Planejar emails de entrada para um farm do SharePoint Server

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O recurso de email de entrada do SharePoint Server permite que os sites do SharePoint recebam e armazenem mensagens de email e anexos em listas e bibliotecas. Este artigo ajuda os administradores a entender as escolhas que precisam fazer antes de implantar o recurso de email de entrada.

Sobre emails de entrada

O recurso de email de entrada permite que as equipes armazenem o email que enviam para outros membros da equipe sem abrir o site do SharePoint e carregar o conteúdo que foi enviado no email. Isso é possível porque a maioria dos tipos de listas e bibliotecas podem ser designados a um endereço de email exclusivo.

Importante:

O MinRole agora gerencia o recurso de email de entrada no SharePoint Server 2016. O recurso de email de entrada só pode ser usado nas seguintes funções MinRole:

• Application

• Aplicativo com Pesquisa

• Farm de servidor único

• Personalizado

O MinRole não gerencia o serviço de email de entrada na função de servidor personalizado. No entanto, os administradores de farm do SharePoint podem ativar e desativar esse serviço em cada servidor que recebe a função de servidor Personalizado. Para obter mais informações, consulte Planejando uma implantação de servidor MinRole no SharePoint Server 2016.

Antes de configurar o email de entrada, você deve realizar as seguintes tarefas:

• O cenário básico se aplica simplesmente a um único farm de servidores. Se você estiver usando o cenário básico, cada aplicativo do SharePoint ou servidor front-end deverá estar executando o serviço SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e o serviço de aplicativo Web do SharePoint Foundation.

• O cenário avançado se aplica principalmente a um farm de vários servidores. Se estiver usando o cenário avançado, você poderá usar um ou mais servidores no farm de servidores para executar o serviço SMTP e ter um endereço de servidor SMTP válido. Como alternativa, é preciso saber o nome de um servidor externo ao farm que esteja executando o serviço SMTP e o local da pasta de recebimento de email.

Para obter mais informações sobre como instalar o serviço SMTP, consulte Configurar emails de entrada para um farm do SharePoint Server.

Principais decisões para planejar emails de entrada

Ao planejar emails de entrada, você deve decidir se usará um cenário básico ou avançado, conforme descrito nas seções a seguir.

Usando um cenário básico

Você pode habilitar um cenário básico de email de entrada instalando o serviço SMTP no servidor que executa o SharePoint Server e habilitar o email de entrada usando o modo de configurações automáticas com todas as configurações padrão. Nesse cenário, o email é entregue diretamente ao servidor SMTP e o SharePoint Server verifica periodicamente se há emails na pasta de recebimento de email padrão configurada automaticamente pelo serviço SMTP.

Selecionar o modo de configurações automáticas e aceitar todas as configurações padrão é a maneira mais fácil de habilitar o recebimento de emails porque todas as definições de configuração são feitas para você e, portanto, é necessário pouco conhecimento. Para a maioria das organizações, não é preciso mais nada além dessa configuração.

Você habilita um cenário básico de email de entrada nas seguintes etapas:

1. O administrador do servidor usa o Assistente para Adicionar Funções e Recursos para instalar o recurso Servidor SMTP no servidor em que você deseja receber emails. Essa ação instala e inicia o serviço SMTP nesse servidor.

2. O administrador do farm habilita o email de entrada usando o modo de configurações automáticas e aceitando todos os valores padrão.

3. O administrador do conjunto de sites habilita o recurso de email de entrada nas bibliotecas e listas nas quais deseja armazenar emails de entrada e atribui a cada biblioteca e lista um endereço de email exclusivo no endereço@ do formulárioSMTPserveraddress, por exemplo, sharedfiles@SMTPserver.contoso.com.

Quando os usuários enviam emails para o endereço de uma lista ou biblioteca, o SharePoint Server detecta que o novo email foi entregue e o envia para a lista ou biblioteca apropriada com base no endereço de email.

Se estiver usando o cenário básico, você pode ignorar o restante deste artigo. Se estiver usando o cenário avançado, você precisará realizar procedimentos adicionais. Para saber mais, confira o artigo Configure incoming email for a SharePoint Server farm.

Usando um cenário avançado

Há opções adicionais para administradores mais avançados, algumas das quais, para serem implantadas, exigem uma especialização maior do que a simples escolha do cenário básico com todas as opções padrão. Esta seção descreve as seguintes opções de configuração:

• Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

• Endereço de exibição do servidor de email de entrada

• Servidor de email seguro

• Pasta-depósito de email

Se você usar o cenário avançado para configurar emails de entrada, precisará executar procedimentos adicionais. Para saber mais, confira o artigo Configure incoming email for a SharePoint Server farm.

Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

O serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint conecta sites do SharePoint ao diretório de usuários da sua organização para fornecer recursos avançados de email. O benefício de usar esse serviço é que ele permite que os usuários criem e gerenciem grupos de distribuição de email de sites do SharePoint. Esse serviço também cria contatos no diretório de usuários da sua organização, para que as pessoas possam encontrar listas do SharePoint habilitadas para email em seus catálogos de endereços. No entanto, o uso do serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint requer mais gerenciamento porque ele se comunica com o AD DS (Active Directory Domain Services).

Para configurar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint, use o modo de definições automático ou o modo de definições avançado. Você pode optar por habilitar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint no farm de servidores do SharePoint ou pode usar esse serviço de outro farm. Uma das vantagens de usar o serviço em execução em outro farm é que as permissões do Active Directory são gerenciadas em um local centralizado (isto é, no outro farm).

Para habilitar esse serviço em um servidor ou farm, a conta do pool de aplicativos da Administração Central usada pelo SharePoint Server deve ter acesso de gravação ao contêiner especificado no Active Directory. Isso exige que um administrador do Active Directory configure a unidade organizacional e suas respectivas permissões. A vantagem de usar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint em um farm remoto é que você não precisa da ajuda de um administrador do Active Directory para criar e configurar unidades organizacionais, caso a unidade organizacional já exista.

Um cenário típico de gerenciamento de diretório acontece nestas etapas:

1. Um administrador de conjunto de sites cria um novo grupo do SharePoint.

2. O administrador opta por criar uma lista de distribuição para associar a esse grupo do SharePoint e atribui um endereço de email a essa lista de distribuição.

3. Com o passar do tempo, o administrador adiciona e remove usuários desse grupo do SharePoint. À medida que usuários são adicionados e removidos do grupo, o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint os adiciona e remove automaticamente da lista de distribuição, que está armazenada no serviço de diretório Active Directory. Listas de distribuição são associadas a um determinado grupo do SharePoint e, por isso, essa lista de distribuição é disponibilizada para todos os usuários desse grupo do SharePoint.

4. Por padrão, os endereços de email são gerados automaticamente para fóruns de discussão e calendários em sites de equipe e, em seguida, adicionados à lista de distribuição da equipe. Os endereços de email para essas duas listas estarão no seguinte formato, por padrão: GroupAddress.discussions e GroupAddress.calendar.

5. Ao incluir endereços de email para quadros de discussão e calendários na lista de distribuição, todos os emails e convites de reunião enviados a essa lista de distribuição serão arquivados no site da equipe.

Opções de configuração do serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

Ao configurar o serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos no Active Directory, forneça as seguintes informações:

• Nome do contêiner do Active Directory em que serão criados os novos grupos de distribuição e contatos. O formato deve ser este:

  OU= ContainerName, DC= DomainName, DC= TopLevelDomainName

  Exemplo

  OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

• Nome do servidor SMTP a ser usado para email de entrada (ou aceite o servidor SMTP padrão, se houver). O formato deve ser este:

  Server.subdomain.domain.top-level_domain

  Por exemplo, SharePointServer.support.contoso.com

• Se serão aceitas as mensagens somente dos usuários autenticados.

• Se é permitido aos usuários criar grupos de distribuição em sites do SharePoint. Se escolher sim para essa opção, você poderá também determinar se os usuários podem fazer qualquer combinação das seguintes ações:

  • Criar um novo grupo de distribuição.

  • Alterar o endereço de email de um grupo de distribuição.

  • Alterar o título e a descrição de um grupo de distribuição.

  • Excluir um grupo de distribuição.

Ao configurar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos usando um serviço remoto de Gerenciamento de Diretório do SharePoint, forneça as seguintes informações:

• A URL do serviço de gerenciamento de diretório remoto, por exemplo, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx.

• O nome do servidor SMTP a ser usado para emails de entrada.

• Se serão aceitas as mensagens somente dos usuários autenticados.

• Se é permitido aos usuários criar grupos de distribuição em sites do SharePoint.

Endereço de exibição do servidor de email de entrada

Os administradores podem especificar o endereço do servidor de email que será exibido nas páginas da Web quando os usuários criarem um endereço de email de entrada para um site, lista ou grupo. Essa configuração é frequentemente usada com o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint para fornecer um endereço de servidor de email mais amigável para os usuários digitarem, por exemplo, mylist@example.com.

Servidor de email seguro

Você pode configurar o SharePoint Server para aceitar emails de qualquer servidor de email ou apenas emails que tenham sido roteados por meio de um aplicativo de servidor de email seguro.

Você pode obter os seguintes benefícios roteando o email por meio de um servidor de email seguro:

• Autenticação de usuário O serviço SMTP não pode autenticar usuários que enviam emails para seu site, mas o Exchange Server pode. O administrador do servidor pode usar o site da Administração Central do SharePoint para especificar que o sistema aceita emails de usuários autenticados somente se o email for enviado por meio do Exchange Server.

• Filtragem de spam O Exchange Server fornece filtragem de spam para eliminar emails comerciais não solicitados antes que eles sejam encaminhados para seu destino — nesse caso, o servidor que executa o SharePoint Server. Outra técnica que pode reduzir o spam é permitir que os membros do site de equipe arquivem emails somente em listas nas quais você concedeu permissões de gravação aos membros.

• Proteção contra vírus O Exchange Server fornece proteção contra vírus para emails roteados por meio dele.

Pasta-depósito de email

Se o serviço SMTP estiver em execução em outro servidor que não seja no servidor do SharePoint, você deverá especificar o local do qual o SharePoint Server recuperará os emails de entrada. Você especifica a pasta de recebimento de emails para que o SharePoint Server saiba de onde recuperar os emails de entrada. No entanto, se você especificar uma pasta de recebimento de email específica, o SharePoint Server não poderá detectar alterações de configuração no servidor de email remoto que está entregando o email para sua pasta de recebimento. Isso significa que, se um administrador configurar o servidor de email para não enviar mais emails para essa pasta, o SharePoint Server não poderá detectar que a configuração foi alterada e, portanto, não poderá recuperar os arquivos do novo local.

Opções de configuração e modos de definições

Como administrador do farm, você tem dois modos de configuração para escolher ao habilitar o recebimento de emails: automático e avançado. Conforme descrito na seção "Usando um cenário básico", é possível selecionar o modo de definições automático com definições padrão. Entretanto, o modo de definições automático contém mais opções.

A tabela a seguir descreve as opções de configuração e se elas estão configuradas na página Definir Configurações de Email de Entrada da Administração Central usando o modo de configurações automáticas ou o modo de configurações avançadas.

Os modos de configuração avançada e automática são semelhantes, pois permitem que os administradores de farm configurem o serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint e o endereço do servidor de email a ser exibido nas páginas da Web. Esses modos de configuração diferem porque o modo de configurações automáticas substitui a capacidade de escolher de quais servidores de email aceitar emails pela capacidade de especificar a pasta para a qual o email é descartado. O SharePoint Server usa essa pasta de recebimento de emails para detectar novas mensagens de email.

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Conceitos

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