Driv innføring av dokumentbehandling for Microsoft 365

Dokumentbehandling for Microsoft 365 er en pakke med skybaserte tjenester som bruker kunstig intelligens (AI) til å automatisere innholdsbehandling og trekke ut kunnskap fra ustrukturerte data. Disse tjenestene bidrar til å forvandle innholdet til strukturert, handlingsbar informasjon som enkelt kan søkes i, analyseres og brukes på nytt på tvers av organisasjonen.

Ved å integrere dokumentbehandling i arbeidsflytene kan du effektivisere operasjoner, forbedre samsvar og forbedre synligheten. Her er noen eksempler på hvordan tjenestene kan brukes:

• Organiser og administrer dokumenter. Pakk ut, oppsummer eller generer innhold automatisk fra filer som er lastet opp til SharePoint-dokumentbiblioteket.

• Utvid global rekkevidde. Opprett oversatte kopier av en valgt fil eller et sett med filer på alle støttede språk.

• Generer rutinemessige dokumenter automatisk. Effektiviser opprettingen av regelmessige dokumenter, for eksempel vedlikeholdsrapporter, statusoppdateringer eller samsvarssammendrag.

• Generer dokumenter samlet. Automatiser oppretting av store mengder lignende dokumenter, for eksempel kontraktfornyelser eller pålastingspakker, ved hjelp av verktøy for innholdssamling.

• Behandle innkommende dokumenter. Administrer og trekk ut data fra innkommende forretningsdokumenter, inkludert forsikringsskjemaer, forretningsbekreftelser og leieavtaler.

• Forbedre innholdsoppdagelse. Forbedre hvordan forretningsdokumenter og informasjon om ansatte, for eksempel policyer og prosedyrer, organiseres og vises i dokumentbiblioteker.

• Trekk ut spesifikke innholdsdetaljer. Sentraliser og hent viktig informasjon, for eksempel patentnumre eller samsvarsdata, for å gjøre det enklere å finne og handle på.

• Støtte for samsvar og styring. Bruk dokumentbehandling for å oppfylle oppbevarings- og følsomhetskravene for forretningsdokumenter, inkludert hendelsesmateriell og konferansefiler.

Identifiser forretningsscenarioer

Før du implementerer dokumentbehandlingstjenester i organisasjonen, er det viktig å identifisere forretningsscenarioene der disse funksjonene gir mest verdi. Å forstå hvorfor bak brukstilfellene bidrar til å avgjøre hvilke funksjoner som er mest fordelaktig– og om dokumentbehandling er nødvendig i det hele tatt. Den veileder også utvalget av riktig modelltype.

Hvis du vil oppnå ønskede forretningsresultater, bør du kombinere flere funksjoner. Bruk eksempelscenarioer og brukstilfeller til å skape ideer for hvordan dokumentbehandling kan støtte organisasjonens mål.

Hvorfor det betyr noe

Innhold er livsnerven i organisasjonen. Mange forretningsenheter er avhengige av databehandling, ofte ved hjelp av manuelle eller halvautomatiske arbeidsflyter som involverer flere trinn. Dokumentbehandlingstjenester kan effektivisere dette arbeidet og forbedre fremgangsmåten for innholdsbehandling ved å aktivere:

• Avansert søk og filtrering for å forbedre oppdagelse og henting.

• Betinget formatering for å forenkle dokumentgjennomgang og filtrering.

• Rapportgenerering med ett klikk ved hjelp av utpakkede metadata.

• Automatiserte regler og arbeidsflyter gjennom Power Automate.

• Håndhevelse av samsvar via oppbevarings- og følsomhetsetiketter.

Vurder innholdslivssyklusen

Innhold går gjennom en typisk livssyklus fra oppretting og ny oppretting til forståelse, behandling, oppdagelse og søk. Det finnes mange tjenester tilgjengelig for å støtte bedriften din i hvert av disse fasene.

Oppretting av innhold og gjenbruk

Innenfor innholdslivssyklusen kan det være brukstilfeller for å automatisere oppretting av innhold, spesielt innhold som er transaksjonsmessig eller standardisert, og innholdssamling kan være nyttig for dette. Innholdssamling kan automatisk opprette vanlige eller repeterende forretningsdokumenter, for eksempel kontrakter, arbeidserklæringer, serviceavtaler, samtykkebrev, salgsplasser og annen rutinemessig korrespondanse.

Når du har identifisert gjentakende dokumenttyper, vil du identifisere datakilden som kan brukes som en kilde for dokumentene. Hvis du har en liste eller datakilde for å fylle ut dokumentene, kan du gjøre denne oppgaven raskere, mer konsekvent og med færre feil ved å opprette moderne maler og bruke disse malene til å generere dokumenter.

Innholdssamarbeid

Merknadsfunksjonen brukes til å legge til notater og kommentarer i innhold i dokumentbiblioteker– enten for deg selv eller for å samarbeide med andre. Merknadsfunksjonen kan brukes uten å endre de opprinnelige filene, slik at de opprinnelige postene beholdes.

Merknadsverktøy inkluderer for øyeblikket penn og merkepenn, der farger kan velges sammen med et viskelær for å fjerne håndskriftstrøk og tidligere merknader. Når du konfigurerer et Azure-abonnement i tenanten for bruksbaserte tjenester, er denne funksjonen aktivert for brukerne. Det kan være lurt å vurdere å oppgi detaljer til sluttbrukere om funksjonen, spesielt for forretningsgrupper som kan markere eller legge til merknader i dokumenter.

Innholdsforståelse og -behandling

Bruk av dokumentbehandlingsmodeller til å automatisere klassifisering og datauthenting fra innholdet ved hjelp av dokumentbehandling og taksonomikodings - eller bildekodingsfunksjonene kan spare tid og penger, samtidig som risikoen for skrivefeil eller tapt informasjon minimeres.

Dokumentbehandlingsmodeller kan utføre ulike typer oppgaver på tvers av innholdet, inkludert klassifisering, utpakking og nøkkelord. Tabellen nedenfor viser disse oppgavene og relaterte funksjoner.

Innholdssamsvar

Dokumentbehandlingsmodellene kan også brukes til å legge til samsvar ved å la dem bruke følsomhetsetiketter og oppbevaringsetiketter på innhold som er lagt til i dokumentbiblioteker, med modeller som er konfigurert med dem.

Når innholdstypen og metadataene er tilgjengelige i et dokumentbibliotek, kan forretningsbrukere dra nytte av flere funksjoner. De kan opprette nye visninger av innholdet, bygge rapporter og flytte innhold automatisk ved hjelp av regler basert på bestemte metadata. I tillegg kan de utforme arbeidsflyter for forretningsprosesser for oppgaver som godkjenninger, integrere data med andre systemer, generere arbeidsordrer og automatisere mange oppgaver som tidligere ble utført manuelt.

Innholdsoppdagelse

Bruk av dokumentbehandlingstjenester kan forbedre søkeopplevelsen ettersom hver del av metadataene som er trukket ut fra innhold nå, vil være søkbare. Med funksjonen for innholdsspørring kan du utføre spesifikke metadatabaserte spørringer på SharePoint-dokumentbiblioteker. Du kan lage raskere og mer presise spørringer basert på bestemte metadatakolonneverdier, i stedet for bare å søke etter nøkkelord.

I tillegg til å klassifisere og trekke ut data fra innhold som er lagt til i et SharePoint-bibliotek, kan det hende at organisasjonen har innhold låst i bilder som er utfordrende å finne. Med ocr-tjenesten ( optical character recognition ) kan du trekke ut trykt eller håndskrevet tekst fra bilder og dokumenter. Eksempler på bilder inkluderer plakater, tegninger og produktetiketter. Eksempler på dokumenter omfatter artikler, rapporter, skjemaer og fakturaer. Teksten trekkes vanligvis ut som ord, tekstlinjer og avsnitt eller tekstblokker, noe som gir tilgang til digital versjon av den skannede teksten. Den utpakkede informasjonen indekseres i søk og kan gjøres tilgjengelig for samsvarsfunksjoner som hindring av datatap (DLP).

Plan for å komme i gang

Hvis du vil komme i gang med dokumentbehandlingstjenester, begynner du med å vurdere organisasjonens gjeldende tilstand og behov rundt innholdsbehandling, behandling og analyse. Identifiser repositorier for nøkkelinnhold som brukes av forskjellige team, og kommuniser med disse gruppene for å forstå forretningsprosesser og scenarioer.

Se etter muligheter der manuell innholdsbehandling kan automatiseres. Disse oppgavene kan omfatte:

• Inntak og behandling av standardskjemaer eller dokumenter (for eksmaple, HR-skjemaer eller innkjøpsordrer).

• Generering av repeterbart innhold i stor skala (for eksempel tilby brev eller forslag).

• Manuelle merknadsarbeidsflyter (for eksempel gjennomganger av penn og papir eller partnerverktøy) som kan overføres til SharePoint-miljøet.

Spørsmål for å veilede scenarioplanlegging

Når du vurderer hvilke forretningsscenarioer som skal prioriteres, bør du vurdere følgende spørsmål:

• Løser det et reelt problem? Fokuser på scenarioer som løser smertepunkter eller ineffektivitet.

• Vil det bli mye brukt eller ha bred innvirkning? Prioriter brukstilfeller som er til nytte for flere team eller avdelinger.

• Er det oppnåelig? Sørg for at scenarioet er mulig med gjeldende verktøy og ressurser.

• Kan du måle suksess? Definer klare måledata for å spore innvirkning og resultater.

Microsoft 365 Assessment-verktøyet kan også hjelpe deg med å identifisere potensielle områder i SharePoint-miljøet som kan dra nytte av dokumentbehandlingstjenester.

Kom i gang med nettstedsmaler

Hvis du er usikker på hvor du skal begynne, kan du utforske nettstedsmalene som er tilgjengelige i leieren etter at du har konfigurert betal for bruk og konfigurert Azure-abonnementet. Disse malene er:

• Forhåndsbygd og klar til å distribueres.
• Kan tilpasses til organisasjonens behov.
• Tilgjengelig på alle gruppenettsteder.

Bruk disse malene til raskt å starte et profesjonelt nettsted som hjelper deg med å administrere, behandle og spore forretningsdokumenter ved hjelp av flere Microsoft 365-funksjoner. Disse områdene er ideelle for:

• Demonstrerer funksjoner for forretningsinteressenter.
• Akselerere scenarioplanlegging og klargjøring.
• Viser verdi for forretningsområder som kontraktsstyring og regnskap.

De gir et sterkt grunnlag for å bygge løsninger som effektiviserer dokumentarbeidsflyter og forbedrer administrasjon av innholdslivssyklus.

Identifiser roller og ansvarsområder

Når du planlegger dokumentbehandlingsprosjekter, er det viktig å identifisere hvem i organisasjonen som må være involvert. Start med å tilordne funksjonene du planlegger å bruke. Denne prosessen bidrar til å klargjøre hvilke roller som er viktige.

Hvis du for eksempel fokuserer på dokumentbehandling, er sharePoint-administratorrollen nøkkelen til å opprette og administrere innholdssentre som kreves for å administrere modeller i stor skala. Hvis du er fokusert på funksjoner som OCR og samsvar, er det nødvendig med Administrator for purview-samsvar. Hvis taksonomikoding utføres, er det viktig å forstå bedriftens administrasjon av termlager eller avgjøre om du bruker et innholdssenter.

Tilordning av roller til funksjoner tidlig bidrar til å sikre at de riktige personene er engasjert, og at prosjektet er konfigurert for suksess.

Vurderinger for oppsett og konfigurasjon

Planlegging av bruk av dokumentbehandlingstjenester innebærer å bestemme hvilke funksjoner du planlegger å aktivere og planlegge for kostnader ved hjelp av Microsoft SharePoint-kostnadskalkulatoren for å forutsi kostnader for bruksbaserte tjenester. Dette verktøyet gir deg en bedre forståelse av organisasjonens bruksmønstre og estimerte kostnader, slik at du kan ta mer informerte beslutninger. Det er også nyttig sammen med vurderingsverktøyet for Microsoft 365, som analyserer informasjonsarkitekturen og fremhever biblioteker med egendefinerte innholdstyper og utvidede kolonner som kan dra nytte av kunstig intelligens-drevet automatisering.

Sjekkliste for klargjøring

Hvis du vil gjøre deg klar til å implementere dokumentbehandlingstjenester, må du:

1. Plan

   • Plan for å utnytte verdien av dokumentbehandlingstjenester i områder som:
     • Søk
     • Filtrering og visningsformatering
     • Samsvar
     • Automatisering

2. Identifisere

   • Forstå eksisterende funksjonsbruk for informasjonsarkitektur og innholdsbehandling.
   • Er noen eksisterende innholdstyper gode kandidater for modeller?
   • Hvilke eksisterende prosesser vil bli forbedret av metadata?
   • Hvor mye innhold vil du behandle?

3. Design

   • Utform tilnærmingen til informasjonsarkitektur, forvaltede metadata og innholdstyper.
   • Utforme prosessen for definisjon, oppretting og administrasjon.