.

   

5. En la página Importar datos , establezca el archivo como válido a partir de la fecha. En este ejemplo, la fecha sería 2024/10/02.

   

6. Complete la carga y seleccione Enviar.