Viva Glint アンケート通信のセットアップ

アンケートの開始を従業員に通知し、アンケートウィンドウ全体でリマインダーを送信することは、アンケートへの参加を改善するために不可欠です。

[プログラムの概要] からコミュニケーションのセットアップにアクセスする場所のスクリーンショット。

注:

Always-On プログラムには、コミュニケーション セクションは含まれていません。 この手順をスキップします。

Viva Glint 構成に応じて、セットアップする 4 つのセクションがあります。

  • 通知のタイミング
  • チャネル
  • Email Settings
  • 通知を構成する

通知のタイミング

[コミュニケーションのセットアップ] の [通知のタイミング] セクションのスクリーンショット。

選択した時間の間にアンケートの招待とリマインダーを送信する。 organization のデフォルトのタイム ゾーンが [全般設定] で選択されています。 organization がユーザーのタイム ゾーンに基づいてメールを送信することを選択した場合、この設定のテキストはそれを反映します。

重要

Viva Glint は、1 時間あたり 10,000 - 15,000 件のアンケートとメール招待状を正常に処理できます。 配信ウィンドウを選択するときは、これらの処理上の制限と配布リスト内の従業員数を考慮してください。

たとえば、organizationが 100,000 人の従業員に招待状を送信する場合は、配信期間を 10 時間に延長して、すべてのメールがアンケート開始日に配信されるようにします。

大規模な組織や配布リスト (従業員数が 25 万人を超える) の場合、一部のメールは翌日にプッシュされる場合があります。

チャネル

Microsoft Teams で Viva Glint 通知が有効になっている場合は、アンケートの招待とリマインダーをメールで送信するか、 Microsoft Teams で送信するかを選択します。

Email Settings

[Email Settings] セクションを使用して、ユーザーに連絡するために使用するメール アドレスと、メール テンプレートで複数の言語を使用するかどうかを決定します。

[コミュニケーション] セットアップの [Email 設定] セクションのスクリーンショット。

メール通知の送信先を選択する

個人用メールがオプションのシステム属性として設定されている場合、このメール オプションが表示されます。 会社のメールと個人用メールを選択して、退職する従業員と連絡を取りやすくします。

1 通のメールで複数の言語でアンケート通知を送信する

現地のガイドラインで複数の言語でのコミュニケーションが要求されている地域に従業員がいるorganizationの場合は、このトグルをオンに切り替えて、複数の言語でメールを設定することを検討してください。

通知を構成する

次のセクションはセットアップ アクションとして表示され、各フィールドは行の選択時に表示される 鉛筆記号 を選択して編集できます。

[コミュニケーション] セットアップの [通知の構成] セクションのスクリーンショット。

アンケート招待状の編集

[ アンケート開始 ] を選択して、[ アンケートへの招待 ] スライダー ウィンドウをアクティブにします。

[ 通知の送信] をオンにして、日付が正しいことを確認します。

アンケートへの招待の無効化

Viva Glint メールでサポートされていないコンテンツ (リンク、HTML、画像、ビデオなど) を含める場合は、[ 通知の送信] 設定を オフ に切り替え、アンケート通知に独自のメール サービスを使用します。

ヒント

常に organization にアンケート招待を送信してください。 有益なフィードバックを見つけるには、参加が不可欠です。

[コミュニケーションのセットアップ] ページの [アンケートへの招待] スライダー ウィンドウのスクリーンショット。

アラームを使用する

ユーザーに参加を促すには、アンケート期間中に 1 番目、2 番目、3 番目、最後のリマインダー メール テンプレートを使用します。

注:

アンケート回答者は、アンケートが完了していない場合にのみリマインダーを受け取ります。

鉛筆記号を使用してウィンドウを開き、次の操作を行います。

  • 事前設定されているアラーム メールの日付を変更します。
  • リマインダーをプレビューします。 言語を変更し、他の言語でメッセージをプレビューすることができます。

アンケートのリマインダーを追加する

[ アンケートのリマインダーを追加 ] ボタンのドロップダウン メニューを使用すると、管理者はアラームを追加できます。 アラームは、アラーム記号付きで [通信] ページに表示されます。

[コミュニケーションのセットアップ] ページの [アンケート リマインダーの追加] ドロップダウン メニューのスクリーンショット。

重要

アンケート プログラムにアラームを追加する場合は、最初にアラームを追加してから、[ 変更の保存] をクリックしてください。 保存したら、リマインダーに戻り、必要に応じて編集を行います。 編集オプションを使用できるようにするには、アラームをプログラムに保存する必要があります。 追加のアラームが保存されていない場合は、編集できません。

メールの内容をカスタマイズする

このメール のカスタマイズ ガイダンス を使用して、Viva Glint アンケートメールにカスタム テキストを追加します。

起動前に通知設定を確認する

アンケート通知設定は、プログラムレベルとサイクルレベルの両方に存在できます。

  • プログラム レベルの設定は、プログラムから作成されたサイクルの既定の通信セットアップを定義します。
  • サイクル レベルの設定は、その特定のサイクルの通知動作を制御します。

アンケートを開始する前に、プログラムと特定のサイクルの通知設定を確認します。 通知がサイクル レベルで有効になっているかキューに登録されている場合、通知はプログラム レベルの設定よりも優先されます。

ベスト プラクティスとして、サイクルがライブになる前に、今後の各サイクルの [アンケート開始]、[リマインダー]、[ アンケート終了] の通知設定を確認してください。

アンケート結果が利用可能になったときに通知する

結果通知メールは、アンケート結果が利用可能になったことをユーザーに知らせる 1 回限りの通知です。 電子メールは、 ライブ レポートへのアクセス権を持つロールのユーザーに送信されます。

重要

  • 電子メールは、プログラムの概要の レポート セクションにロールが含まれているユーザーにのみ送信されます。
  • 段階的アクセスを持つユーザーには、アンケート終了メールの送信予定時刻の少なくとも 48 時間前に結果をリリースしてください。 次のガイドラインに従ってください

結果通知メールを設定するには:

  1. 管理ダッシュボードから [ 構成 ] に移動し、[ アンケート プログラム] を選択します。
  2. アンケートを選択し、[プログラムの概要] の [コミュニケーション] セクションに移動します。
  3. アンケート終了メールの [編集 & プレビュー] オプションを選択します。
    • このメールは既定でオフになっています。
  4. 表示される編集ウィンドウで、[ 通知の送信] を [ オン] に切り替えます。
  5. [ 送信 ] フィールドに、アンケート終了日から日数を入力してメールを送信します。
    • 既定値は 3 日で、最大値は 30 日です。
  6. 編集ウィンドウの右上にある [ 変更の保存 ] を選択します。

注:

チーム会話の通知を編集するには、このガイダンスに従ってください。

ナッジの構成

フィードバックに対する継続的なアクションを促進するために、ナッジを受け取るorganization内のユーザーを設定します。

[コミュニケーションのセットアップ] ページの [ナッジの構成] ボタンのスクリーンショット。

[ ナッジの構成 ] を選択して、[ ナッジの セットアップ] ページを開きます。 プラットフォーム内ガイダンスに従います。

管理ダッシュボードの [ナッジ設定] ページのスクリーンショット。

コミュニケーション編集の最終的な保存

アラームの日付を追加または編集した後、 右向き矢印 を選択し、[ 保存して続行] を選択します。

次のステップ

プログラムの概要でのコーチングの設定。

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