จัดการการอนุมัติตามลำดับด้วย Power Automate

เวิร์กโฟลว์บางอย่างจำเป็นต้องมีการอนุมัติล่วงหน้าก่อนที่ผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายต้องลงชื่อ ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจมีนโยบายการอนุมัติตามลําดับที่ต้องมีการอนุมัติล่วงหน้าสําหรับใบแจ้งหนี้เกิน $1000.00 ก่อนที่แผนกการเงินจะสามารถอนุมัติได้

เรียนรู้วิธีตั้งค่าการอนุมัติตามลำดับอย่างรวดเร็วและง่ายดายใน ตั้งค่าการอนุมัติตามลำดับ

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะสร้างโฟลว์การอนุมัติตามลำดับที่จัดการคำขอวันลาพักร้อนของพนักงานด้วยตนเอง สำหรับข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้ SharePoint กับ Power Automate ให้ไปที่คู่มือ SharePoint

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ SharePoint กับ Power Automate ใน คู่มือ SharePoint

รายละเอียดของขั้นตอนในกระบวนการ

โฟลว์:

1. เริ่มต้นเมื่อพนักงานสร้างการร้องขอวันหยุดพักผ่อนใน รายการ SharePoint Online
2. เพิ่มคำขอวันลาพักร้อนไปยังศูนย์การอนุมัติ แล้วส่งอีเมลคำขอไปยังผู้อนุมัติเบื้องต้น
3. ส่งอีเมลผลการอนุมัติเบื้องต้นไปยังพนักงาน
4. ปรับปรุงรายการ SharePoint Online ด้วยข้อคิดเห็นและการตัดสินใจของผู้อนุมัติล่วงหน้า หมายเหตุ: ถ้าคำขอได้รับอนุมัติเบื้องต้นแล้ว โฟลว์จะการดำเนินต่อด้วยขั้นตอนเหล่านี้:
5. ส่งคำขอไปยังผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย
6. ส่งอีเมลผลการตัดสินใจสุดท้ายให้กับพนักงาน
7. อัปเดตรายการ SharePoint ด้วยการตัดสินใจขั้นสุดท้าย

รูปนี้สรุปขั้นตอนต่าง ๆ ก่อนหน้า:

ข้อกำหนดเบื้องต้น

• Power Automate
• รายการ SharePoint Online
• บัญชีผู้ใช้ Office 365 Outlook และ Office 365

ก่อนที่คุณจะสร้างโฟลว์ ให้สร้าง รายการ SharePoint Online จากนั้น คุณจะใช้รายการนี้เพื่อขอการอนุมัติสำหรับวันลาพักร้อน

สำหรับวัตถุประสงค์ในการฝึกปฏิบัตินี้ รายการ SharePoint Online ที่คุณสร้างต้องมีคอลัมน์ต่อไปนี้:

รายการ SharePoint Online ที่คุณสร้าง ต้องมีคอลัมน์ต่อไปนี้:

จดบันทึกชื่อและ URL ของรายการ SharePoint Online เราใช้รายการเหล่านี้ในภายหลัง เมื่อคุณตั้งค่าคอนฟิกทริกเกอร์ SharePoint - เมื่อมีการสร้างรายการใหม่

สร้างโฟลว์ของคุณ

1. ลงชื่อเข้าใช้ Power Automate

2. ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย เลือก โฟลว์ของฉัน

3. บนแถบคำสั่ง เลือก สร้างใหม่>โฟลว์ระบบคลาวด์แบบอัตโนมัติ

4. ตั้งชื่อให้โฟลว์ของคุณ

5. ภายใต้ เลือกทริกเกอร์ของโฟลว์ของคุณ เลือก เมื่อมีการสร้างรายการ - SharePoint จากนั้นเลือก สร้าง

6. บนการ์ด เมื่อมีการสร้างรายการ เลือก ที่อยู่ไซต์ และรายการ ชื่อรายการ สำหรับรายการ SharePoint ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้า

ดึงข้อมูลผู้จัดการของผู้ที่สร้างคำขอวันลาพักร้อน

1. เลือก +ขั้นตอนใหม่ จากนั้นพิมพ์ รับผู้จัดการ ลงในกล่องค้นหา เลือกการดำเนินการ

2. ค้นหา จากนั้นเลือกการดำเนินการ รับตัวจัดการ (V2) - ผู้ใช้ Office 365

3. ใส่ค่าแบบไดนามิกของ สร้างโดยอีเมล ลงในกล่อง ผู้ใช้ (UPN) บนการ์ด รับผู้จัดการ

   การดำเนินการนี้จะทำให้ได้ผู้จัดการสำหรับบุคคลที่สร้างคำขอวันลาพักร้อนใน SharePoint

เพิ่มการดำเนินการอนุมัติสำหรับการอนุมัติเบื้องต้น

1. เลือก ขั้นตอนใหม่

2. พิมพ์ การอนุมัติ ลงในกล่องค้นหา เลือกการดำเนินการ

3. เลือกการดำเนินการ เริ่มต้นและรอการอนุมัติ

   

4. กำหนดค่าการ์ด เริ่มต้นและรอการอนุมัติ ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

   หมายเหตุ

   ต้องระบุฟิลด์ ชนิดการอนุมัติชื่อเรื่อง และ มอบหมายให้กับ คุณสามารถใช้ Markdown เพื่อจัดรูปแบบฟิลด์ รายละเอียด ได้

   

การดำเนินการนี้ส่งคำขออนุมัติเบื้องต้นไปยังที่อยู่อีเมลในกล่อง กำหนดให้

เพิ่มเงื่อนไข

1. เลือก ขั้นตอนใหม่ จากนั้นเลือก เงื่อนไข ในรายการการดำเนินการ

2. บนการ์ด เงื่อนไข เลือก เลือกค่า ที่ด้านซ้าย

   รายการค่าไดนามิกที่แสดง

3. เลือก การตอบกลับของผู้อนุมัติ จากรายการค่าที่เปลี่ยนแปลงได้

   

4. เลือกกล่อง เลือกค่า ที่ด้านขวาและป้อน อนุมัติ ลงในกล่อง

   หมายเหตุ

   การตอบสนองที่ถูกต้องสำหรับการดำเนินการ การอนุมัติ - เริ่มการอนุมัติ คือ "อนุมัติ" และ "ปฏิเสธ" การตอบเหล่านี้คำนึงถึงการตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก

5. ตอนนี้การ์ด เงื่อนไข ของคุณควรแสดง:

   

เพิ่มการดำเนินการอีเมลสำหรับการอนุมัติเบื้องต้น

1. หากต้องการเพิ่มการดำเนินการ เงื่อนไข ให้เลือก ขั้นตอนใหม่

2. ในฟิลด์ค้นหา ให้พิมพ์ เงื่อนไข

3. ในรายการ การดำเนินการ ด้านล่างฟิลด์ค้นหา ให้เลือกการดำเนินการ เงื่อนไข

4. ในฟิลด์ เงื่อนไข ให้เลือกฟิลด์ เลือกค่า ฟิลด์แรก

5. ในรายการ เนื้อหาแบบไดนามิก ให้เลือกค่า ตอบสนองต่อการตอบอนุมัติ

6. ในฟิลด์ถัดไป ให้เลือก เท่ากับ จากเมนูดรอปดาวน์

7. ในฟิลด์ เลือกค่า อื่นๆ ให้พิมพ์ อนุมัติ

8. ในสาขา ถ้าใช่ ของเงื่อนไข ให้เลือก เพิ่มการดำเนินการ

   

9. บนบัตร เลือกการทำงาน ให้ป้อน ส่งอีเมล ในฟิลด์ค้นหา

10. เลือกการดำเนินการ ส่งอีเมล (V2)

    

11. ในฟิลด์ ถึง ให้เลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก

12. เลือกค่าแบบไดนามิกของ สร้างตามอีเมล จากการดำเนินการ การอนุมัติ - เริ่มต้นและรอการอนุมัติ ที่คุณสร้างขึ้นใน เพิ่มการดำเนินการอนุมัติ

13. ในฟิลด์ หัวเรื่อง ให้พิมพ์หัวเรื่องสำหรับอีเมล ตัวอย่างนี้ใช้ คำขอลาพักร้อนของคุณได้รับการอนุมัติแล้ว เป็นหัวเรื่อง

14. ในฟิลด์ เนื้อความ ให้พิมพ์ข้อความสำหรับอีเมล:

    1. พิมพ์ข้อความมาตรฐานที่คุณต้องการให้ปรากฏในอีเมล เช่น คำขอลาพักร้อนของคุณได้รับการอนุมัติโดย
    2. เมื่อต้องการแทรกชื่อของบุคคลที่อนุมัติคำขอลาพักร้อน ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณลงในฟิลด์ เนื้อความ ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ชื่อปรากฏ แล้วเลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก
    3. เลือกค่าไดนามิกจากเมนูดรอปดาวน์ ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ค่าแบบไดนามิกของ ตอบกลับชื่อผู้อนุมัติ
    4. เมื่อต้องการแทรกข้อคิดเห็นจากผู้อนุมัติ ให้พิมพ์ ข้อคิดเห็นของผู้อนุมัติ
    5. วางเคอร์เซอร์ของคุณในฟิลด์ เนื้อความ ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อคิดเห็นปรากฏ จากนั้นเลือก เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก
    6. เลือกค่าไดนามิกจากเมนูดรอปดาวน์ ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ค่าแบบไดนามิกของ ตอบกลับข้อคิดเห็น

เพิ่มการดำเนินการปรับปรุงสำหรับคำขออนุมัติเบื้องต้น

1. เลือก เพิ่มการดำเนินการ ในสาขา ถ้าใช่

2. ป้อน SharePoint ในกล่องค้นหาบนการ์ด เลือกการดำเนินการ เลือกตัวกรอง SharePoint แล้วเลือกการดำเนินการ ปรับปรุงรายการ

   

3. กำหนดค่าการ์ด ปรับปรุงรายการ ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

รับตัวจัดการของผู้อนุมัติเบื้องต้น

1. ใช้ขั้นตอน รับผู้จัดการสำหรับบุคคลที่สร้างคำขอวันหยุดพักผ่อน ที่เราได้ทำก่อนหน้านี้ เพื่อเพิ่มและกำหนดการดำเนินการ รับผู้จัดการ อีกหนึ่งรายการ ครั้งนี้ เราจะเข้าถึงผู้จัดการของผู้อนุมัติเบื้องต้น

2. บัตร Get manager 2 ควรมีลักษณะดังรูปนี้เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้โทเค็น อีเมล จากประเภท รับผู้จัดการ บนการ์ด เพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิก จากแอปและบริการที่ใช้ในโฟลว์นี้

   

เพิ่มการดำเนินการอนุมัติขั้นสุดท้าย

1. ใช้ขั้นตอน เพิ่มการดำเนินการอนุมัติ สำหรับการอนุมัติเบื้องต้น ที่เราได้ทำก่อนหน้านี้ เพื่อเพิ่มและกำหนดการดำเนินการ เริ่มและรอการอนุมัติ อีกหนึ่งรายการ การดำเนินการนี้ ส่งอีเมลการร้องขอสำหรับการอนุมัติขั้นสุดท้าย

2. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว บัตรควรมีลักษณะดังรูปนี้:

   

เพิ่มเงื่อนไขการอนุมัติขั้นสุดท้าย

ทำซ้ำขั้นตอนจาก เพิ่มเงื่อนไข เพื่อเพิ่มและกำหนดค่า เงื่อนไข ที่ตรวจสอบการตัดสินใจของผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย

ส่งอีเมลที่มีการอนุมัติขั้นสุดท้าย

1. ใช้ขั้นตอนจาก เพิ่มการดำเนินการอีเมล สำหรับการอนุมัติเบื้องต้น เพื่อเพิ่มและกำหนดค่าการดำเนินการที่ส่งอีเมล เมื่อคำขอวันหยุดพักผ่อนได้รับการอนุมัติ

2. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว บัตรของคุณควรมีลักษณะดังรูปนี้:

   

ปรับปรุง SharePoint ด้วยการอนุมัติ

1. ใช้ขั้นตอนจาก เพิ่มการดำเนินการปรับปรุงสำหรับคำขออนุมัติล่วงหน้า เพื่อเพิ่มและตั้งค่าคอนฟิกการดำเนินการที่ปรับปรุง SharePoint เมื่อคำขอวันหยุดพักผ่อนได้รับอนุมัติ

2. เมื่อคุณเสร็จแล้ว บัตรควรมีลักษณะดังรูปนี้:

   

ส่งอีเมลที่มีการปฏิเสธการอนุมัติเบื้องต้น

1. เลือก เพิ่มการดำเนินการ บนสาขา ถ้าไม่ใช่

2. ป้อน ส่ง ลงในกล่องค้นหาของการ์ด เลือกการดำเนินการ เลือก Office 365 Outlook เพื่อกรองการดำเนินการ แล้วเลือกการดำเนินการ ส่งอีเมล (V2) - Office 365 Outlook

   

3. กำหนดค่าการ์ดอีเมลเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

   การ์ดนี้แสดงถึงเทมเพลตสำหรับอีเมลที่ส่งเมื่อสถานะของการร้องขอวันลาพักร้อนเปลี่ยนแปลง

4. เพิ่มการดําเนินการนี้ไปยังเวิร์กโฟลว์ของคุณด้านล่างการ์ดเงื่อนไขโดยใช้หนึ่งในขั้นตอนต่อไปนี้ โดยขึ้นอยู่กับตัวออกแบบของคุณ:

   • ตัวออกแบบใหม่: เพิ่มการกระทำในทางเลือกฟอลส์
   • ตัวออกแบบคลาสสิก: เพิ่มการดําเนินการไปยังสาขา ถ้าไม่ใช่

ปรับปรุง SharePoint ด้วยการปฏิเสธการอนุมัติล่วงหน้า

1. เลือก เพิ่มการดำเนินการ

2. ป้อน ปรับปรุง ลงในกล่องค้นหาบนการ์ด เลือกการดำเนินการ จากนั้นเลือกการดำเนินการ ปรับปรุงรายการ - SharePoint

   

3. กำหนดค่าการ์ดเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

ส่งอีเมลที่มีการปฏิเสธขั้นสุดท้าย

1. ใช้ขั้นตอนจาก ส่งอีเมลที่มีการปฏิเสธการอนุมัติล่วงหน้า เพื่อเพิ่มและกําหนดค่าการดําเนินการที่ส่งอีเมลเมื่อผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายปฏิเสธคําขอวันหยุดพักผ่อน

2. เพิ่มการดําเนินการนี้ไปยังเวิร์กโฟลว์ของคุณด้านล่างการ์ด เงื่อนไข 2 โดยขึ้นอยู่กับตัวออกแบบของคุณ:

   • ตัวออกแบบใหม่: เพิ่มการกระทำในทางเลือกฟอลส์
   • ตัวออกแบบคลาสสิก: เพิ่มการดําเนินการไปยังสาขา ถ้าไม่ใช่

3. เมื่อคุณเสร็จแล้ว บัตรควรมีลักษณะดังรูปนี้:

   

ปรับปรุง SharePoint ด้วยการปฏิเสธขั้นสุดท้าย

1. ใช้ขั้นตอนจาก ปรับปรุง SharePoint ด้วยการปฏิเสธการอนุมัติล่วงหน้า เพื่อเพิ่ม และจากนั้นตั้งค่าคอนฟิกการดำเนินการที่ปรับปรุง SharePoint ถ้าผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายปฏิเสธคำขอวันหยุดพักผ่อน

2. เมื่อคุณเสร็จแล้ว บัตรควรมีลักษณะดังรูปนี้:

   

3. เลือก อัปเดตโฟลว์ เพื่อบันทึกงานของคุณ

ถ้าคุณได้ทําตาม โฟลว์ของคุณควรมีลักษณะดังรูปภาพนี้:

ตอนนี้เราได้สร้างขั้นตอนการทำงานแล้ว มาดูว่ามันทำงานอย่างไร

ร้องขอการอนุมัติ

สร้างคำขอวันลาพักร้อนในรายการ SharePoint Online ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้

หลังจากที่คุณบันทึกคำขอนี้ ระบบจะทริกเกอร์โฟลว์ และจากนั้น:

1. สร้างคำขอในศูนย์การอนุมัติ
2. ส่งอีเมลคำขออนุมัติไปยังผู้อนุมัติ

คำขอของคุณควรคล้ายกับรูปนี้:

ดูคำขออนุมัติที่ค้างอยู่

ดูคําขออนุมัติที่ค้างอยู่โดยทําตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ Power Automate

2. ในบานหน้าต่างนําทางทางด้านซ้าย ให้เลือกการอนุมัติ>การดําเนินการ

   คำขออนุมัติที่ค้างอยู่จะปรากฏบนแท็บ ได้รับแล้ว

อนุมัติคำขอเบื้องต้น

ถ้าคุณเป็นผู้อนุมัติในโฟลว์การอนุมัติ คุณจะได้รับอีเมลเมื่อมีผู้สร้างคําขอขึ้น นอกจากนี้ ยังมีการส่งคำขออนุมัติไปยังศูนย์การอนุมัติด้วย จากนั้นคุณสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอจากอีเมล ศูนย์การอนุมัติ หรือแอป Power Automate ได้

หน้าจอบน Android และ iOS อาจแตกต่างกันเล็กน้อย ฟังก์ชันการทํางานจะเหมือนกันในทุกอุปกรณ์

อนุมัติจากอีเมล

1. ในอีเมลที่คุณได้รับเมื่อรายการถูกเพิ่มไปยังรายการ SharePoint Online ให้เลือกอนุมัติ

   หมายเหตุ

   หากคุณกําลังใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ติดตั้งแอป Power Automate ระบบจะเปิดใช้แอป Power Automate มิฉะนั้น ศูนย์การอนุมัติจะเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณ

2. ใส่ข้อคิดเห็น จากนั้นเลือกยืนยัน

อนุมัติจากศูนย์การอนุมัติ

1. ลงชื่อเข้าใช้ Power Automate
2. ในบานหน้าต่างนําทางทางด้านซ้าย ให้เลือก การอนุมัติ
3. ในคําขอที่คุณต้องการอนุมัติ ให้เลือกอนุมัติ
4. ที่ด้านล่างของหน้าจอ เพิ่มข้อคิดเห็น (ไม่บังคับ) จากนั้นเลือก ยืนยัน

อนุมัติจาก Power Automate

1. บนโทรศัพท์มือถือของคุณที่ติดตั้ง Power Automate ให้เลือก อนุมัติ จากอีเมลคําขอการอนุมัติ

2. ในมุมบนขวาของหน้าจอ เลือกยืนยัน

   หน้าความสําเร็จแสดงขึ้น แสดงว่าการอนุมัติจากคุณได้รับการบันทึกแล้ว

อนุมัติคำขอ

ขั้นตอนในการอนุมัติคำขอจะเหมือนกับขั้นตอน อนุมัติคำขอเบื้องต้น

ผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายรับคําขอวันหยุดพักผ่อนเฉพาะหลังจากอนุมัติคําขอไว้ล่วงหน้าแล้วเท่านั้น

ปฏิเสธคำขอ

คุณสามารถปฏิเสธคําขอผ่านทางอีเมล ศูนย์การอนุมัติ หรือ Power Automate ในการปฏิเสธคำขอ ให้ทำตามขั้นตอนสำหรับการอนุมัติคำขอ แต่เลือก ปฏิเสธ แทน อนุมัติ

หลังจากที่คุณยืนยันการปฏิเสธคําขอโฟลว์จะทํางานขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ร้องขอวันลาพักร้อน
2. ปรับปรุงรายการ SharePoint Online ด้วยการปฏิเสธ และข้อคิดเห็นจากผู้อนุมัติ

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

การสาธิตการอนุมัติสมัยใหม่สำหรับผู้อนุมัติรายเดียว