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Informer les employés du début d’une enquête et envoyer des rappels tout au long de la fenêtre d’enquête sont essentiels pour améliorer la participation à l’enquête.
Remarque
Always-On programmes n’incluent pas de section Communications. Ignorez cette étape.
Il y a quatre sections à configurer, en fonction de votre configuration Viva Glint :
- Délai de notification
- Canaux
- Paramètres d’email
- Configurer les notifications
Délai de notification
Envoyez des invitations et des rappels d’enquête entre les heures que vous sélectionnez. Le fuseau horaire par défaut de votre organisation est sélectionné dans les Paramètres généraux. Si votre organisation choisit d’envoyer des e-mails en fonction des fuseaux horaires des utilisateurs, le texte de ce paramètre le reflète.
Importante
Viva Glint peut traiter avec succès 10 000 à 15 000 enquêtes et invitations par e-mail par heure. Tenez compte de ces limitations de traitement et du nombre d’employés dans votre liste de distribution lors de la sélection d’un créneau de diffusion.
Par exemple, si votre organisation prévoit d’envoyer des invitations à 100 000 employés, prolongez votre fenêtre de remise à 10 heures pour permettre à tous les e-mails d’être remis le jour du début de l’enquête.
Pour les grandes organisations et les listes de distribution (plus de 250 000 employés), certains e-mails peuvent être repoussés au jour suivant.
Canaux
Lorsque Microsoft Teams est activé pour les notifications Viva Glint, choisissez d’envoyer des invitations et des rappels d’enquête dans des e-mails ou également dans Microsoft Teams.
Paramètres d’email
Utilisez la section Paramètres Email pour déterminer les adresses e-mail utilisées pour contacter les utilisateurs et s’il faut utiliser plusieurs langues dans les modèles d’e-mail.
Choisir l’emplacement d’envoi des Notifications par e-mail
Lorsque le courrier personnel est configuré en tant qu’attribut système facultatif, cette option de courrier devient visible. Sélectionnez E-mail de l’entreprise et e-mail personnel pour mieux contacter les employés sortants.
Envoyez des notifications d’enquête en plusieurs langues dans un seul e-mail
Si votre organisation a des employés dans des zones où les directives locales exigent que vous communiquez dans plusieurs langues, envisagez de basculer ce bouton bascule sur Activé et de configurer les e-mails dans plusieurs langues.
Configurer les notifications
Les sections suivantes s’affichent en tant qu’actions de configuration et chaque champ peut être modifié en sélectionnant le symbole de crayon qui s’affiche lors de la sélection d’une ligne.
Modification de l’invitation à l’enquête
Sélectionnez Début de l’enquête pour activer la fenêtre du curseur d’invitation à l’enquête .
Cochez Envoyer une notification pour vous assurer que la date est correcte.
Désactivation de l’invitation à l’enquête
Si vous souhaitez inclure du contenu que les e-mails Viva Glint ne prennent pas en charge, tel que des liens, du code HTML, des images ou des vidéos, désactivez le paramètre Envoyer des notificationset utilisez votre propre service de messagerie pour les notifications d’enquête.
Conseil
Envoyez toujours une invitation à une enquête à votre organisation ! La participation est essentielle pour découvrir des commentaires utiles.
Utiliser des rappels
Pour encourager les utilisateurs à participer, utilisez les modèles de courrier de premier, deuxième, troisième et dernier rappel pendant la fenêtre d’enquête.
Remarque
Les participants reçoivent des rappels uniquement lorsque leur sondage n’est pas terminé.
Utilisez le symbole du crayon pour ouvrir la fenêtre, puis :
- Modifiez les dates de l’e-mail de rappel, qui sont prédéfinies.
- Afficher un aperçu de votre rappel. Vous pouvez modifier la langue et afficher l’aperçu du message dans d’autres langues.
Ajouter des rappels d’enquête
Le menu déroulant du bouton Ajouter un rappel d’enquête permet aux administrateurs d’ajouter des rappels. Les rappels s’affichent sur la page Communications avec un symbole d’alarme.
Importante
Lorsque vous ajoutez des rappels supplémentaires à un programme d’enquête, assurez-vous d’abord d’ajouter les rappels, puis de cliquer sur Enregistrer les modifications. Après l’enregistrement, revenez au rappel pour apporter les modifications nécessaires. Les rappels doivent être enregistrés dans le programme pour que l’option Modifier soit disponible. Si les rappels supplémentaires ne sont pas enregistrés, ils ne peuvent pas être modifiés.
Personnaliser le contenu des e-mails
Utilisez ces conseils de personnalisation des e-mails pour ajouter un texte personnalisé à vos e-mails d’enquête Viva Glint.
Passer en revue les paramètres de notification avant le lancement
Les paramètres de notification d’enquête peuvent exister à la fois au niveau du programme et au niveau du cycle.
- Les paramètres au niveau du programme définissent la configuration de communication par défaut pour les cycles créés à partir du programme.
- Les paramètres de niveau de cycle contrôlent le comportement de notification pour ce cycle spécifique.
Avant le lancement d’une enquête, passez en revue les paramètres de notification du programme et du cycle spécifique. Si une notification est activée ou mise en file d’attente au niveau du cycle, elle est prioritaire sur le paramètre au niveau du programme.
Il est recommandé de vérifier les paramètres de début de l’enquête, de rappel et de notification de fin de l’enquête pour chaque cycle à venir avant la mise en ligne du cycle.
Notifications lorsque les résultats de l’enquête sont disponibles
L’e-mail de notification des résultats est une notification unique pour informer les utilisateurs que les résultats de l’enquête sont disponibles. Le courrier électronique est envoyé aux utilisateurs dans des rôles avec accès à la création de rapports en direct.
Importante
- Le courriel est envoyé uniquement aux utilisateurs dont les rôles sont inclus dans la section Rapports du résumé du programme.
- La publication des résultats aux rôles échelonnés avant la fenêtre d’envoi est une exigence stricte pour l’inclusion dans les notifications de résultats :
- Au moins 48 heures avant l’heure d’envoi prévue (délai standard).
- Au moins 72 heures avant l’heure d’envoi prévue lors de l’envoi dans les fuseaux horaires locaux des utilisateurs.
- Les utilisateurs auxquels l’accès est accordé après cette fenêtre ne recevront pas l’e-mail de notification des résultats pour ce cycle.
- Suivez ces directives de durée d’accès progressif
Pour configurer l’e-mail de notification des résultats :
- Dans le tableau de bord de l’administrateur, accédez à Configuration et choisissez Programmes d’enquête.
- Sélectionnez un sondage et accédez à la section Communications dans le résumé du programme.
- Sélectionnez l’option Modifier & aperçu dans l’e-mail de fin de l’enquête .
- Ce courrier est désactivé par défaut.
- Dans le volet d’édition qui s’affiche, définissez l’option Envoyer une notification sur Activé.
- Dans le champ Envoyer , saisissez les jours après la date de fin de l’enquête pour envoyer l’e-mail.
- La valeur par défaut est de trois (3) et la durée maximale est de 30 jours.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications en haut à droite du volet d’édition.
Remarque
Pour modifier les notifications des conversations d’équipe , suivez ces conseils.
Configurer Nudges
Configurez les personnes de votre organisation qui reçoivent des encouragements pour promouvoir une action continue sur les commentaires.
Sélectionnez Configurer les Nudges pour ouvrir la page de configuration des Nudges . Suivez les instructions de la plateforme.
Enregistrement final des modifications de communication
Après avoir ajouté ou modifié des dates de rappel, sélectionnez la flèche orientée vers la droite , puis Enregistrer et continuer.