Integração do Field Service com aplicações de finanças e operações

A integração do Field Service com aplicações de finanças e operações permite que as organizações ativem o alinhamento de origem. As transações de ordens de intervenção do Field Service chegam corretamente a diários nas aplicações de finanças e operações. Para organizações que usam Field Service e aplicativos de finanças e operações, a prestação de serviços atualiza automaticamente os sistemas financeiros e de inventário. Você pode criar e gerenciar ordens de serviço no Field Service e sincronizá-las automaticamente com aplicativos de finanças e operações.

A integração oferece uma experiência unificada entre o Field Service e os aplicativos de finanças e operações.

• Sincronize informações de preços e custos em tempo real de ordens de serviço em aplicativos de finanças e operações.

• Atualize automaticamente os aplicativos de finanças e operações à medida que as ordens de serviço são executadas para integração financeira e de estoque em tempo real.

• Aproveite tudo o que os aplicativos de finanças e operações têm a oferecer para faturamento, contabilidade e gerenciamento de estoque.

Alinhamento transacional

As transações do Field Service (registo de produto de ordem de intervenção e de serviço de ordem de intervenção) criam transações paralelas nos respetivos projetos de finanças e operações na forma de diários.

• Os produtos de ordem de intervenção com inventário criam diários de itens e linhas de diário de itens.

• Produtos de ordem de intervenção sem inventário e uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de despesa criam diários de despesas e linhas diário de despesas.

• Serviços de ordem de intervenção em que o produto tem uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de horas cria diários de horas e linhas de diário horas.

Atualmente, os diários de taxas não se alinham com transações do Field Service.

Transações baseadas em itens

No Field Service, todas as transações têm um produto relacionado. Às vezes, esses produtos têm um estoque e, às vezes, referem-se a um produto sem estoque ou a um serviço que é cobrado por duração.

Entre muitos tipos diário num projeto, apenas linhas de diário de itens têm um produto relacionado (item).

Transações baseadas em categorias

No Field Service, o conceito de transações de categoria não existe. Até mesmo os serviços e produtos não inventariados se relacionam com um item.

Em aplicativos de finanças e operações, todos os tipos de diário que não são diários de itens são transações baseadas em categorias. Por exemplo, linhas de diário de despesas, linhas de diário de horas e linhas de diário de taxas. Essas linhas de diário não se relacionam com um item e exigem uma categoria.

Para suprir essa lacuna conceitual, registe o valor da Categoria de Projeto que o Field Service utiliza para transações de ordens de serviço. Este campo é uma referência à tabela Categoria do Projeto no banco de dados de finanças e operações. Dual-write não preenche automaticamente este valor. Como melhor prática, as organizações devem atualizar este valor em produtos que sejam sincronizados com a escrita dupla. Ou crie produtos específicos para utilizar como um proxy para transações relativamente a uma categoria em cenários de não inventário e de serviços.

Alinhamento da empresa

O Field Service e os aplicativos de finanças e operações não compartilham automaticamente o mesmo conceito de empresa. As soluções de escrita dupla adicionam dados relacionados com a empresa a tabelas relevantes, como conta, produto ou armazém. O Field Service introduz salvaguardas para ajudar os utilizadores a selecionar os registos corretos nas respetivas ordens de intervenção e transações de ordens de intervenção.

As ordens de serviço no Field Service requerem uma Conta de Serviço. Dual-write introduz o campo Empresa na tabela de contas. A conta de serviço está relacionada com uma empresa e define esse valor para a ordem de intervenção e as respetivas transações de ordem de intervenção.

Se a conta de serviço e a empresa não corresponderem numa ordem de serviço e nos registos transacionais dessa ordem de serviço, essas transações não são sincronizadas até que a discrepância seja resolvida.

O Field Service destaca o desalinhamento da empresa em vários locais:

• Na ordem de serviço
• No produto de ordem de intervenção ou serviço de ordem de intervenção
• Sobre a operação financeira e operacional

Como prática recomendada, as organizações que implementam esta integração devem considerar criar registos de tipos de incidente para produtos e serviços, tendo em conta o alinhamento com a empresa. Utilize o tipo de incidente correto com base na empresa da conta de serviço na ordem de intervenção.

Sincronização de transações

A solução introduz um novo item de navegação do site para transações financeiras e operacionais na área Configurações do aplicativo Field Service. Esta área contém dados transacionais e seus estados.

A integração utiliza uma estrutura fiável de transações assíncronas para garantir que as atualizações do Field Service são precisas e fiáveis.

• A integração depende da estrutura de gravação dupla habilitada e dos mapeamentos para garantir que as transações usem um entendimento comum dos principais conceitos críticos.

• Cada transação em uma ordem de serviço é confirmada no Field Service antes de criar uma atualização nos aplicativos de finanças e operações.

  • Quando a transação é finalizada no Field Service, ele cria um registro em uma tabela de log de transações que mostra o status de cada transação.

  • A integração monitora os status das transações das ordens de serviço e projetos. Os status da transação indicam o estado de sincronização dos dados, como não sincronizado, processamento, sincronização e falha. A integração também fornece mecanismos de tratamento de erros e novas tentativas para resolver quaisquer problemas de sincronização.

  • Se a transação não for concluída, o status no Field Service indica a falha e o motivo da falha. O sistema tenta novamente a transação várias vezes.

  • Se a transação ainda não conseguir sincronizar, o erro e os detalhes da transação serão preservados no registro de transações financeiras e operacionais. Os usuários podem solucionar o problema e ressincronizar a transação, garantindo que não haja perda de dados transacionais financeiros e de inventário.

    Com a configuração correta do sistema, as falhas de transação são exceções. Resolver este tipo de problema é fundamental para garantir que a consistência transacional seja mantida entre os dois sistemas.

Projetos hierárquicos de finanças e operações

A integração cria projetos hierárquicos, que consistem em um projeto principal e um ou mais subprojetos. O projeto principal atua como um contêiner para os subprojetos, que representam as ordens de serviço individuais no Field Service.

Dimensões de armazenamento, armazém e seleção de localização

A integração suporta dimensões de armazenamento quando configurada corretamente. As dimensões de armazenamento definem os níveis de detalhe usados para o armazenamento de um item no inventário. Alguns itens são rastreados aos níveis do local, do armazém e da localização, enquanto outros são rastreados apenas ao nível do local ou aos níveis do local e do armazém.

Dependendo do produto de inventário que seleciona ao criar um produto de ordem de trabalho, as dimensões de armazenamento definidas determinam se precisa de especificar uma localização no produto da ordem de trabalho.

• Quando adiciona um produto de ordem de trabalho onde o produto escolhido tem Inventário para o Tipo de Produto de Serviço de Campo no Serviço de Campo, pode selecionar um armazém e uma localização nos campos de pesquisa no formulário de transação. Os campos depósito e localização são filtrados para mostrar os valores dos aplicativos de finanças e operações, com base na entidade legal à qual pertence a conta de serviço da ordem de serviço. A configuração do produto financeiro e operacional e suas dimensões de armazenamento determinam se o campo de localização do produto da ordem de serviço é necessário ao marcar um produto como usado.

• Quando modifica ou elimina o registo de produto correspondente da ordem de trabalho no Field Service, a integração atualiza a linha do diário relevante.

Os campos de armazém e localização em Serviço de Campo relacionam-se com os conceitos de armazém e localização em aplicações financeiras e operacionais. Estes conceitos acompanham a localização física dos itens do inventário.

Inventário

Quando ativa a integração de finanças e operações a partir das Definições de Serviço de Campo, o Dynamics 365 Supply Chain Management torna-se o sistema de registo para o inventário. Esta integração suprime a funcionalidade padrão de inventário do Field Service.

O Field Service oculta os seguintes itens de navegação:

• Inventário de Produtos
• Transfers
• Ajustamentos
• Autorizações de devolução de mercadorias (RMAs)
• Recibos RMA
• Devoluções ao Fornecedor (RTVs)

O Field Service mostra os seguintes itens:

• Inventário por Site
• Inventário por armazém

Esses novos itens de inventário usam tabelas virtuais para expor dados de inventário diretamente do Supply Chain Management dentro do Field Service. Os utilizadores podem aceder aos níveis reais de inventário a partir do sistema de registo.

Quando ativas a integração, desativa a função de validação de inventário contra o inventário padrão do Field Service. A configuração do Field Service para uso de produtos fora de estoque fica oculta para garantir que os usuários não recebam validações de inventário irrelevantes ou comportamento de bloqueio.

A integração não valida automaticamente as transações de estoque de uma ordem de serviço com base nos níveis de estoque do Supply Chain Management.

Vistas de inventário com e sem detalhes de variantes

Quando ativas a integração, as vistas de inventário incluem uma versão para organizações que não usam variantes de produto. Essa exibição de inventário remove várias colunas e simplifica a visibilidade do inventário.

Para organizações que utilizam variantes de produto, as vistas relevantes mostram todos os detalhes dos níveis de inventário, incluindo colunas para tamanho, cor, estilo e configuração. Se necessário, as organizações podem modificar as exibições padrão como podem fazer com qualquer tabela.

Alinhamento dos trabalhadores

A integração do Field Service com aplicações de finanças e operações expande o Dynamics 365 Human Resources para integração de recursos reserváveis que introduz o conceito de trabalhador para o recurso reservável. Além disso, a integração do Field Service se estende a:

• Permita que um trabalhador seja capturado num produto de ordem de intervenção ou serviço de ordem de intervenção.

• Preencha automaticamente o valor do trabalhador no produto ou no serviço da ordem de intervenção com base no trabalhador do recurso reservável na reserva associada da transação. Pode preenchê-lo manualmente ou substituir este valor.

• Exigir que o trabalhador use produtos de ordem de serviço não relacionados ao estoque ou serviços de ordem de serviço. O requisito baseia-se no facto de os parâmetros de gestão e contabilidade de projetos associados à empresa estarem configurados para exigir um valor de trabalhador em linhas de diário de horas ou linhas de diário de despesas.

  Se configurar o requisito de trabalhador nas aplicações de Finanças e Operações, o Field Service apenas exige um valor quando define o produto ou serviço da ordem de trabalho como utilizado. Este requisito não impede a criação de registos estimados sem conhecer o trabalhador final. A transação não é sincronizada, a menos que o trabalhador seja gravado.

O campo de trabalhador não é filtrado com base na elegibilidade do trabalhador para realizar trabalho no projeto relacionado. A elegibilidade não é considerada um parâmetro de agendamento ao determinar o recurso reservável que será agendado numa ordem de serviço. Como boa prática, considere utilizar funções de segurança e unidades de negócio ou introduzir características de recursos para garantir que os trabalhadores só sejam agendados para ordens de trabalho relevantes. Considere estas opções se for uma consideração crítica para a implementação de aplicações de finanças e operações pela sua organização.

Mudanças no Field Service

A integração introduz novos campos e oculta outros campos.

Alterações no campo da ordem de trabalho

A integração adiciona um campo de consulta de tabela virtual chamado F&O Project que filtra com base na empresa e entidade legal relevantes, e se o projeto está num estado onde as transações podem ocorrer. A integração oculta o campo Conta de faturamento , pois não é relevante quando uma integração de finanças e operações é selecionada.

Quando um utilizador seleciona um projeto, os filtros de pesquisa de projetos mostram projetos com os seguintes parâmetros:

• O projeto é para o mesmo cliente que o da conta de serviço da ordem de trabalho.
• O projeto é para a mesma entidade legal que a conta de serviço da ordem de trabalho.
• O projeto está numa fase que permite a criação de registos.

Alterações no campo do produto da ordem de serviço

A integração adiciona vários campos à tabela de Produto de ordens de trabalho. Pode ver estes campos quando a integração está instalada e ativada.

• Descrição do Jornal

  • Visível apenas para transações de despesas (produtos não de inventário). Oculto para produtos de inventário (que resultam em diários de itens).
  • É preenchido automaticamente com o nome do produto selecionado, mas deve substituir este valor por uma descrição mais significativa.
  • Limitado a 60 caracteres. Este campo é transferido do registo no Field Service para a linha de diário e, em seguida, para a fatura gerada no Finance.

• Propriedade de Linha

  • Uma consulta de tabela virtual filtrada com base na empresa ou entidade legal relevante.
  • A integração oculta o campo Quantidade a Faturar, uma vez que não existe um conceito equivalente em linhas do diário. Em vez disso, a propriedade de linha define se uma transação é faturável ou não.

• Localização

  • Oculto para produtos que não são de inventário.
  • Só é visto se as dimensões de inventário que configuras nas aplicações de finanças e operações no produto indicarem que a localização é necessária.
  • Só é obrigatório quando defines o recorde como usado.
  • Uma consulta de tabela virtual filtrada com base na empresa ou entidade legal relevante e no armazém selecionado.

• Data da transação

• Trabalhador

  • Só é exigido com base nos parâmetros de gestão de projetos e contabilidade que configuras na empresa relevante.
  • Preenchido automaticamente se o valor da reserva do produto da ordem de intervenção for preenchido com base no trabalhador do recurso reservável definido na reserva.

Alterações ao campo Serviço da ordem de intervenção

A integração adiciona vários campos à tabela de Serviços da ordem de trabalho. Pode ver estes campos quando a integração está instalada e ativada.

• Descrição do Jornal

  • Preenche automaticamente com o nome do produto aplicado, mas deves introduzir uma descrição mais significativa.
  • Limitado a 60 caracteres. Flui do registo no Field Service para a linha do diário para a fatura gerada no Finance.

• Propriedade de Linha

  • Uma consulta de tabela virtual filtrada com base na empresa ou entidade legal relevante.
  • A integração esconde o campo Duração para Fatura porque não existe um conceito equivalente nas linhas de diário. Em vez disso, a propriedade de linha define se uma transação é faturável.

• Data da transação

• Trabalhador

  • Só é exigido quando os parâmetros de gestão de projetos e contabilidade da empresa relevante exigem.
  • É preenchido automaticamente se o valor da reserva do serviço da ordem de intervenção for preenchido com base no trabalhador do recurso reservável definido na reserva.

Adições de campo de produto

A integração adiciona um campo de consulta de tabela virtual chamado Project Category. É filtrado com base na empresa ou entidade legal relevante e se o produto é um produto de inventário (para categorias de artigos), não inventário (para categorias de despesas) ou de serviço (para categorias de horas).

Tratamento de transações de ordem de serviço

Quando ocorrem eventos nos registos de produtos e serviços de uma ordem de trabalho do Field Service, a integração gera as transações correspondentes nos respetivos registos de diário e de linhas de diário.

Criar

• Produto: quando cria um registo de produto de ordem de intervenção, a integração cria um diário de itens e uma linha do diário ou um diário de despesas e linha do diário. O Tipo de Produto de Serviço de Campo do produto determina se a transação desencadeia uma transação de item ou despesa.

  • Os produtos de inventário ativam os itens.
  • Produtos fora de inventário geram despesas.

• Serviço: Quando cria um registo de serviço de ordem de trabalho, a integração cria uma transação de horas.

Atualização

• Quando atualiza um produto ou serviço da ordem de intervenção e o diário relacionado e a linha do diário não são lançados, a integração atualiza a transação de forma adequada.

• Quando atualiza um produto ou serviço de ordem de intervenção e o diário relacionado e a linha do diário são lançados, a integração:

  • Cria uma transação de estorno em relação ao diário e à linha do diário originais.
  • Cria um novo diário e uma nova linha de diário refletindo a transação de atualizações.

Delete

• Quando elimina um produto ou serviço da ordem de intervenção e o diário relacionado e a linha do diário não são lançados, a integração elimina o diário e a linha do diário.

• Quando elimina um produto ou serviço da ordem de intervenção e o diário relacionado e a linha do diário são lançados, a integração cria uma transação de estorno em relação ao diário e à linha do diário originais.

Impacto no status do sistema de ordem de serviço

Com base no valor de Estado do Sistema de uma ordem de intervenção, a integração adiciona ou elimina linhas do diário relacionadas com o produto da ordem de intervenção ou com os registos de serviço da ordem de intervenção que ainda se encontram num estado estimado.

• Quando uma ordem de trabalho é atualizada para Cancelada ou Publicada, a integração elimina todos os diários e linhas de diário não publicados.

• Quando uma ordem de intervenção é atualizada de Cancelada ou Publicada para qualquer outro estado de sistema, a integração recria linhas para linhas estimadas que anteriormente removeu.

Limitações

Essa integração suporta o uso de ambientes gerenciados pela Microsoft . Não suporta ambientes geridos pelo cliente.

Atualmente, este padrão de integração suporta dados de preços e custos provenientes dos registos de ordens de serviço. Foi concebido para o Field Service, com o objetivo de aplicar preços e custos aos registos de diário. Não suporta preços especializados definidos em finanças para atualizar diários, nem para devolver dados de custos e preços aos registos de produtos e serviços de ordens de intervenção, exceto para registos de Produtos de Ordem de Intervenção em que o produto é do tipo "Inventário". Neste caso, o valor de custo vem do Diário de Itens.

A integração de recursos/sem stock no Project Operations não permite que a integração do Field Service funcione com as mesmas entidades jurídicas que estão ativadas para o cenário de integração de recursos/sem stock. No entanto, ele pode funcionar nos mesmos ambientes para outras entidades jurídicas.

As atualizações manuais para pesquisas de tabelas virtuais não são suportadas no modo offline, e é por isso que é fundamental configurar a lógica padrão para locais para que as transações não sejam bloqueadas. Existem várias consultas a tabelas virtuais:

• Ordem de intervenção tem uma procura para Projeto do F&O
  • Você não precisa preencher isso enquanto estiver offline.
• O produto da ordem de intervenção tem uma procura para Localização de Inventário e Propriedade de Linha
  • O valor Line Property deve ser padrão.
  • O valor Local de Inventário será bem-sucedido se você configurar a lógica padrão para locais.
• O serviço de ordem de intervenção possui uma procura para Propriedade de Linha
  • O valor Line Property deve ser padrão.

Os seguintes processos ou recursos disponíveis nos aplicativos de finanças e operação não são suportados ou não são refletidos no Field Service pronto para uso para essa integração:

• Característica de reserva de inventário para reservar quantidades de inventário para determinados pedidos.

• Dimensões de rastreamento para definir a granularidade do rastreamento de um item em transações subsequentes. Esse recurso é útil para rastrear itens por lote ou número de série.

• As configurações Exigir atividade em diários em um projeto definido como "Sim" não são suportadas. Se configurar atividades para Horas, Despesas ou Itens conforme necessário, as transações do Serviço de Campo não têm sucesso.

• Atualmente, a integração suporta um alinhamento limitado de atualizações de dados dos diários de projeto com a respetiva transação da ordem de intervenção. Quando um usuário do Field Service cria ou atualiza um produto ou serviço de ordem de serviço, essas atualizações são sincronizadas com o respetivo diário. No entanto, as linhas de diário de despesas, as linhas de diário de horas ou as linhas diário de itens só sincronizam a propriedade da linha predefinida e uma referência com a linha de diário ativa do registo. Outras alterações no respetivo registo de transação do Field Service não são sincronizadas a partir dos respetivos diários de linha.

• Os produtos de ordem de intervenção e os registos de serviço de ordem de intervenção têm um campo de percentagem % de Desconto e Desconto Estimado. No momento, a integração não sincroniza esses conceitos de desconto. As revistas respetivas que elas geram não têm esse conceito. O sistema oculta este campo nos formulários padrão quando a integração está ativada.

Próximos passos

• Configurar a integração do Field Service com aplicativos de finanças e operações