Integração do Field Service a aplicativos de finanças e operações

A integração do Field Service a aplicativos de finanças e operações permite que as organizações habilitem o alinhamento pronto para uso. As transações da ordem de serviço do Field Service chegam corretamente a diários nos aplicativos de finanças e operações. Para organizações que usem o Field Service e os aplicativos de finanças e operações, a entrega do serviço atualiza automaticamente os sistemas financeiros e de estoque. Você pode criar e gerenciar ordens de serviço no Field Service e sincronizá-las automaticamente com aplicativos de finanças e operações.

A integração oferece uma experiência unificada entre o Field Service e os aplicativos de finanças e operações.

• Sincronize informações de preço e custo em tempo real de ordens de serviço com aplicativos de finanças e operações.

• Atualize automaticamente os aplicativos de finanças e operações à medida que as ordens de serviço são executadas para integração financeira e de estoque em tempo real.

• Usufrua tudo aquilo que aplicativos de finanças e operações têm a oferecer para faturamento, contabilidade e gerenciamento de estoque.

Alinhamento transacional

As transações do Field Service (registros de produto da ordem de serviço e serviço da ordem de serviço) criam transações em paralelo no respectivo projeto de finanças e operações no formulário de diários.

• Produtos da ordem de serviço com estoque criam diários de itens e linhas do diário de itens.

• Os produtos da ordem de serviço sem estoque e uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de despesa criam diários de despesas e linhas do diário de despesas.

• Serviços da ordem de serviço em que o produto tem uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de horas criam diários de horas e linhas do diário de horas.

Atualmente, os diários de valor não se alinham a transações do Field Service.

Transações baseadas em item

No Field Service, todas as transações têm um produto relacionado. Às vezes, esses produtos têm um estoque e, às vezes, eles se referem a um produto ou serviço sem estoque cobrado por duração.

Entre os muitos tipos de diário em um projeto, somente linhas do diário de itens têm um produto (item) relacionado.

Transações baseadas na categoria

No Field Service, o conceito das transações de categoria não existe. Até mesmo os serviços e os produtos que não estejam em estoque estão relacionados a um item.

Em aplicativos de finanças e operações, todos os tipos de diário que não sejam diários de itens são transações baseadas em categoria. Por exemplo, linhas do diário de despesas, linhas do diário de horas e as linhas do diário de valor. Essas linhas do diário não estão relacionadas a um item e exigem uma categoria.

Para preencher essa lacuna conceitual, capture o valor Categoria do Projeto usado pelo Field Service em transações da ordem de serviço. Esse campo é uma pesquisa na tabela Categoria do Projeto no banco de dados de finanças e operações. A gravação dupla não popula automaticamente esse valor. Como melhor prática, as organizações devem atualizar esse valor em produtos sincronizados usando a gravação dupla. Ou crie produtos específicos para uso como proxy para fazer transações em uma categoria em cenários que não sejam de estoque e de serviço.

Alinhamento da empresa

Os aplicativos Field Service e de finanças e operações não compartilham automaticamente o mesmo conceito de uma empresa. As soluções de gravação dupla adicionam dados relacionados à empresa a tabelas relevantes, como conta, produto ou depósito. O Field Service apresenta proteções para ajudar usuários a selecionar os registros certos nas ordens de serviço e nas transações da ordem de serviço.

As ordens de serviço no Field Service exigem uma conta de serviço. A gravação dupla apresenta o campo Empresa na tabela de contas. A conta de serviço está relacionada a uma empresa e define esse valor para a ordem de serviço e as transações da ordem de serviço.

Se a conta de serviço e a empresa não corresponderem em uma ordem de serviço e nos registros transacionais da ordem de serviço, as transações não serão sincronizadas até a discrepância ser resolvida.

O Field Service realça o desalinhamento da empresa em diversos lugares:

• Na ordem de serviço
• No produto da ordem de serviço ou no serviço da ordem de serviço
• Na transação de finanças e operações

Como boa prática, organizações que implementam essa integração devem considerar criar registros de tipo de incidente com produtos e serviços tendo em conta o alinhamento da empresa. E use o tipo de incidente certo com base na empresa da conta de serviço na ordem de serviço.

Sincronização da transação

A solução apresenta um novo item de navegação no site para transações de finanças e operações na área Configurações do aplicativo Field Service. Essa área contém dados transacionais e os estados.

A integração utiliza uma estrutura confiável de transações assíncronas para garantir que as atualizações do Field Service sejam precisas e confiáveis.

• A integração depende da estrutura de gravação dupla habilitada e dos mapeamentos para garantir que transações usem um reconhecimento comum de conceitos básicos críticos.

• Cada transação em uma ordem de serviço é confirmada no Field Service antes da criação de uma atualização em aplicativos de finanças e operações.

  • Quando é finalizada no Field Service, a transação cria um registro em uma tabela do log de transações que mostra o status de cada transação.

  • A integração monitora os status de transação das ordens de serviço e dos projetos. Os status de transação indicam o estado de sincronização dos dados, como não sincronizado, em processamento, em sincronização e com falha. A integração também oferece tratamento de erros e mecanismos de nova tentativa para resolver eventuais problemas na sincronização.

  • Se a transação deixar de ser concluída, o status no Field Service vai indicar a falha e o motivo da falha. O sistema tenta novamente a transação diversas vezes.

  • Se a transação ainda não conseguir sincronizar, os detalhes do erro e da transação vão ser preservados no registro da transação de finanças e operações. Os usuários podem solucionar o problema e ressincronizar a transação, garantindo que não haja perda de dados transacionais financeiros e de estoque.

    Com a configuração correta do sistema, falhas na transação são exceções. Resolver esse tipo de problema é fundamental para garantir que a consistência transacional seja mantida entre os dois sistemas.

Projetos de finanças e operações hierárquicos

A integração cria projetos hierárquicos, que consistem em um projeto principal e um ou mais subprojetos. O projeto principal funciona como um contêiner para os subprojetos, que representam as ordens de serviço individuais no Field Service.

Dimensões de armazenamento, depósito e seleção do local

A integração dá suporte a dimensões de armazenamento quando configurada corretamente. As dimensões de armazenamento definem os níveis de detalhe usados do armazenamento de um item no estoque. Alguns itens são rastreados nos níveis de local, depósito e localização, enquanto outros são rastreados apenas nos níveis de local ou local e armazém.

Dependendo do produto de estoque que você seleciona ao criar um produto de ordem de trabalho, as dimensões de armazenamento definidas determinam se você precisa especificar um local no produto da ordem de trabalho.

• Quando você adiciona um produto de ordem de trabalho onde o produto escolhido tem Estoque para o Tipo de Produto de Serviço de Campo no Serviço de Campo, você pode selecionar um depósito e um local nos campos de consulta no formulário de transação. Os campos de depósito e local são filtrados para mostrar os valores dos aplicativos de finanças e operações, com base na entidade legal à qual a conta de serviço da ordem de serviço pertence. A configuração do produto de finanças e operações e as dimensões de armazenamento determinam se o campo de localização do produto da ordem de serviço é obrigatório durante a marcação de um produto como usado.

• Quando você modifica ou exclui o registro de produto correspondente da ordem de trabalho no Field Service, a integração atualiza a linha do diário relevante.

Os campos de armazém e localização em Serviço de Campo estão relacionados aos conceitos de armazém e localização em aplicações financeiras e operacionais. Esses conceitos acompanham a localização física dos itens do inventário.

Inventário

Quando você habilita a integração de finanças e operações a partir das Configurações de Serviço de Campo, o Dynamics 365 Supply Chain Management se torna o sistema de registro para o estoque. Essa integração suprime a funcionalidade padrão de inventário do Field Service.

O Field Service oculta os seguintes itens de navegação:

• Inventário de Produtos
• Transfers
• Ajustes
• Autorização de devolução de mercadoria (RMAs)
• Recebimentos de ADM
• Devolução ao fornecedor (RTVs)

O Field Service mostra os seguintes itens:

• Estoque por Site
• Depósito por Estoque

Esses novos itens de estoque usam tabelas virtuais para expor diretamente dados de estoque do Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos dentro do Field Service. Os usuários podem acessar os níveis reais de inventário a partir do sistema de registro.

Quando você ativa a integração, ela desativa a função de validação de inventário contra o inventário padrão do Field Service. A configuração do Field Service para Uso de Produtos Fora de Estoque permanece oculta para garantir que os usuários não recebam validações de estoque irrelevantes ou comportamento de bloqueio.

A integração não valida automaticamente as transações de estoque de uma ordem de serviço com base nos níveis de estoque do Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos.

Exibições de estoque com e sem detalhes da variante

Quando você ativa a integração, as visualizações de inventário incluem uma versão para organizações que não usam variantes de produto. Essa exibição de estoque remove diversas colunas e simplifica a visibilidade de estoque.

Para organizações que utilizam variantes de produtos, as visualizações relevantes mostram todos os detalhes dos níveis de estoque, incluindo colunas para tamanho, cor, estilo e configuração. Se necessário, as organizações podem modificar as exibições padrão da mesma maneira como fazem com qualquer tabela.

Alinhamento do trabalho

A integração do Field Service com aplicativos de finanças e operações estende o Dynamics 365 Human Resources para a integração de recursos que introduz o conceito do trabalhador ao recurso de reserva. Além disso, a integração do Field Service se estende a:

• Permita que um trabalho seja capturado em um produto ou serviço da ordem de serviço.

• Popule automaticamente o valor do trabalho no produto da ordem de serviço ou no serviço com base no trabalho do recurso reservável na reserva associada da transação. Você pode preencher ou sobrescrever esse valor manualmente.

• Exija o trabalho em produtos ou serviços da ordem de serviço não relacionados ao estoque. O requisito se baseia na possibilidade dos parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projeto associados à empresa estarem configurados para exigir um valor de trabalho em linhas de diário de horas ou despesas.

  Se você configurar o requisito de trabalhador em aplicativos de finanças e operações, o Field Service só exige um valor quando você define o produto ou serviço da ordem de trabalho como usado. Esse requisito não impede a criação de registros estimados sem saber quem é o trabalhador final. A transação deixa de ser sincronizada, a menos que o trabalho seja registrado.

O campo de trabalho não é filtrado com base na elegibilidade do trabalho para realizar o trabalho no projeto relacionado. A elegibilidade não é considerada um parâmetro de agendamento durante a determinação do recurso reservável para agendar uma ordem de serviço. Como prática recomendada, considere usar funções de segurança e unidades de negócio ou definir características dos recursos para garantir que os trabalhadores sejam agendados apenas para ordens de trabalho relevantes. Considere essas opções se for uma consideração crítica para a implementação de aplicações de finanças e operações pela sua organização.

Alterações feitas no campo do Field Service

A integração apresenta campos novos e oculta outros.

Alterações feitas no campo da ordem de serviço

A integração adiciona um campo de consulta de tabela virtual chamado F&O Project que filtra com base na empresa e entidade legal relevantes e se o projeto está em um estado onde transações podem ocorrer. A integração oculta o campo Conta de Cobrança, pois ele não é relevante quando uma integração de finanças e operações é selecionada.

Quando um usuário seleciona um projeto, os filtros de busca de projetos mostram projetos com os seguintes parâmetros:

• O projeto é para o mesmo cliente da conta de serviço do pedido de serviço.
• O projeto é da mesma entidade legal que a conta de serviço da ordem de trabalho.
• O projeto está em uma fase que permite a criação de registros.

Alterações feitas no campo do produto da ordem de serviço

A integração adiciona vários campos à tabela de Produto de ordens de trabalho. Você pode ver esses campos quando a integração é instalada e ativada.

• Descrição do Diário

  • Visível apenas para transações de despesas (produtos não de estoque). Oculto para produtos de estoque (o que acarreta diários de itens).
  • Preenche automaticamente com o nome do produto aplicado, mas você deve sobrescrever o valor com uma descrição mais significativa.
  • Limitada a 60 caracteres. Esse campo flui do registro no Field Service para a linha do diário e depois para a fatura gerada em Finanças.

• Propriedade da Linha

  • Uma consulta de tabela virtual filtrada com base na empresa ou entidade legal relevante.
  • A integração oculta o campo Quantidade para Cobrança, pois não há um conceito equivalente em linhas de diário. Em vez disso, a propriedade da linha define se uma transação é faturável ou não.

• Localidade

  • Permanece oculta para produtos que não são de estoque.
  • Só é visto se as dimensões de estoque que você configura em aplicações de finanças e operações no produto indicarem que a localização é necessária.
  • Obrigatório apenas quando você define o registro como usado.
  • Uma consulta virtual de tabela filtrada com base na empresa ou entidade legal relevante e no depósito selecionado.

• Data da Transação

• Trabalhador

  • Só é exigido com base nos parâmetros de gerenciamento de projetos e contabilidade que você configura na empresa relevante.
  • Populada automaticamente se o valor da reserva do produto da ordem de serviço for populado com base no trabalho do recurso reservável definido na reserva.

Alterações feitas no campo da ordem de serviço

A integração adiciona vários campos à tabela de serviços da ordem de trabalho. Você pode ver esses campos quando a integração é instalada e ativada.

• Descrição do Diário

  • Preenche automaticamente com o nome do produto aplicado, mas você deve inserir uma descrição mais significativa.
  • Limitada a 60 caracteres. Ela flui do registro no Field Service para a linha do diário até a fatura gerada no Finance.

• Propriedade da Linha

  • Uma consulta de tabela virtual filtrada com base na empresa ou entidade legal relevante.
  • A integração oculta o campo Duração a faturar porque não há um conceito equivalente nas linhas do diário. Em vez disso, a propriedade de linha define se uma transação é faturável.

• Data da Transação

• Trabalhador

  • É exigido apenas quando os parâmetros de gerenciamento de projetos e contabilidade da empresa relevante exigem.
  • Preenchida automaticamente se o valor da reserva do serviço da ordem de serviço for preenchido com base no trabalho do recurso reservável definido na reserva.

Adições de campo do produto

A integração adiciona um campo de consulta de tabela virtual chamado Project Category. A filtragem é feita com base na empresa ou pessoa jurídica relevante e no fato de o produto ser um produto de estoque (para categorias de itens), um produto sem controle de estoque (para categorias de despesa) ou um serviço (para categorias de horas).

Tratamento das transações da ordem de serviço

Quando eventos ocorrem com os registros de produto e serviço de uma ordem de trabalho do Serviço de Campo, a integração aciona transações correspondentes em seus respectivos registros de diário e linha de diário.

Create

• Produto: quando você criar um registro do produto da ordem de serviço, a integração cria um diário de itens e uma linha do diário ou um diário de despesas e uma linha do diário. O Tipo de Produto de Serviço de Campo do produto determina se a transação desencadeia uma transação de item ou despesa.

  • Produtos de inventário acionam os itens.
  • Produtos que não são de estoque geram despesas.

• Serviço: Quando você cria um registro de serviço de ordem de trabalho, a integração cria uma transação de horas.

Update

• Quando você atualiza um produto ou serviço de uma ordem de trabalho e o diário e a linha do diário relacionados ainda não foram lançados, a integração atualiza a transação corretamente.

• Quando você atualiza um produto ou serviço de ordem de trabalho e o diário e a linha de diário correspondentes são postados, a integração:

  • Cria uma transação reversa em relação ao diário original e à linha do diário.
  • Cria um novo diário e uma nova linha do diário refletindo a transação de atualizações.

Delete

• Quando você exclui um produto ou um serviço da ordem de serviço e o diário e a linha do diário relacionados não são lançados, a integração exclui o diário e a linha do diário.

• Quando você exclui um produto ou serviço de ordem de trabalho e o diário e a linha de diário relacionados são postados, a integração cria uma transação reversa entre o diário original e a linha do diário.

Impacto do status do sistema da ordem de serviço

Com base no valor Status do Sistema de uma ordem de serviço, a integração adiciona ou exclui linhas de diário relacionadas ao produto da ordem de serviço ou aos registros de serviço da ordem de serviço que ainda estão em um estado estimado.

• Quando uma ordem de trabalho é atualizada para Cancelada ou Postada, a integração exclui todos os diários e linhas de diário não publicados.

• Quando uma ordem de serviço é atualizada de Cancelada ou Lançada para qualquer outro status do sistema, a integração recria as linhas das linhas estimadas que havia removido anteriormente.

Limitações

Essa integração dá suporte ao uso de ambientes gerenciados pela Microsoft. Não suporta ambientes gerenciados pelo cliente.

Atualmente, esse padrão de integração dá suporte a preços e dados de custo de registros de ordem de trabalho. Ele foi projetado para o Field Service gerar o registro de preços e o custo em registros de diário. Ele não dá suporte a preços especializados definidos em finanças para atualizar diários ou trazer dados de custos e preços de volta aos registros de produto e serviço da ordem de serviço, exceto por registros Produto da Ordem de Serviço em que o produto é do tipo "Estoque". Nesse caso, o valor do custo vem do Diário de Itens.

A integração de recursos/itens não estocados do Project Operations não permite que a integração do Field Service funcione com as mesmas entidades legais habilitadas para o cenário integrado de recursos/itens não estocados. Porém, ele pode funcionar nos mesmos ambientes para outras entidades legais.

Não há suporte para atualizações manuais para pesquisas de tabela virtual no modo offline, por isso é essencial configurar a lógica padrão para locais para que as transações não sejam bloqueadas. Há várias pesquisas de tabela virtual:

• A ordem de serviço tem uma pesquisa para o Projeto F&O
  • Você não precisa preencher isso enquanto estiver offline.
• O produto da ordem de serviço tem uma pesquisa sobre o Local de Estoque e a Propriedade de Linha
  • O valor da Propriedade de Linha deve ser padrão.
  • O valor Local do Estoque será bem-sucedido se você configurar a lógica padrão para locais.
• O serviço de ordem de serviço tem uma pesquisa para a Propriedade de Linha
  • O valor da Propriedade de Linha deve ser padrão.

Os seguintes processos ou os recursos disponíveis nos aplicativos de finanças e operações não são compatíveis ou não se refletem no Field Service pronto para uso na integração:

• Recurso da reserva de estoque para reservar quantidades de estoque para determinadas ordens.

• Rastreamento de dimensões para definir a granularidade do rastreamento de um item em transações subsequentes. Esse recurso é útil para rastrear itens por lote ou número de série.

• As configurações Exigir atividade em diários em um projeto definidas como "Sim" não são compatíveis. Se você configurar atividades de Horas, Despesas ou Itens como obrigatórias, as transações do Field Service falharão.

• No momento, a integração dá suporte ao alinhamento limitado das atualizações de dados dos diários de projeto com a respectiva transação da ordem de serviço. Quando um usuário do Field Service cria ou atualiza um produto ou serviço da ordem de serviço, essas atualizações são sincronizadas com o respectivo diário. No entanto, as linhas do diário de despesa, as linhas do diário de horas ou as linhas do diário de item só sincronizam a propriedade da linha padrão e uma referência com a linha do diário ativa para o registro. Outras alterações feitas no respectivo registro da transação do Field Service não são sincronizadas a partir dos respectivos diários de linha.

• Os produtos da ordem de serviço e os registros de serviço de pedido de trabalho têm um campo % de Desconto e o campo de percentual Desconto Estimado. Neste momento, a integração não sincroniza esses conceitos de desconto. Os respectivos diários, que eles geram, não têm esse conceito. O sistema oculta esse campo nos formulários padrão quando a integração está habilitada.

Próximas etapas

• Configurar a integração do Field Service com aplicativos de finanças e operações