Coletar estatísticas e relatórios na Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium)

Depois de criar uma estimativa de coleção, você pode exibir estatísticas sobre os itens recuperados, como os locais de conteúdo que contêm mais itens que corresponderam aos critérios de pesquisa e o número de itens retornados pela consulta de pesquisa. Você também pode visualizar um subconjunto dos resultados.

Depois de identificar o conjunto de documentos que deseja examinar ainda mais, você pode adicionar os resultados da pesquisa a um conjunto de revisão para coletar e processar.

Pesquisar estatísticas para estimativas de coleção

Esta seção descreve as estatísticas disponíveis para estimativas de coleta. Essas estatísticas estão disponíveis na guia Estatísticas de pesquisa na página de submenu de uma estimativa de coleção.

Estimativas de coleta

Esta seção exibe um resumo gráfico dos itens estimados retornados pela coleção. Isso indica o número de itens que correspondem aos critérios de pesquisa da coleção. Essas informações dão uma ideia sobre o número estimado de itens retornados pela coleção.

• Itens estimados por locais: o número total de itens estimados retornados pela coleção. O número específico de itens localizados em caixas de correio e localizados em sites também é exibido.
• Locais estimados com ocorrências: o número total de locais de conteúdo que contêm itens retornados pela coleção. O número específico de caixas de correio e locais de site também é exibido.
• Volume de dados por local (em MB): o tamanho total de todos os itens estimados retornados pela coleção. O tamanho específico dos itens de caixa de correio e itens de site também é exibido.

Relatório de condição

Esta seção exibe estatísticas sobre a consulta de pesquisa de coleção e o número de itens estimados que corresponderam a diferentes partes da consulta de pesquisa. Você pode usar essas estatísticas para analisar o número de itens que correspondem a cada componente da consulta de pesquisa. Isso pode ajudá-lo a refinar os critérios de pesquisa da coleção e, se necessário, restringir o escopo da coleção.

• Tipo de local: o tipo de local de conteúdo ao qual as estatísticas de consulta são aplicáveis. O valor de Exchange indica um local de caixa de correio; um valor de SharePoint indica um local do site.
• Parte: A parte da consulta de pesquisa à qual as estatísticas são aplicáveis. Primário indica toda a consulta de pesquisa. Palavra-chave indica que as estatísticas na linha são para uma palavra-chave específica. Se você usar uma lista de palavras-chave para a consulta de pesquisa na coleção, as estatísticas para cada componente da consulta serão incluídas nessa tabela.
• Condição: o componente real (palavra-chave ou condição) da consulta de pesquisa que foi executada para a estimativa de coleta que retornou as estatísticas exibidas na linha correspondente.
• Locais com ocorrências: o número de locais de conteúdo (especificados pela coluna Tipo de local) que contêm itens que correspondem à consulta principal ou de palavra-chave listada na coluna Condição.
• Itens: o número de itens (do local de conteúdo especificado) que correspondem à consulta listada na coluna Condição . Conforme explicado anteriormente, se um item contiver várias instâncias de uma palavra-chave que está sendo pesquisada, ele será contado apenas uma vez nessa coluna.
• Tamanho (MB): o tamanho total de todos os itens encontrados (no local de conteúdo especificado) que correspondem à consulta de pesquisa na coluna Condição .

Locais principais

Esta seção exibe estatísticas sobre os locais de conteúdo específicos com mais itens retornados pela coleção.

• Local: o nome do local (o endereço de email das caixas de correio e a URL dos sites).
• Tipo de localização: uma caixa de correio terá um tipo Exchange e os sites do SharePoint terão um tipo SharePoint .
• Itens: número estimado de itens no local de conteúdo retornado pela coleção.
• Tamanho: o tamanho total dos itens estimados em cada local de conteúdo.

Estatísticas e relatórios para coleções confirmadas

Esta seção descreve as estatísticas disponíveis depois que você confirma uma coleção em um conjunto de revisão, incluindo o número real de itens adicionados ao conjunto de revisão. Essas estatísticas (além das informações do conjunto de carga) fornecem informações históricas sobre o conteúdo adicionado a uma ocorrência.

Depois de confirmar uma coleção em um conjunto de revisão, as guias a seguir são exibidas na página de submenu da conexão comprometida. Cada uma dessas guias contém diferentes tipos de informações sobre a coleção.

Guia Resumo para coleções

A guia Resumo para coleções confirmadas contém várias seções que fornecem informações sobre os itens da coleção, estimativas e locais de itens, indexação, tipos de arquivo e muito mais.

Visão geral da coleção (versão prévia)

A seção Visão geral da coleção na guia Resumo de um conjunto de revisão confirmado contém informações sobre como os itens foram encontrados, recuperados e processados como parte da coleção. As informações nesta seção são um resumo das informações coletadas e exibidas durante a estimativa inicial da coleta e incluem informações coletadas e processadas durante a coleta comprometida com o conjunto de revisão. Você pode usar as informações nesta seção para ajudar a melhorar a compreensão de como os dados finais da coleta evoluem dos dados estimados durante o envio e processamento da coleta.

Essas informações são segmentadas e exibidas nas seguintes subseções:

• Locais com ocorrências: esta seção resume o número de localizações pesquisadas e o número de localizações com ocorrências com base nas condições definidas na estimativa de coleta. Ele também exibe o número e o tipo de localizações pesquisadas.

  

• Estimativas pré-coleta: esta seção resume o número de itens e o tamanho do total de itens calculados para a estimativa de coleta (antes que a coleta seja confirmada). Uma contagem de todos os itens que foram parcialmente indexados também será exibida.

  

• Itens da coleção: esta seção exibe o tipo, a contagem e uma descrição de todos os itens recuperados de locais com ocorrências durante a confirmação da coleta no conjunto de revisão. Durante esse processo, pode haver alguma adição e consolidação de itens durante o processamento. As adições e consolidações podem incluir tipos incluídos na tabela a seguir:

  Tipo de item	Descrição do tipo de item
  Itens com acertos	Número estimado de itens encontrados pela pesquisa.
  Examinar duplicatas do conjunto	Os itens que já estão no mesmo conjunto de revisão não são coletados.
  Pesquisar duplicatas	Instâncias duplicadas dos mesmos itens não são coletadas.
  Todas as versões	Todas as versões dos itens no SharePoint são coletadas.
  Versões históricas	As versões históricas mantidas pelo SharePoint são coletadas.
  Anexos de nuvem	Os anexos em nuvem são identificados e coletados de links do SharePoint.
  Versão como compartilhada	As versões compartilhadas dos itens são coletadas além de suas versões mais recentes.
  Conversas contextuais do Teams	Mensagens de chat adicionais que podem ser relevantes são coletadas.
  Transcrições de chat consolidadas	As mensagens de chat coletadas são consolidadas em menos transcrições HTML.
  Exceções de recuperação	Tempos limite de acesso, arquivos vazios e outras exceções.
  Total de itens coletados	Número total de itens coletados de vários locais.

• Processamento para revisar o conjunto: esta seção exibe o tipo, a contagem e a descrição dos itens que foram adicionados ao conjunto de revisão a partir da estimativa de coleta. Os itens são descompactados, verificados em busca de texto, reindexados e processados em preparação para a revisão.

  

Conteúdo da coleção

A seção Conteúdo da coleção na guia Resumo de um conjunto de revisão confirmado contém estatísticas e outras informações sobre os itens que foram coletados das fontes de dados na coleção e adicionados ao conjunto de revisão.

• Total de itens extraídos. O número total de itens adicionados ao conjunto de revisão. Esse número indica a soma dos itens pai e filho adicionados ao conjunto de revisão.

  Dica

  Passe o cursor sobre as barras de itens pai ou filho para exibir o número total de itens pai ou filho.

• Itens pai. O número de itens retornados pela coleção que foi usada para coletar os itens que foram adicionados ao conjunto de revisão. Esse número corresponde (e é igual a) ao número estimado de itens exibidos na seção Parâmetros da coleção . O número de itens pai que ele coleta informações que foram usadas para coletar os itens que foram adicionados ao conjunto de revisão.

  Um item pai pode conter vários itens filho. Por exemplo, uma mensagem de email é um item pai se contiver um arquivo anexado ou um anexo de nuvem. Nesse caso, o arquivo anexado ou o arquivo de destino do anexo de nuvem é considerado um item filho. Quando você confirma uma coleção, os itens pai e quaisquer itens filho correspondentes (como arquivos anexados e anexos de nuvem) são adicionados ao conjunto de revisão como itens ou arquivos individuais.

• Itens filho. O número de itens filho adicionados ao conjunto de revisão. Somente os itens filho que são anexos de arquivo e anexos de nuvem são adicionados ao conjunto de revisão como arquivos individuais. Outros tipos de itens filho, como assinaturas de email e imagens, são extraídos de um item pai e, em seguida, processados pelo OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair qualquer texto do item filho. O texto extraído desses tipos de itens filho é adicionado ao item pai para que você possa exibi-lo no conjunto de revisão. Ao não adicionar itens filho ao conjunto de revisão como um arquivo separado, a Descoberta Eletrônica (Premium) ajuda a agilizar o processo de revisão, limitando o número de itens potencialmente imateriais no conjunto de revisão.

• Itens exclusivos. O número de itens exclusivos adicionados ao conjunto de revisão. Itens exclusivos são exclusivos para o conjunto de revisão. Todos os itens são exclusivos quando a primeira coleção é adicionada a um novo conjunto de revisão porque não havia itens anteriores no conjunto de revisão.

• Itens duplicados identificados. O número de itens da coleção que não foram adicionados ao conjunto de revisão porque o mesmo item já existe no conjunto de revisão. As estatísticas sobre itens duplicados podem ajudar a explicar as diferenças entre o número de itens estimados de uma estimativa de coleção e o número real de itens adicionados ao conjunto de revisão.

Indexação

A seção Indexação na guia Resumo de um conjunto de revisão confirmado contém informações de indexação sobre os itens adicionados ao conjunto de revisão.

• Novos itens indexados. O número de itens que foram indexados recentemente antes de serem adicionados ao conjunto de revisão. Exemplos de um item recém-indexado são itens filho extraídos de um item pai e, em seguida, indexados antes de serem adicionados ao conjunto de revisão. Além disso, os itens que não estão localizados em fontes de dados de custódia e em locais de conteúdo não custodiado listados na guia Fontes de dados da ocorrência são indexados antes de serem adicionados à revisão. Por exemplo, itens recém-indexados incluem itens coletados de locais adicionais.

• Itens indexados atualizados. O número de itens parcialmente indexados que foram indexados com êxito e adicionados ao conjunto de revisão. Essa estatística indica os itens parcialmente indexados de locais de conteúdo custodiado e não custodiado Guia Fontes de dados que foram indexados com êxito quando a coleção foi confirmada para o conjunto de revisão.

• Erros de indexação. O número de itens parcialmente indexados que não puderam ser indexados antes de serem adicionados ao conjunto de revisão. Esses itens podem exigir correção de erros.

Tipos de arquivos de coleção

A seção Tipos de arquivo de coleção na guia Resumo de um conjunto de revisão confirmado exibe a contagem de itens para cada tipo de arquivo incluído na coleção. Os tipos de arquivo incluem email, imagem, documento, áudio, vídeo, tipos de arquivo e muito mais. Para obter uma lista completa dos tipos de arquivo com suporte, consulte Tipos de arquivo com suporte na Descoberta Eletrônica (Premium).

Erros

A seção Errors na guia Summary de um conjunto de revisão confirmado exibe o tipo e o número de erros encontrados durante o commit da coleção. Os erros podem incluir arquivos com tamanho zero, arquivos protegidos, arquivos malformados, erros internos e muito mais. Um relatório de erro no formato .csv pode ser baixado selecionando Baixar o relatório de erros nesta seção.

Parâmetros da coleção

A seção Parâmetros da coleção na guia Resumo de um conjunto de revisão confirmado exibe as informações de coleta que foram usadas para coletar os itens que foram adicionados ao conjunto de revisão. Essa guia exibe informações semelhantes às informações na guia Estatísticas de pesquisa . Esta seção fornece uma captura rápida da consulta de pesquisa usada pela coleção, os locais de conteúdo que foram pesquisados e os resultados estimados da coleção. Conforme explicado anteriormente, o número de itens estimados nesta seção seria igual ao número de itens pai mostrados na seção Conteúdo da coleção .

Guia Fontes de dados para coleções

A guia Fontes de dados contém informações sobre fontes de dados custodiadas e não custodiais. A seção Fontes de dados de custódia exibe todas as fontes de dados de custódia para cada custodiante incluído na coleção. A seção Fontes de dados não custodiais exibe todas as fontes de dados não custodiais para a coleção. As informações da fonte de dados exibidas também estão disponíveis na guia principal Fontes de dados de cada caso.

Guia Pesquisar estatísticas para coleções

As estatísticas exibidas na guia Estatísticas de pesquisa são as mesmas estatísticas da última vez em que uma estimativa de coleta foi executada. Isso inclui estimativas de coleta, relatório de condição e principais locais. Essas informações são preservadas da estimativa de coleta para referência histórica e podem ser comparadas à coleção real que foi comprometida com o conjunto de revisão.

Diferenças entre as estimativas de coleta e a coleta efetiva comprometida

Quando você executa uma estimativa de coleção, uma estimativa do número de itens (e seu tamanho total) que atendem aos critérios de coleta é exibida na guia Resumo e na seção Estimativas de coleção da guia Estatísticas de pesquisa . Depois de confirmar uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão, o número real de itens (e seu tamanho total) adicionados ao conjunto de revisão geralmente é diferente das estimativas. Na maioria dos casos, mais itens são adicionados ao conjunto de revisão do que foram estimados a partir da estimativa de coleta. A lista a seguir descreve os motivos mais comuns para essas diferenças e dicas para identificá-las:

• Itens filho. Itens filho (como arquivos, anexos e anexos de nuvem) que são extraídos de seus itens pai e adicionados como arquivos individuais. O número de itens filho pode aumentar o número de itens adicionados ao conjunto de revisão. Em geral, o número de itens pai identificados na seção Conteúdo da coleção na guia Resumo de uma coleção confirmada deve ser igual ao número de itens estimados da estimativa de coleta.

• Itens duplicados. Os itens da estimativa de coleta que já foram adicionados ao conjunto de revisão em uma coleção anterior não serão adicionados. Conforme explicado anteriormente, o número de itens duplicados na coleção é exibido na seção Conteúdo da coleção na guia Resumo .

• Opções de configuração da coleção. Ao confirmar uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão, você precisa incluir threads de conversa, anexos na nuvem e versões de documentos. Qualquer um desses itens adicionados ao conjunto de revisão não está incluído nas estimativas da estimativa de coleta. Eles são identificados e coletados somente quando você confirma a coleção. Selecionar essas opções provavelmente aumentará o número de itens adicionados ao conjunto de revisão.

  Por exemplo, várias versões de documentos do SharePoint não estão incluídas na estimativa da estimativa de coleta. Mas se você selecionar a opção de incluir todas as versões do documento ao confirmar uma estimativa de coleção, o número real (e o tamanho total) dos itens adicionados ao conjunto de revisão aumentará.

  Para obter mais informações sobre essas opções, consulte Confirmar uma estimativa de coleção para um conjunto de revisão.

Aqui estão outras razões pelas quais os resultados estimados de uma estimativa de coleção podem ser diferentes dos resultados reais confirmados.

• A forma como os resultados são estimados para estimativas de coleta. Uma estimativa dos resultados da pesquisa retornados por uma estimativa de coleção é apenas isso, uma estimativa (e não uma contagem real) dos itens que atendem aos critérios de consulta de coleção. Para compilar a estimativa de itens de email, uma lista das IDs de mensagem que atendem aos critérios de pesquisa é solicitada ao banco de dados do Exchange. Mas quando você confirma a coleção em um conjunto de revisão, a coleção é executada novamente e as mensagens reais são recuperadas do banco de dados do Exchange. Portanto, as diferenças podem resultar de como o número estimado de itens e o número real de itens são determinados.

• Alterações que ocorrem entre o momento em que a estimativa e o commit das estimativas de coleta. Quando você confirma uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão, a pesquisa é executada novamente para coletar os itens mais recentes no índice de pesquisa que atendem aos critérios de pesquisa. É possível que itens adicionais tenham sido criados, enviados ou excluídos que atendam aos critérios de pesquisa no tempo entre quando a estimativa de coleta foi executada pela última vez e quando a estimativa de coleta é confirmada a um conjunto de revisão. Também é possível que os itens que estavam no índice de pesquisa quando os resultados da estimativa de coleta foram estimados não estejam mais lá porque foram removidos de uma fonte de dados antes de confirmar a coleta. Uma maneira de atenuar esse problema é especificar um intervalo de datas para uma coleção. Outra maneira é reter os locais de conteúdo para que os itens sejam preservados e não possam ser limpos.

• Itens não indexados. Se a estimativa de coleta incluir a pesquisa em todas as caixas de correio do Exchange ou em todos os sites do SharePoint, somente os itens não indexados de locais de conteúdo que contenham itens correspondentes aos critérios de coleta serão adicionados ao conjunto de revisão. Em outras palavras, se nenhum resultado for encontrado em uma caixa de correio ou em um site, os itens não indexados nessa caixa de correio ou nesse site não serão adicionados ao conjunto de revisão. No entanto, os itens não indexados de todos os locais de conteúdo (mesmo aqueles que não contêm itens que correspondam à consulta de coleção) serão incluídos nos resultados da coleta estimada.

• Itens parcialmente indexados: a seleção dessa opção adiciona itens parcialmente indexados de fontes de dados adicionais ao conjunto de revisão. Se a coleção pesquisou fontes de dados adicionais (conforme especificado na página Locais adicionais no fluxo de trabalho de coleções), pode haver itens parcialmente indexados desses locais que você deseja adicionar ao conjunto de revisão. Fontes de dados custodiadas e não custodiadas normalmente não têm itens parcialmente indexados. Isso ocorre porque o processo de indexação avançada reindexa itens quando fontes de dados custodiais e não custodiais são adicionadas a um caso. Além disso, adicionar itens parcialmente indexados aumentará o número de itens adicionados ao conjunto de revisão.

  Depois que itens parcialmente indexados forem adicionados ao conjunto de revisão, você poderá aplicar um filtro para exibir especificamente esses itens. Para obter mais informações, consulte Exemplo de cenário: Filtrar itens parcialmente indexados

  Como alternativa, se a estimativa de coleção incluir locais de conteúdo específicos (o que significa que caixas de correio ou sites específicos foram especificados na página Locais adicionais no fluxo de trabalho de estimativa de coleção), os itens não indexados (que não são excluídos pelos critérios de coleção) dos locais de conteúdo especificados na pesquisa serão exportados. Nesse caso, o número estimado de itens não indexados e o número de itens não indexados adicionados ao conjunto de revisão devem ser os mesmos.