Esaminare e applicare le modifiche degli ordini di acquisto ricevute nei messaggi di posta elettronica fornitore (anteprima pronta per la produzione)

[Questo articolo è una documentazione preliminare ed è soggetto a modifiche.]

L'agente di approvvigionamento consente di velocizzare le comunicazioni con i fornitori sugli ordini di acquisto consentendo Copilot di leggere i messaggi di posta elettronica da alcuni o tutti i fornitori.

Quando Copilot analizza un messaggio di posta elettronica del fornitore, determina il contenuto del messaggio. Ad esempio, l'agente riconosce se si tratta di una conferma dell'ordine di acquisto o di una richiesta di modifica dell'ordine di acquisto. Identifica anche l'ordine di acquisto a cui si applica. Copilot corrisponde quindi alle informazioni estratte dal messaggio di posta elettronica ai campi del sistema e indica se sono presenti modifiche. Pertanto, è sufficiente esaminare le informazioni fornite da Copilot, esaminare le modifiche proposte e decidere se accettare tali modifiche. Copilot consente di risparmiare tempo, perché non è necessario trovare, aprire e modificare manualmente l'ordine di acquisto nel sistema.

Copilot classifica ogni messaggio di posta elettronica fornitore che legge in una delle categorie seguenti, in base alla finalità rilevata nel messaggio:

• Conferma dell'ordine di acquisto: Copilot ha rilevato che la finalità del messaggio consiste nel confermare uno o più ordini di acquisto (tutti gli ordini di acquisto menzionati dal messaggio di posta elettronica).
• Richiesta di modifica dell'ordine di acquisto : Copilot ha rilevato che il messaggio contiene almeno una modifica richiesta a un ordine di acquisto. Ad esempio, il fornitore ha scritto per indicare che non può consegnare la quantità completa richiesta per una o più voci, che non può consegnare in tempo, o per rifiutare l'intero ordine.
• Rifiutato : Copilot ha rilevato che il fornitore non può fornire l'ordine di acquisto richiesto.
• Altro : Copilot non è riuscito a identificare nessuna delle finalità precedenti.

Per le prime due categorie, Copilot identifica gli ordini di acquisto a cui è correlato il messaggio di posta elettronica e corrisponde alle informazioni contenute nel messaggio di posta elettronica alle informazioni nel sistema.

Quando si esaminano le modifiche in ingresso basate su un messaggio di posta elettronica, il sistema visualizza il messaggio di posta elettronica originale, le informazioni correnti nel sistema e le modifiche proposte. Pertanto, è possibile comprendere più facilmente ogni modifica. Dopo aver esaminato la proposta e aver apportato eventuali correzioni necessarie, è possibile applicare le modifiche direttamente all'ordine di acquisto pertinente.

Configurare l'agente per tenere traccia del messaggio di posta elettronica

È necessario configurare l'agente di approvvigionamento per monitorare un indirizzo di posta elettronica specifico per i messaggi in arrivo dai fornitori. Segui questi passaggi per completare la configurazione.

1. Accedere all'ambiente di Gestione della supply chain di Microsoft Dynamics 365 come utente che dispone delle autorizzazioni per gestire la configurazione dell'agente.
2. Vai a Agenti>Agenti.
3. Nella scheda Libreria , per Velocizzare gli aggiornamenti negli ordini di acquisto con l'agente di comunicazione Fornitore, selezionare Seleziona.
4. Nella pagina Configurazione agente usare il menu a discesa per specificare i fornitori per cui l'agente deve analizzare i messaggi di posta elettronica. Selezionare Qualsiasi fornitore per tenere traccia di tutti i fornitori o fornitori specifici per tenere traccia di un elenco di fornitori specifici forniti.
5. Selezionare la cassetta postale che deve essere monitorata dall'agente. Il menu a discesa mostra tutte le cassette postali a cui l'utente connesso ha accesso. Se la cassetta postale che cerchi non è nella lista, potresti doverla condividere e sincronizzarla con Dataverse. Scopri di più in Configura e configura le funzionalità di comunicazione con i fornitori dell'Agente degli Approvvigionamenti.
6. Selezionare Attiva.

Esaminare e accettare le modifiche suggerite dall'agente

L'agente rileva le modifiche nei campi seguenti:

• Quantità
• Unità di misura
• prezzo
• Confirmation
• Data di consegna
• Annullamento

Per esaminare e accettare le modifiche suggerite dall'agente in base ai messaggi di posta elettronica letti, seguire questa procedura:

1. Passare a Approvvigionamento e approvvigionamenti>Ricevimento ordine di acquisto e follow-up per aprire l'area di lavoro Ricevimento ordine di acquisto e follow-up.

2. Il riquadro (anteprima) Messaggi di posta elettronica dei fornitori indica il numero di messaggi di posta elettronica che richiedono la revisione. Selezionare il riquadro.

   Il lato sinistro della pagina Messaggi di posta elettronica (anteprima) dai fornitori elenca tutti i messaggi di posta elettronica letti dall'agente. Il lato destro mostra i riepiloghi generati da Copilot.

3. Segui uno di questi passaggi:

   • Per applicare tutte le modifiche suggerite dall'agente, selezionare Applica tutti i suggerimenti. Questa azione influisce su tutti gli ordini di acquisto menzionati dal messaggio.
   • Per applicare tutti i suggerimenti a una singola intestazione di acquisto selezionata e a tutte le relative righe, selezionare Applica suggerimenti nella sezione Intestazione ordine di acquisto .
   • Per applicare suggerimenti a righe di ordine di acquisto specifiche, selezionare le righe pertinenti e quindi selezionare Applica suggerimenti nella sezione Righe ordine acquirente .

Insegnare all'agente come interpretare meglio il contenuto della posta elettronica in arrivo

Se un fornitore usa acronimi o un'altra lingua che il sistema non riconosce, l'agente di approvvigionamento potrebbe non disporre di dati sufficienti per interpretarli. Tuttavia, è possibile insegnare all'agente di elaborare meglio il contenuto della posta elettronica in arrivo. Insegnando l'agente, è possibile migliorarne l'accuratezza.

Sono disponibili due tipi di insegnamento:

1. Insegnamento del mapping delle colonne (migliora il riconoscimento dei nomi dei campi)
2. Insegnamento del valore (migliora il riconoscimento dei valori dei campi)

Insegnare all'agente le mappature delle colonne

L'insegnamento dell'agente si applica quando si verifica una delle situazioni seguenti:

• Il messaggio di posta elettronica in arrivo dal fornitore contiene un termine o un acronimo che l'agente non può interpretare.
• Il messaggio di posta elettronica contiene più corrispondenze possibili per un singolo campo in Gestione Supply Chain. Ad esempio, diversi fornitori potrebbero usare molti nomi diversi per fare riferimento al campo denominato Data di ricezione confermata in Gestione Supply Chain. Gli esempi includono:
  • Data di consegna stimata
  • Data di consegna confermata
  • Data di caricamento del trasporto
  • Data di spedizione
  • Spedizione in base a
  • Circa la data di consegna
  • Molto altro.

Se l'agente rileva ambiguità quando si tenta di identificare un campo, viene mostrato che "Alcune colonne sono mappate con bassa attendibilità". In questo caso, selezionare Rivedi per scegliere manualmente quali campi del messaggio di posta elettronica del fornitore si vuole usare l'agente. Questa azione apre una finestra di dialogo che elenca i possibili mapping per il campo. Dopo aver scelto il mapping corretto, scegliere il modo in cui applicarlo: a tutti i fornitori da ora in poi, al fornitore corrente da ora in poi o solo per questa volta.

Per eseguire il mapping di altri campi, selezionare Mostra altro. Questa azione espande l'elenco dei campi disponibili per il mapping. L'insegnamento dell'agente per le mappature dei campi è attualmente supportato per i campi Data di ricezione confermata, Unità, Quantità e Prezzo unitario.

Insegnare all'agente le mappature dei valori

Per alcuni campi, un fornitore potrebbe usare valori sinonimi o equivalenze del settore che non vengono salvati nel sistema. È possibile eseguire il training dell'agente per riconoscere queste equivalenze. Ad esempio, come valore per il campo Unità, è possibile usare cartoni mentre uno dei fornitori usa sempre il nome cassettes per la stessa unità. Quando l'agente rileva il valore diverso come modifica, è possibile chiarire l'equivalenza. Quando si modifica il campo, viene visualizzato il riquadro di insegnamento. È quindi possibile salvare l'equivalenza per tutti i fornitori, per il fornitore corrente o non affatto.

Individuare gli elementi didattici esistenti

Se un insegnamento viene salvato in precedenza per tutti i fornitori o un fornitore specifico, è sempre possibile trovarlo in un secondo momento, esaminarlo o eliminarlo seguendo questa procedura:

1. Passare a Procurement and sourcing>(Preview) Procurement Agent - Comunicazioni con i fornitori>(Preview) E-mail dei fornitori.
2. Nel riquadro azioni selezionare Elementi insegnati per visualizzare tutto ciò che è stato insegnato all'agente.
3. Se vengono visualizzate lezioni da eliminare, selezionarle e quindi selezionare Elimina nel riquadro azioni.