Elaborare le offerte e gli ordini di vendita con l'agente per ordini cliente

Questo articolo spiega come utilizzare Agente per ordini cliente per automatizzare l'acquisizione di ordini di vendita in base alle richieste dei clienti su prodotti/articoli ricevute tramite e-mail.

Agente per ordini cliente monitora una cassetta postale designata per i messaggi e-mail dei clienti in arrivo relativi a richieste di articoli. Quando identifica una potenziale richiesta, inizia a convertirla in un ordine. Ad esempio, verifica il cliente, la disponibilità degli articoli, crea un'offerta di vendita e prepara una risposta e-mail per il cliente che include l'offerta come allegato PDF.

Note

L'agente elabora tutte le email nella cartella configurata a partire dalla data di attivazione, indipendentemente dallo stato di lettura. Per evitare la rielaborazione, assegna la categoria Elaborato dall'agente Ordini cliente a ciascuna e-mail dopo l'importazione. L'agente salta le email che hanno già questa categoria. Opzionalmente, puoi abilitare l'impostazione Marca email come letta così che l'agente segni anche le email processate come lette, facilitando così l'identificazione dei messaggi elaborati per i membri del team. Altre informazioni su Contrassegna come letto in Impostare Agente per ordini cliente: gestisci cassetta postale.

L'agente utilizza la data di attivazione come punto di partenza per recuperare le email. Non elabora le email ricevute prima di questa data, anche se non hanno la categoria Processed by Sales Order Agent. Se disattivi e riattivi l'agente, Business Central chiede se l'agente deve elaborare le email arrivate mentre l'agente era inattivo, o se deve partire dal momento attuale. Tieni presente questo quando copi o sposti le email più vecchie nella cartella monitorata: l'agente le ritira solo se la data di ricevimento dell'email è dopo la data di attivazione. L'inoltro di un'email meno recente crea un nuovo messaggio con una data di ricezione corrente, rendendolo idoneo all'elaborazione. Tuttavia, l'agente identifica il mittente dal campo Da del messaggio inoltrato (il tuo indirizzo, non il mittente originale), quindi devi selezionare il cliente corretto durante la revisione del messaggio in entrata. Scopri di più sull'inoltro e sull'identificazione del mittente in Test con email reali dei clienti.

Alcuni passaggi richiedono il tuo intervento, come la revisione della corrispondenza e-mail e l'assistenza all'agente se necessario. Fino a quando non viene creato un ordine, l'agente gestisce gli scambi di messaggi e-mail con il cliente per risolvere i dettagli mancanti e consentire modifiche alla richiesta originale, se necessario.

Per ulteriori informazioni su Agente per ordini cliente e sul relativo flusso di processo, vedi Modalità di elaborazione delle richieste da parte dell'agente.

Lingue disponibili

Questa funzionalità di Copilot viene convalidata e supportata solo in lingue specifiche. Sebbene possa essere utilizzato in altre lingue, potrebbe non funzionare come previsto. La qualità della lingua può variare in base all'interazione dell'utente o alle impostazioni del sistema, il che potrebbe influire sulla precisione e sull'esperienza dell'utente. Per altre informazioni, vedere Disponibilità del paese/area geografica di Copilot e lingue supportate.

Prerequisiti

Agente per ordini cliente è attivato e l'utente dispone delle autorizzazioni per utilizzarlo. Altre informazioni in Configurare Agente per ordini cliente.

Inizia subito

Si collabora con Sales Order Agent per esaminare e convertire le quotazioni in ordini usando il riquadro Attività . Questo riquadro laterale mostra le attività di un agente selezionato e consente di monitorare lo stato dell'attività, esaminare le bozze e i suggerimenti generati dall'agente e fornire conferme o input per spostare le attività in avanti.

Per accedere a questa visualizzazione, seleziona Mostra l'icona di Agente per ordini cliente;Agente per ordini cliente in alto a destra del menu di spostamento. Un cerchio rosso con un numero sull'icona indica le attività che richiedono attenzione.

Mostra la visualizzazione delle attività con i passaggi

Il riquadro Mostra l'icona della visualizzazione attivitàAttività si apre nel riquadro Copilot per mostrare le attività create di recente da Sales Order Agent. Le attività che richiedono attenzione, come la revisione di un messaggio e-mail in entrata o in uscita, sono in cima all'elenco.

Per ogni richiesta di offerta di vendita, Agente per ordini cliente aggiunge un attività per tenere traccia, rivedere ed effettuare il follow-up sugli aggiornamenti, elaborando infine l'offerta in un ordine. Le attività possono essere costituite da più passaggi che formano una sequenza temporale del processo.

Tip

Per avere una panoramica dei principali indicatori di performance (KPI) dell'agente, passa il mouse sull'icona Mostra l'Agente degli Ordini di Vendita con un'azione aperta.Icona Agente Ordini di Vendita nel menu di navigazione oppure seleziona Mostra riepilogo per l'icona Agente Ordine di VenditaMostra riassunto per Agente Ordine di Vendita nel pannello Task . Il riepilogo fornisce approfondimenti che evidenziano l'effetto del lavoro dell'agente nella tua organizzazione. Ad esempio, esplora il numero di preventivi o ordini creati dall'agente, il tempo risparmiato dal tuo team e il numero totale di ordini di vendita creati.

Rivedere e assistere

Mentre l'agente svolge la maggior parte del lavoro in modo autonomo, richiede l'intervento dell'utente quando richiesto per i vari passaggi per spostarsi attraverso il processo, come ad esempio:

  • Revisione e conferma delle richieste e-mail in arrivo da parte dei clienti.
  • Revisione e conferma delle offerte e degli ordini di vendita se un amministratore ha configurato Agente per ordini cliente a tale scopo.
  • Revisione dei messaggi e-mail in uscita creati da Agente per ordini cliente per il cliente.
  • Assistenza ad Agente per ordini cliente quando è necessario sbloccarlo, ad esempio per fornire dati mancanti.

I passaggi che richiedono l'intervento sono elencati in Richiede attenzione nel riquadro Attività . Per esaminare un passaggio:

  1. Nel riquadro Attività selezionare il passaggio che richiede la revisione o l'assistenza.

    Si apre la sequenza temporale dell'attività, con stato attivo sul passaggio selezionato. Nella sequenza temporale vengono visualizzati tutti i passaggi di un'attività, passati e presenti, in ordine cronologico.

  2. Seleziona Rivedi per il passaggio.

    Il riquadro Attività passa in modalità Revisione e viene visualizzata la finestra Messaggio attività agente per mostrare i contenuti della e-mail, la citazione o l'ordine, a seconda dell'attività.

  3. Rivedi il contenuto e apporta le modifiche necessarie.

    • Rivedi il contenuto del messaggio e-mail o dell'offerta o dell'ordine e apporta le modifiche necessarie. Non è possibile modificare i messaggi e-mail in arrivo dal cliente.

    • Se l'agente necessita di assistenza, viene visualizzato un messaggio nella parte superiore del testo che spiega il problema.

      Spesso si aiuta l'agente apportando modifiche, ad esempio rendendo disponibile un articolo, creando il cliente, il contatto o il fornitore corretto o modificando le quantità nelle offerte di vendita. È anche possibile fornire istruzioni per guidare l'agente per apportare modifiche.

  4. Quando sei soddisfatto del contenuto e vuoi che il processo continui, seleziona Conferma nel riquadro Rivedi. Se vuoi completare l'attività da solo, seleziona Interrompi per interrompere l'elaborazione di questa attività da parte dell'agente.

Dopo la conferma, Agente per ordini cliente continua l'elaborazione dell'attività. Quando dopo un po' di tempo viene visualizzata una nuova notifica sull'icona di Agente per ordini cliente, segui lo stesso flusso per verificare e approvare i risultati.

Modificare ordini e offerte di vendita

Potrebbe essere necessario modificare le offerte di vendita o gli ordini creati dall'agente durante un passaggio di revisione o quando l'agente richiede assistenza, in base alla sua configurazione. Quando selezioni Rivedi, l'offerta o l'ordine viene aperto per la consultazione. Apporta le modifiche necessarie, quindi seleziona Conferma nel riquadro Rivedi. L'agente elabora il documento, creando un PDF per il messaggio e-mail in uscita al cliente.

Hai anche la possibilità di modificare un'offerta o un ordine durante il passaggio di revisione per un messaggio e-mail in uscita. In questo caso, seleziona ... (Altre opzioni) >Ignora passaggio sul passaggio. Questa azione interrompe temporaneamente l'attività per consentire di aprire l'offerta o l'ordine, apportare modifiche e quindi riprendere il passaggio.

Mostra l'azione per ignorare il passaggio in un'attività di Agente per ordini cliente.

Note

Ignora passaggio è disponibile solo nei passaggi di revisione per i messaggi e-mail in uscita.

Dopo aver apportato le modifiche, tornare al riquadro Attività , selezionare una delle opzioni seguenti per riprendere l'attività e quindi selezionare Invia:

  • Ho aggiornato l'offerta o Ho aggiornato l'ordine: seleziona una di queste opzioni se hai apportato modifiche all'offerta o all'ordine. L'agente genera un nuovo PDF e un messaggio e-mail per il cliente.
  • Riprendi: seleziona questa opzione se non hai modificato l'offerta o l'ordine. L'agente non genera una nuova offerta o un nuovo ordine e mantiene il messaggio e-mail originale come prima.

Mostra l'azione per riprendere il passaggio in un'attività di Agente per ordini cliente.

Se cambi idea durante la revisione del messaggio in uscita e decidi di apportare ulteriori modifiche al documento di vendita, utilizza l'azione Ignora passaggio per ignorare il messaggio e-mail generato dall'agente. Quindi, aggiorna il documento di vendita in base alle esigenze e chiedi all'agente di creare un nuovo messaggio e-mail in uscita con l'allegato aggiornato.

Assistere nella disponibilità degli articoli

A seconda della configurazione dell'agente, è possibile verificare la disponibilità degli articoli nella quantità richiesta prima di aggiungerli a un'offerta o a un ordine. Non puoi modificare gli articoli e le quantità a questo punto, ma puoi esaminare e confermare il passaggio in modo che l'agente crei un'e-mail di risposta al cliente.

Per ulteriori informazioni, vedi Disponibilità degli articoli in Agente per ordini cliente.

Interrompere le attività

La maggior parte dei passaggi di un'attività include un pulsante Arresta che consente di terminare il processo solo su tale attività. Per arrestare tutte le attività attive contemporaneamente, è possibile selezionare l'azione Arresta tutte le attività . Questa azione è utile se l'agente viene bloccato dopo l'importazione di troppe attività. Cancella l'elenco di attività e sblocca l'agente.

Quando selezioni Ferma, il compito non viene terminato immediatamente. Ti viene chiesto di confermare prima che il compito venga fermato. Prima di interrompere un compito, considera le seguenti conseguenze:

  • Non puoi riavviare i compiti fermi.

  • L'interruzione dell'attività potrebbe lasciare alcuni risultati incompleti o indesiderati e potrebbe richiedere azioni di follow-up con i clienti. Le azioni di follow-up dipendono dal punto del processo in cui è stata interrotta l'attività.

    Supponi, ad esempio, di aver interrotto un'attività dopo la creazione di un'offerta di vendita. Sebbene il processo sia stato interrotto, l'offerta di vendita è ancora memorizzata nel sistema come aperta. Potresti dover modificare manualmente lo stato a seconda della politica della tua azienda e poi aggiornare il cliente.

  • Le attività interrotte non vengono eliminate immediatamente. Puoi esplorare la timeline di un compito finché non lo elimini.

Scenari che influiscono sull'affidabilità nella gestione delle richieste dei clienti

  • Potresti dover correggere le quantità nel documento creato quando le unità di misura non base differiscono da quelle standard.

    Se, ad esempio, 1 chilogrammo viene considerato come 900 grammi e un cliente richiede 2 chilogrammi, è possibile che venga generato un documento che indica 2.000 grammi anziché 1.800 grammi o 2 chilogrammi.

  • L'affidabilità diminuisce se si modifica in modo significativo l'e-mail che l'agente redige sulla disponibilità degli articoli prima di inviarla al cliente.

    Questo problema è più evidente quando il cliente esterno invia un messaggio e-mail utilizzando pronomi come "essi" o "esso/a" e altre parole invece di ripetere quantità e nomi specifici. Ad esempio, il cliente risponde: "Li voglio tutti".

  • L'agente cerca gli articoli utilizzando gli attributi dell'articolo, ma gli attributi non vengono visualizzati all'agente nella pagina Disponibilità articolo. Questa condizione riduce l'affidabilità per le richieste dei clienti che dipendono in modo specifico dagli attributi.

    Si consideri l'esempio seguente:

    1. Articoli nel database:

      [{no: ITEM-1, description: Shirt, attributes: Linen}, {no: ITEM-2, description: Shirt, attributes: Cotton}]

    2. E-mail di richiesta iniziale del cliente:

      I want a quote for nice shirts

    3. E-mail di risposta dell'agente:

      We have X quantity of ITEM-1 Shirt and ITEM-2 Shirt

    4. E-mail di risposta del cliente:

      I want the ones with linen material

  • Corrispondenza di parole parziali in alcune versioni locali

    Quando un termine di ricerca viene visualizzato come parte di una parola più lunga, il sistema non riesce a corrispondervi. Si supponga, ad esempio, che un cliente richieda un'offerta per Züge von Wagonwheel nella versione DE. L'inventario comprende gli articoli WonderWagon Nachziehzug e WonderWagon Elektrischer Zug. Tuttavia, l'agente restituisce solo WonderWagon Elektrischer Zug.

  • Ricerca dei consumabili in alcune versioni locali

    Le ricerche per i materiali di consumo correlati spesso restituiscono il prodotto principale anziché l'accessorio o il materiale di consumo richiesto. Si supponga, ad esempio, che un cliente richieda un'offerta per WonderWash Waschpulver nella versione DE. L'inventario include WonderWash Waschmaschine ma non WonderWash Waschpulver. Tuttavia, l'agente restituisce WonderWash Waschmaschine.

Panoramica dell'Agente degli ordini di vendita
Impostare l'Agente per ordini cliente
Domande frequenti sull'Agente degli ordini di vendita
Configurare le funzionalità di Copilot e dell'agente

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