Microsoft 365 で組織のデータがどのように使用および保持されているかを理解する

組織のデータを使用して、Microsoft 365、Microsoft Copilot、Viva アプリケーションとサービスのさまざまな機能を強化できます。

次の情報を確認して、組織データがどのように使用、保存、削除されるかを理解してください。

データ使用状況

アップロードした組織データは、Viva、Microsoft 365 サービス、および Microsoft Graph API 経由でアクセスできる Microsoft 以外のサービスで使用できます。 このデータは、organization 内で公開されているものとして扱われ、organization 内の任意のエンド ユーザーに表示される可能性があります。

データの削除

組織のデータ ソース管理者が、null 値を適用した値でデータ ソースを更新することで、個人データを誤って削除してしまう可能性があります。 ユーザー データの削除については、「 組織データの更新またはその他の変更を加える 」を参照してください。 更新が処理されるとすぐに、関連付けられているユーザー データは空白のフィールドで上書きされるため、そのデータは事実上すぐに削除されます。

Microsoft 365 からテナントを削除すると、すべてのテナント データが 30 日以内に消去されます。

データ保持

組織データは、エンド ユーザーがアクティブで有効なライセンスを所有しており、エンド ユーザーまたは組織のデータ ソース管理者から削除要求が行われていない限り保存されます。

データ所在地

組織データをアップロードすると、データは Microsoft 365 で構成されている既定のメールボックスの場所に対応する地理的な場所に保存されます。 次の詳細情報をご確認ください:

• Data Residency for SharePoint
• Data Residency for Exchange Online
• Viva Insights の Data Residency
• Data Residency for Viva Glint

データ主体要求を管理する

データ主体要求 (DSR) とは、データ主体 (エンドユーザー) が管理者に対して、自己の個人データに関する措置を講じるよう求める正式な要求のことです。 エンド ユーザーが持つデータ主体の権利を理解するには、「GDPR および CCPA に基づく Office 365 データ主体の要求」 を参照してください。

エンド ユーザーからの DSR を満たすには、次の情報を使用します。

• アクセスとエクスポート – エンド ユーザーは、次のリソースを使用して、組織のデータ ソース管理者によってアップロードされた組織データにアクセスし、エクスポートできます。
  • Microsoft 365 ユーザー プロファイル: プロファイル カードのデータ エクスポート機能を使用します。 詳細情報を参照してください。
  • Viva Insights: Power BI コネクタを使用します。 詳細情報を参照してください。
• 編集 – 「組織データの更新またはその他の変更を行う」を参照してください。
• 削除 – 「組織データの更新または他の変更」 および 「データの削除」を参照してください。

Microsoft 365 組織データ サービスからデータをエクスポートする

管理者は、データ インジェストが成功した後、Microsoft 365 組織データ サービスからデータを直接エクスポートできます。 エクスポートには以下が含まれます。

• 手動 (.csv) アップロードまたは自動コネクタを通じてアップロードされた未加工の組織データ ファイル
• Microsoft 365 組織データ サービス内で保持されるデータ 30 日間のデータ保持期間

次のデータはエクスポート結果に含まれません。

• 属性マッピングまたは取り込み構成
• Viva Insights や Viva Glint などのダウンストリームの Microsoft 365 アプリによって処理または保存されたデータ
• Microsoft 365 組織データ サービスで保持されないデータ

エクスポートされたデータは .csv 形式で提供されます。 グローバル管理者ロールまたは組織データ ソース管理者ロールが割り当てられたユーザーのみがエクスポート操作を開始できます。

監査ログへのアクセスとエクスポート

組織のセキュリティとコンプライアンス関連の Microsoft 365 Organizational Data Service イベントを監視するには、organization、監査ログをオンにします。 監査ログは、Microsoft Purview ポータルまたは Microsoft 365 管理アクティビティ API を使用して入手できます。 詳細情報 を参照してください。

監査ログを表示するには、 Microsoft 365 監査ログの検索を有効にしてください。 この手順を行う必要があるのは 1 回限りです。 オンにしてからログを検索できるようになるまでに数時間かかります。

監査ログを表示するには:

1. Microsoft Purview ポータルに移動し、職場または学校アカウントを使用してサインインします。

2. ポータルの左側のウィンドウで、[ 監査] を選択します。

3. 次の手順に従って監査ログを検索します。 詳細情報を参照してください。

   • メタデータ イベントのレコードの種類: OrganizationalDataInM365 を選択します
   • レコードの種類の選択: 取り込みイベントの WorkplaceAnalytics