Criar retenções de Descoberta Eletrônica em um caso de Descoberta Eletrônica

Você pode usar um caso de Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium) ou (Standard) para criar retenções para preservar o conteúdo que possa ser relevante para o caso. Você pode bloquear as caixas de correio do Exchange e as contas do OneDrive for Business das pessoas que você está investigando no caso. Você também pode colocar uma retenção nas caixas de correio e sites associados ao Microsoft Teams, grupos do Microsoft 365 e Grupos do Viva Engage. Quando você coloca locais de conteúdo em espera, o conteúdo é preservado até que você remova o local de conteúdo da retenção ou até que você exclua a suspensão.

Depois de criar uma retenção de Descoberta Eletrônica, pode levar até 24 horas para que a retenção entre em vigor.

Ao criar uma retenção, você tem as seguintes opções para definir o escopo do conteúdo preservado nos locais de conteúdo especificados:

• Crie uma retenção infinita em que todo o conteúdo nos locais especificados é colocado em espera. Como alternativa, você pode criar uma retenção baseada em consulta em que apenas o conteúdo nos locais especificados que correspondem a uma consulta de pesquisa é colocado em retenção.
• Especifique um intervalo de datas para preservar apenas o conteúdo que foi enviado, recebido ou criado nesse intervalo de datas. Como alternativa, você pode manter todo o conteúdo em locais especificados, independentemente de quando enviado, recebido ou criado.

Como criar uma retenção de Descoberta Eletrônica

Para criar uma retenção de Descoberta Eletrônica associada a um caso de Descoberta Eletrônica (Premium) ou (Standard):

1. Acesse o portal do Microsoft Purview e entre usando as credenciais da conta de usuário com as permissões de Descoberta Eletrônica apropriadas.

2. No painel de navegação esquerdo, selecione Mostrar tudo e, em seguida, selecione Descoberta Eletrônica > Premium ou Descoberta Eletrônica > Standard.

3. Na página Descoberta Eletrônica > Premium ou Descoberta Eletrônica (Standard), selecione o nome do caso em que você deseja criar a suspensão.

4. Na página inicial do caso, selecione a guia Hold .

5. Na página Suspensão , selecione Criar.

6. Na página Nomear seu fluxo de trabalho de suspensão, dê um nome à suspensão e adicione uma descrição opcional e selecione Avançar. O nome da retenção deve ser exclusivo na sua organização.

7. Na página do fluxo de trabalho Escolher locais , escolha os locais de conteúdo que você deseja colocar em espera. Você pode colocar caixas de correio, sites e pastas públicas em retenção.

   

   1. Caixas de correio do Exchange: configure o botão de alternância como Ativado e, em seguida, selecione Escolher usuários, grupos ou equipes para especificar as caixas de correio que serão postas em retenção. Use a caixa de pesquisa para localizar caixas de correio de usuário e grupos de distribuição (para colocar em retenção as caixas de correio de membros do grupo) e colocar em espera. Você também pode colocar um bloqueio na caixa de correio associada para um Microsoft Team, um grupo do Microsoft 365 e um Grupo do Viva Engage. Para obter mais informações sobre os dados do aplicativo que são preservados quando uma caixa de correio é colocada em espera, consulte Conteúdo armazenado em caixas de correio para Descoberta Eletrônica.

   Importante

   Quando você seleciona uma lista de distribuição a ser colocada em espera, a retenção é colocada em cada uma das caixas de correio de membro na lista de distribuição quando a política é criada. As alterações subsequentes na lista de distribuição não alteram nem atualizam as retenções ou a política.

   2. Sites do SharePoint: configure o botão de alternância como Ativado e, em seguida, selecione Escolher sites para especificar sites do SharePoint e contas do OneDrive serão postos em retenção. Digite a URL de cada site que você deseja colocar em espera. Você também pode adicionar a URL do site do SharePoint para um grupo do Microsoft Team, do Microsoft 365 ou de um Grupo do Yammer.

   Importante

   Para criar uma retenção para um subsite relacionado a um site do SharePoint Online, você deve usar a propriedade Path em um filtro de consulta para selecionar um subsite específico.

   3. Pastas públicas do Exchange: configure o botão de alternância como Ativado para colocar todas as pastas públicas em sua organização do Exchange Online em espera. Você não pode escolher pastas públicas específicas para colocar em espera. Deixe o botão de alternância desligado se você não quiser colocar pastas públicas em espera.

   Importante

   Ao adicionar caixas de correio do Exchange ou sites do SharePoint a uma retenção, você deve adicionar explicitamente pelo menos um local de conteúdo à retenção. Em outras palavras, se você definir a alternância como Ativada para caixas de correio ou sites, deverá selecionar caixas de correio ou sites específicos para adicionar à retenção. Caso contrário, a retenção de Descoberta Eletrônica será criada, mas nenhuma caixa de correio ou site será adicionado à retenção.

8. Quando terminar de adicionar locais à suspensão, selecione Avançar.

9. Para criar uma retenção baseada em consulta usando palavras-chave ou condições, conclua as etapas a seguir. Para preservar todo o conteúdo nos locais de conteúdo especificados, selecione Próximo.

   

   1. Na caixa em Palavras-chave, digite uma consulta para preservar apenas o conteúdo que corresponde aos critérios de consulta. Você pode especificar palavras-chave, propriedades de mensagem de email ou propriedades do site, como nomes de arquivos. Você também pode usar consultas mais complexas que usam um operador booliano, como AND, OR ou NOT.
   2. Selecione Adicionar condição para adicionar uma ou mais condições para restringir a consulta da retenção. Cada condição adiciona uma cláusula à consulta de pesquisa do KeyQL que é criada e executada quando você cria a retenção. Por exemplo, você pode especificar um intervalo de datas para que os documentos de email ou site que foram criados dentro do intervalo de datas sejam preservados. Uma condição é conectada logicamente à consulta de palavra-chave (especificada na caixa Palavras-chave ) e outras condições pelo operador AND. Isso significa que os itens precisam atender à consulta de palavra-chave e à condição a ser preservada.

   Para obter mais informações sobre como criar uma consulta de pesquisa e usar condições, consulte Consultas de palavras-chave e condições de pesquisa para Descoberta Eletrônica.

10. Depois de configurar uma retenção baseada em consulta, selecione Próximo.

11. Revise suas configurações (e edite-as, se necessário) e selecione Enviar.

Depois de criar uma retenção, marque se a retenção foi aplicada com êxito navegando até a guia Retenção no caso e selecionando a política de retenção. Para obter mais informações sobre como solucionar problemas de retenções com erros, consulte Resolver erros de retenção de Descoberta Eletrônica.

Retenções baseadas em consulta colocadas em sites

Lembre-se do seguinte ao colocar uma retenção de Descoberta Eletrônica baseada em consulta em documentos localizados em sites do SharePoint:

• Uma retenção baseada em consulta inicialmente preserva todos os documentos em um site por um curto período de tempo após serem excluídos. Isso significa que, quando um documento é excluído, ele é movido para a biblioteca de retenção para preservação, mesmo que não corresponda aos critérios da retenção baseada em consulta. No entanto, os documentos excluídos que não correspondem a uma retenção baseada em consulta serão removidos por um trabalho de temporizador que processa a biblioteca de Retenção para Preservação. O trabalho de timer é executado periodicamente e compara todos os documentos na biblioteca de Retenção para Preservação com suas retenções de Descoberta Eletrônica baseadas em consulta (e outros tipos de retenções e políticas de retenção). O trabalho de timer exclui os documentos que não correspondem a um bloqueio baseado em consulta e preserva os documentos que correspondem.
• As retenções baseadas em consulta não devem ser usadas para realizar a preservação direcionada, como preservar documentos em uma pasta ou site específico ou usar outros critérios de retenção baseados no local. Fazer isso pode ter resultados indesejados. Recomendamos o uso de critérios de retenção não baseados em localização, como palavras-chave, intervalos de datas ou outras propriedades do documento, para preservar os documentos do site.

Pesquisar locais em retenção de Descoberta Eletrônica

Ao pesquisar conteúdo em um caso de Descoberta Eletrônica (Standard), você pode configurar rapidamente a pesquisa para pesquisar apenas os locais de conteúdo que foram colocados em uma retenção associada ao caso.

Selecione a opção Locais em espera para pesquisar todos os locais de conteúdo que foram colocados em espera. Se o caso contiver várias retenções de Descoberta Eletrônica, os locais de conteúdo de todas as retenções serão pesquisados quando você selecionar essa opção. Além disso, se um local de conteúdo foi colocado em uma retenção baseada em consulta, somente os itens que corresponderem à consulta de retenção serão pesquisados quando você executar a pesquisa. Em outras palavras, somente o conteúdo que corresponde aos critérios de retenção e aos critérios de pesquisa é retornado com os resultados da pesquisa. Por exemplo, se um usuário foi colocado em suspensão de caso baseada em consulta que preserva itens que foram enviados ou criados antes de uma data específica, apenas esses itens seriam pesquisados. Isso é feito conectando a consulta de retenção de caso e a consulta de pesquisa por um operador AND .

Aqui estão outras coisas para ter em mente ao pesquisar locais no bloqueio da Descoberta Eletrônica:

• Se um local de conteúdo fizer parte de várias retenções dentro do mesmo caso, as consultas de retenção serão combinadas por operadores OR quando você pesquisar esse local de conteúdo usando a opção de conteúdo de todos os casos. Da mesma forma, se um local de conteúdo fizer parte de duas retenções diferentes, em que uma é baseada em consulta e a outra é uma retenção infinita (em que todo o conteúdo é colocado em suspensão), todo o conteúdo será pesquisado devido à retenção infinita.
• Se uma pesquisa estiver configurada para pesquisar locais em espera e, em seguida, você alterar uma retenção de Descoberta Eletrônica no caso (adicionando ou removendo um local ou alterando uma consulta de suspensão), a configuração da pesquisa será atualizada com essas alterações. No entanto, você deve executar novamente a pesquisa após a alteração da retenção para atualizar os resultados da pesquisa.
• Se várias retenções de Descoberta Eletrônica forem colocadas em um único local em um caso de Descoberta Eletrônica e você optar por pesquisar locais em espera, o número máximo de palavras-chave para essa consulta de pesquisa será 500. Isso ocorre porque a pesquisa combina todas as retenções baseadas em consulta usando o operador OR . Se houver mais de 500 palavras-chave nas consultas de retenção combinadas e na consulta de pesquisa, todo o conteúdo da caixa de correio será pesquisado, não apenas o conteúdo que corresponder às retenções de caso baseadas em consulta.
• Se uma retenção de Descoberta Eletrônica tiver um status Ativado (Pendente), você ainda poderá pesquisar os locais em espera enquanto a retenção estiver sendo ativada.

Preservar conteúdo no Microsoft Teams

As conversas que fazem parte de um canal do Microsoft Teams são armazenadas na caixa de correio associada ao Microsoft Teams. Da mesma forma, os arquivos que os membros da equipe compartilham em um canal são armazenados no site do SharePoint da equipe. Portanto, você precisa colocar a caixa de correio da Equipe e o site do SharePoint no bloqueio da Descoberta Eletrônica para preservar conversas e arquivos em um canal.

Como alternativa, as conversas que fazem parte da lista de Chat no Teams (chamadas de chats 1:1 ou chats em grupo 1:N) são armazenadas nas caixas de correio dos usuários que participam do chat. E os arquivos que os usuários compartilham em conversas de chat são armazenados na conta do OneDrive do usuário que compartilha o arquivo. Portanto, você precisa adicionar as caixas de correio de usuário individuais e as contas do OneDrive a um bloqueio de Descoberta Eletrônica para preservar conversas e arquivos na lista de chat. É uma boa ideia colocar um bloqueio nas caixas de correio dos membros de uma Equipe Microsoft, além de colocar a caixa de correio da equipe e o site em espera.

Para obter mais informações sobre como preservar o conteúdo do Teams, consulte Colocar um usuário ou equipe do Microsoft Teams em retenção legal.

Preservar o conteúdo do card

Da mesma forma, o conteúdo de card gerado por aplicativos em canais do Teams, chats 1:1 e chats em grupo 1:N é armazenado em caixas de correio e é preservado quando uma caixa de correio é colocada em um bloqueio de Descoberta Eletrônica. Um cartão é um contêiner de interface de usuário para pequenos pedaços de conteúdo. Os cartões podem ter várias propriedades e anexos e podem incluir itens que acionam ações de card. Para obter mais informações, consulte Cartões. Como outros conteúdos de equipes, onde o conteúdo do cartão é armazenado é baseado em onde o cartão foi usado. O conteúdo dos cartões usados em um canal Teams é armazenado na caixa de correio do grupo Teams. O conteúdo do cartão para bate-papos individuais e 1xN é armazenado nas caixas de correio dos participantes do bate-papo.

Preservar informações de reuniões e chamadas

As informações de resumo para reuniões e chamadas em um canal do Teams também são armazenadas nas caixas de correio dos usuários que discaram para a reunião ou chamada. Esse conteúdo também é preservado quando uma retenção de Descoberta Eletrônica é colocada nas caixas de correio do usuário.

Preservar conteúdo em canais privados

A partir de fevereiro de 2020, também ativamos a capacidade de preservar conteúdo em canais privados. Como os chats de canal privado são armazenados nas caixas de correio dos participantes do chat, colocar uma caixa de correio de usuário no bloqueio de Descoberta Eletrônica preserva os chats de canal privado. Além disso, se uma caixa de correio do usuário foi colocada em uma retenção de Descoberta Eletrônica antes de fevereiro de 2020, a retenção agora será aplicada automaticamente às mensagens de canal privado armazenadas nessa caixa de correio. Também há suporte para a preservação de arquivos compartilhados em canais privados.

Preservar conteúdo wiki

Cada equipe ou canal de equipe também contém um Wiki para anotações e colaboração. O conteúdo Wiki é salvo automaticamente em um arquivo com um formato .mht. Esse arquivo é armazenado na biblioteca de documentos de Dados do Wiki do Teams no site do SharePoint da equipe. Você pode preservar o conteúdo wiki adicionando o site do SharePoint da equipe a uma retenção de Descoberta Eletrônica.

Grupos do Microsoft 365

O Teams é criado nos grupos do Microsoft 365. Portanto, colocar grupos do Microsoft 365 em retenção de Descoberta Eletrônica é semelhante a colocar conteúdo do Teams em espera.

Lembre-se do seguinte ao colocar grupos do Teams e do Microsoft 365 em uma retenção de Descoberta Eletrônica:

• Conforme explicado anteriormente, para colocar o conteúdo localizado em grupos do Teams e do Microsoft 365 em espera, você precisa especificar a caixa de correio e o site do SharePoint associados a um grupo ou equipe.

• Execute o cmdlet Get-UnifiedGroup no PowerShell do Exchange Online para exibir as propriedades do Teams e grupos do Microsoft 365. Essa é uma boa maneira de obter a URL do site associado a uma equipe ou grupo do Microsoft 365. Por exemplo, o comando a seguir exibe as propriedades selecionadas para um grupo do Microsoft 365 chamado Equipe de Liderança Sênior:

  Get-UnifiedGroup "Senior Leadership Team" | FL DisplayName,Alias,PrimarySmtpAddress,SharePointSiteUrl
  
  DisplayName            : Senior Leadership Team
  Alias                  : seniorleadershipteam
  PrimarySmtpAddress     : seniorleadershipteam@contoso.onmicrosoft.com
  SharePointSiteUrl      : https://contoso.sharepoint.com/sites/seniorleadershipteam
  

  Observação

  Para executar o cmdlet Get-UnifiedGroup, é preciso ter atribuído a função de Destinatários Somente Leitura no Exchange Online ou ser membro de um grupo de funções atribuído à função de Destinatários Somente Leitura.

• Quando a caixa de correio de um usuário é pesquisada, qualquer equipe ou grupo do Microsoft 365 do qual o usuário é membro não será pesquisado. Da mesma forma, quando você coloca uma equipe ou um grupo do Microsoft 365 em retenção de Descoberta Eletrônica, somente a caixa de correio do grupo e o site do grupo são colocados em espera. As caixas de correio e os sites do OneDrive for Business dos membros do grupo não são colocados em espera, a menos que você os adicione explicitamente à retenção da Descoberta Eletrônica. Portanto, se você precisar colocar uma equipe ou um grupo do Microsoft 365 em espera por um motivo legal, considere adicionar as caixas de correio e as contas do OneDrive dos membros da equipe ou do grupo na mesma retenção.

• Para obter uma lista dos membros de uma equipe ou grupo do Microsoft 365, você pode exibir as propriedades na página Grupos no Centro de administração do Microsoft 365. Como alternativa, execute o comando a seguir no PowerShell do Exchange Online:

  Get-UnifiedGroupLinks <group or team name> -LinkType Members | FL DisplayName,PrimarySmtpAddress
  

  Observação

  Para executar o cmdlet Get-UnifiedGroupLinks, é preciso ter atribuído a função de Destinatários Somente Leitura no Exchange Online ou ser um membro de um grupo de funções atribuído à função Destinatários Somente Leitura.

Preservar conteúdo nas contas do OneDrive

Para coletar uma lista das URLs dos sites do OneDrive for Business em sua organização para que você possa adicioná-los a uma retenção ou pesquisa associada a um caso de Descoberta Eletrônica, consulte Criar uma lista de todos os locais do OneDrive em sua organização. O script neste artigo cria um arquivo de texto que contém uma lista de todos os sites do OneDrive em sua organização. Para executar esse script, é necessário instalar e usar o Shell de Gerenciamento Online do SharePoint. Não se esqueça de acrescentar a URL do domínio MySite da organização para cada site do OneDrive que você deseja pesquisar. Esse é o domínio que contém todo o seu OneDrive. Por exemplo, https://contoso-my.sharepoint.com. Aqui está um exemplo de uma URL para o site do OneDrive de um usuário: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/sarad_contoso_onmicrosoft.com.

Removendo locais de conteúdo de uma retenção de Descoberta Eletrônica

Depois que uma caixa de correio, site do SharePoint ou conta do OneDrive é removida de uma retenção de Descoberta Eletrônica, uma retenção de atraso é aplicada. Isso significa que a remoção real da retenção é adiada por 30 dias para impedir que os dados sejam permanentemente excluídos (limpos) de um local de conteúdo. Isso dá aos administradores a oportunidade de pesquisar ou recuperar conteúdo que será removido após a remoção de uma retenção de Descoberta Eletrônica. Os detalhes de como a retenção de atraso funciona para caixas de correio e sites são diferentes.

• Caixas de correio: Uma retenção de atraso é colocada em uma caixa de correio na próxima vez que o Assistente de Pasta Gerenciada processa a caixa de correio e detecta que uma retenção de Descoberta Eletrônica foi removida. Especificamente, uma retenção de atraso é aplicada a uma caixa de correio quando o Assistente de Pasta Gerenciada define uma das seguintes propriedades de caixa de correio como True:

  • DelayHoldApplied: Essa propriedade se aplica ao conteúdo relacionado a email (gerado por pessoas que usam o Outlook e o Outlook na Web) armazenado na caixa de correio de um usuário.
  • DelayReleaseHoldApplied: Essa propriedade se aplica ao conteúdo baseado em nuvem (gerado por aplicativos que não são do Outlook, como Microsoft Teams, Microsoft Forms e Microsoft Viva Engage) armazenado na caixa de correio de um usuário. Os dados de nuvem gerados por um aplicativo da Microsoft geralmente são armazenados em uma pasta oculta na caixa de correio de um usuário.

  Quando uma retenção de atraso é colocada na caixa de correio (quando qualquer uma das propriedades anteriores é definida como True), a caixa de correio ainda é considerada em espera por uma duração ilimitada, como se a caixa de correio estivesse em Retenção de Litígio. Após 30 dias, a retenção de atraso expira e o Microsoft 365 tentará remover automaticamente a retenção de atraso (definindo a propriedade DelayHoldApplied ou DelayReleaseHoldApplied como False) para que a retenção seja removida. Depois que uma dessas propriedades for definida como False, os itens correspondentes marcados para remoção serão limpos na próxima vez que a caixa de correio for processada pelo Assistente de Pasta Gerenciada.

  Para saber mais, confira Gerenciar caixas de correios em retenção por atraso.

• Sites do SharePoint e do OneDrive: Qualquer conteúdo do SharePoint ou OneDrive que esteja sendo retido na biblioteca de Retenção para Preservação não é excluído durante o período de espera de atraso de 30 dias após um site ser removido de uma retenção de Descoberta Eletrônica. Isso é semelhante ao que acontece quando um site é liberado de uma política de retenção. Além disso, você não pode excluir manualmente esse conteúdo na biblioteca de Retenção para Preservação durante o período de retenção de atraso de 30 dias. Para liberar um site da retenção de atraso/retenção do período de carência de 30 dias, consulte o artigo Não é possível excluir um site devido a uma política de retenção inválida ou ao artigo de solução de problemas de retenção de Descoberta Eletrônica .

  Para obter mais informações, consulte Liberação de uma política de retenção.

Uma retenção de atraso também é aplicada a locais de conteúdo em espera quando você fecha uma ocorrência de Descoberta Eletrônica (Standard), pois as retenções são desativadas quando uma ocorrência é fechada. Para obter mais informações sobre como fechar um caso, consulte Fechar, reabrir e excluir um caso de Descoberta Eletrônica (Standard).

Limites de retenção da Descoberta Eletrônica

A tabela a seguir lista os limites para casos de Descoberta Eletrônica e retenções de casos.