Gør dig klar til Microsoft Copilot og agenter med Avanceret SharePoint-administration

Microsoft Copilot og agenter fungerer bedst for din organisation, når dit indhold er opdateret og veladministreret. Copilot og agenter henter data fra Microsoft Graph og respekterer eksisterende tilladelser, delingsindstillinger og politikker.

I denne artikel beskrives det, hvordan du forbereder dit miljø til brug af Copilot og agent ved hjælp af funktionerne i Avanceret SharePoint-administration.

Trin 1: Brug af vurdering af indholdsstyring

Vurderingshubben for indholdsstyring giver administratorer brugbar indsigt og anbefalinger. Den kører en pakke med vigtige rapporter, der viser vigtige resultater og kategoriserer websteder, der kan kræve opmærksomhed.

Vurdering af indholdsstyring giver administratorer en enkel og guidet proces til at:

• Identificer potentielt overdelt indhold
• Finde problemer eller risici (f.eks. inaktive websteder eller websteder uden ejer)
• Definer Copilot-parathed til organisationen
• Sørg for overholdelse af angivne standarder, og oprethold dataintegritet
• Få handlingsrettede anbefalinger til afhjælpning
• Følg fremskridt over tid med tilbagevendende vurderinger

Denne hub hjælper med at gøre indholdsstyring tilgængelig og anvendelig, selv for administratorer, der måske ikke har dyb teknisk ekspertise endnu.

Få adgang til vurderingshubben for indholdsstyring

1. Vælg Avanceret administration i navigationsruden i SharePoint Administration.

2. Vælg Start bedømmelsesopgave.

Når vurderingen er færdig, skal du gennemse resultaterne og træffe passende foranstaltninger. Kør vurderingen igen hver 30. dag for at spore dine fremskridt og løse eventuelle nye problemer.

Trin 2: Anvende administration og arkivering af webstedets livscyklus

Politikker for administration af webstedslivscyklus og arkivering hjælper med at sikre, at dine websteder er opdaterede, overholder angivne standarder og bruger lagerplads effektivt. Disse funktioner hjælper med at sikre, at Copilot- og agentoplevelser refererer til aktuelt indhold og kan reducere lageromkostningerne.

Administration af livscyklus for websted

Politikker for administration af websteds livscyklus hjælper med at reducere indholdsspredning ved at automatisere processen med at sikre, at organisationens SharePoint-websteder er veladministrerede.

Når du konfigurerer politikker for administration af livscyklus for webstedet, identificerer systemet automatisk potentielle problemer. Du kan konfigurere håndhævelseshandlinger og mailbeskeder, der beder webstedsejere eller administratorer om at reagere.

Få vist eller oprette politikker for administration af livscyklus for websteder

1. Vælg Administration af livscyklus for websted i navigationsruden i SharePoint Administration.

2. Vælg Åbn under en kategori, f.eks. Inaktive webstedspolitikker, Politikker for webstedsejerskab eller Politikker for webstedsbekræftelse.

Politikker for administration af livscyklus for websteder

Politikker for administration af livscyklus for websteder omfatter følgende:

• Politikker for ejerskab af websteder , der understøtter effektiv webstedsadministration og reducerer risikoen for ejerløse websteder. Du kan angive et minimumsantal ejere eller administratorer og automatisere meddelelser, når webstederne ikke opfylder kriterierne.
• Inaktive webstedspolitikker , der automatisk registrerer inaktive websteder og underretter webstedsejere via mail.
• Politikker for attestering af websteder beder webstedsejere eller webstedsadministratorer om at kontrollere og bekræfte nøjagtigheden af webstedsoplysninger, herunder webstedets nødvendighed, ejere, medlemmer, tilladelser og indstillinger for deling.

Microsoft 365-arkiv

Brug Microsoft 365 Arkiv til at bevare inaktivt indhold, f.eks. ejerløse eller inaktive websteder. Denne fremgangsmåde hjælper med at reducere dit lagerforbrug og forbedrer Copilot-optimeringen. Når du arkiverer et websted:

• Webstedet flyttes til et Microsoft 365 Arkiv-lagerniveau.
• Webstedet bruger ikke længere aktiv SharePoint-lagerkvote.
• Indhold, tilladelser og metadata bevares.
• Brugere kan ikke få adgang til webstedet, før det er genaktiveret.
• Copilot er ikke oplært i arkiveret indhold.

Du kan administrere arkiverede websteder på siden Arkiverede websteder .

Konfigurer og brug Microsoft 365 Arkiv

Se de følgende ressourcer:

• Konfigurer Microsoft 365 Arkiv
• Administrer Microsoft 365 Arkiv
• Slutbrugeroplevelse i Microsoft 365 Arkiv

Trin 3: Undgå utilsigtet overdeling

Juster delingsindstillingerne for SharePoint og OneDrive for at forhindre utilsigtet overdeling i Copilot- og agentoplevelser. Brug dataadgang, styringsrapporter og -indsigt til at identificere og prioritere risici for overdeling. Begræns adgangen til følsomt indhold.

Juster indstillinger for deling for SharePoint og OneDrive

Som standard angiver SharePoint delingsindstillinger til den mest restriktive indstilling. Du kan angive delingsindstillinger for SharePoint, OneDrive og links til filer eller mapper.

Du kan også angive udløbs- og tilladelsesindstillinger for links.

Juster delingsindstillinger

1. I navigationsruden i SharePoint Administration skal du udvide Politikker og derefter vælge Deling.

2. Start øverst, angiv dine indstillinger, og vælg derefter Gem.

   Du kan få hjælp til denne opgave under Administrer indstillinger for deling for SharePoint og OneDrive.

Brug styringsrapporter om dataadgang til at identificere risici for overdeling

Rapporter om dataadgangsstyring hjælper dig med at identificere websteder, der indeholder potentielt overdelt eller følsomt indhold.

Der findes adskillige rapporter, herunder snapshotrapporter og aktivitetsrapporter.

Få adgang til styringsrapporter for dataadgang

1. I SharePoint Administration skal du udvide Rapporter og derefter vælge Styring af dataadgang.

2. Vælg Vis rapporter under en kategori.

Start med disse rapporter

• Rapporten over grundlinje for webstedstilladelser hjælper dig med at forstå din organisations samlede adgangseksponering. Denne rapport giver dig et øjebliksbillede, der viser din aktuelle tilladelsesstruktur på tværs af SharePoint- og OneDrive-websteder og gør det muligt at identificere websteder, der kræver øjeblikkelig handling.
• Rapporten om webstedstilladelser for brugere viser alle de websteder, som en given bruger kan få adgang til, så du kan afgøre, om tilladelserne skal justeres.
• Aktivitetsbaserede rapporter:
  • Rapporten Alle undtagen eksterne brugere (EEEU) hjælper dig med at identificere de 100 vigtigste websteder, hvor indhold er blevet delt med hele organisationen inden for de seneste 28 dage, og hvor sikkerhedspolitikker er anvendt på disse websteder.
  • Aktivitetsrapporterne for delingslinks hjælper dig med at identificere websteder, hvor brugerne har oprettet flest delingslinks inden for de seneste 28 dage. Du kan se en liste over websteder med det højeste antal "Alle"-links, "People in the organization"-links og "Specifikke personer"-links.

Brug AI-indsigt til at fortolke rapportens resultater

Funktionen AI-indsigt reducerer den manuelle indsats, der kræves for at gennemse rapporter, og hjælper med at afhjælpe problemer med indholdsstyring. Den bruger en sprogmodel til at identificere mønstre og potentielle problemer ved rapportering og giver handlingsrettede anbefalinger til at løse problemer.

Hvor det er tilgængeligt, kan du bruge AI-genereret indsigt til at hjælpe med at fortolke rapportresultater og identificere anbefalede handlinger.

Funktionen AI-indsigt er tilgængelig for disse rapporter:

• Deling af links, aktivitetsrapporter
• Øjebliksbillede af følsomhedsmærkat
• Politik for inaktive websteder, som hjælper med at identificere inaktive websteder. Når politikken er kørt, kan du hente en rapport i CSV-format.
• Rapporter over ændringsoversigt , som viser webstedshandlinger eller ændringer af organisationsindstillinger, der er foretaget inden for de seneste 180 dage

Generér AI-indsigt

1. I navigationsruden i SharePoint Administration skal du udvide Rapporter og vælge en indstilling, f.eks. Dataadgangsstyring eller Ændringsoversigt.

2. Vælg en rapport, se efter knappen Få AI-indsigt , og vælg den derefter for at generere AI-indsigt.

Begræns adgangen til fortroligt indhold

Begræns om nødvendigt adgang til webstedet ved hjælp af Restricted adgangskontrol for at forhindre overdeling. Ved at bruge Restricted adgangskontrol, you grant access to SharePoint sites by using groups, such as Microsoft Entra security groups or Microsoft 365 groups. Brugere, der ikke er en del af den angivne gruppe, kan ikke få adgang til webstedet eller dets indhold, også selvom de tidligere havde adgang via tilladelser eller et link.

Brug din politik for Begrænset adgangskontrol til at:

• Begrænse webstedsadgangen til en defineret gruppe af brugere
• Undgå bred eller utilsigtet adgang
• Sørg for, at kun autoriserede brugere kan få adgang til indhold og se det i Copilot

Begræns adgang til websted

1. Konfigurer eller identificer en sikkerhedsgruppe i Microsoft Entra eller en Microsoft 365-gruppe (se Microsoft Entra: Gruppetyper).

2. I navigationsruden i SharePoint Administration skal du udvide Politikker og derefter vælge Adgangskontrol.

3. Vælg indstillingen Aktivér begrænsning af webstedsadgang .

   Hvis du vil give webstedsadministratorer mulighed for at styre, hvem der kan få adgang til deres websteder, skal du vælge Uddeleger kontrol af webstedsadgangsbegrænsning til webstedsadministratorer.

4. Vælg Gem.

Få mere at vide under Begræns adgang til et SharePoint-websted.

Kontrollér indholdsregistrering på websteder med høj risiko

Hvis du har højrisikowebsteder, hvor du vil forhindre utilsigtet registrering i Copilot- eller agentoplevelser, skal du bruge Restricted Content Discovery for disse websteder.

Restricted Content Discovery hjælper med at:

• Undgå, at indhold vises i Copilot- eller agentoplevelser og i søgeforespørgsler for hele organisationen
• Reducer utilsigtet eksponering, mens webstedstilladelser forbliver uændrede

Begrænset indholdsregistrering er nyttig til indhold, der skal forblive tilgængeligt, men som ikke skal kunne registreres i alle sammenhænge.

Identificer højrisikowebsteder

1. Brug dine værktøjer og rapporter, f.eks. SharePoint Administration Agent og styringsrapporter for dataadgang, til at få vist disse risikosignaler:

   • Bred deling via "Alle", "Alle" og links til hele organisationen
   • Store målgrupper med for mange tilladelser
   • Brudt nedarvning af tilladelser og komplekse adgangsmodeller
   • Følsomt indhold med svag beskyttelse
   • Ikke-navngivne eller offentlige websteder
   • Manglende styring af ejerløse, inaktive eller ikke-gennemgåede websteder

   Websteder, hvor flere risikosignaler overlapper hinanden, betragtes som højrisikowebsteder. Eksempler:

   • Websteder, der indeholder følsomme data, og som har delingslinks af typen "Alle"
   • Offentlige websteder uden ejer
   • Store målgrupper med brudt nedarvning af tilladelser

2. Brug avancerede administrationsværktøjer og rapporter i SharePoint til at fremhæve websteder med overdelings- eller eksponeringsrisiko.

   • Styringsrapporter for dataadgang, f.eks. rapporter over webstedstilladelser og aktivitetsrapporter for delingslink
   • AI-indsigt
   • SharePoint-Administration Agent

3. Opret en liste over websteder med høj risiko, som du vil forhindre i at opdage indhold.

Begræns indholdsregistrering

1. I SharePoint Administration skal du udvide Websteder og derefter vælge Aktive websteder.

2. Vælg et websted for at åbne dets pop op-vindue. Vælg fanen Indstillinger på pop op-vinduet.

3. Vælg Til, under Begræns indholdsregistrering. Vælg derefter Gem.

Du kan finde flere oplysninger i Begrænse registrering af SharePoint-websteder og indhold.

Trin 4: Brug SharePoint Administration Agent

SharePoint Administration Agent svarer på dine spørgsmål ved at indsamle de relevante data og rapporter, tilbyde analyser og anbefalinger og foreslå andre prompter. Stil et spørgsmål, f.eks. "Vis mig, hvordan mit indhold er fordelt på tværs af min lejer", og få nyttige oplysninger med forslag til prompter og næste trin.

Åbn SharePoint Administration-agenten

Benyt en af følgende fremgangsmåder:

• I Microsoft Copilot-appen skal du udvide Agenter og søge efter SharePoint Administration Agent.
• I SharePoint Administration skal du vælge knappen Copilot og derefter vælge knappen Vis prompter i nederste hjørne af ruden Copilot.
• Vælg Apps i Microsoft Teams, og søg derefter efter SharePoint Administration Agent.

Du kan finde flere oplysninger under SharePoint Administration Agent.

Trin 5: Implementere procedurer til sikkerhedskopiering og gendannelse

Forretningskontinuitet kræver en løsning til sikkerhedskopiering og gendannelse, f.eks. Microsoft 365-sikkerhedskopi. I tilfælde af utilsigtet eller ondsindet sletning eller overskrivning af data er det vigtigt, at dine data er beskyttet og nemt at gendanne.

Med Microsoft 365-sikkerhedskopi:

• Data forlader aldrig grænsen for Microsoft 365-datatillid og respekterer de geografiske placeringer for din aktuelle dataopbevaring.
• Sikkerhedskopier kan ikke foranderes, medmindre administratoren af sikkerhedskopieringsværktøjet udtrykkeligt sletter dem.
• OneDrive, SharePoint og Exchange har flere fysisk redundante kopier af dine data for at afhjælpe virkningen af fysiske katastrofer.

Kom i gang med Microsoft 365-sikkerhedskopi

1. Udvid Indstillinger i navigationsruden i Microsoft 365 Administration, og vælg derefter Microsoft 365-sikkerhedskopi.

2. Gennemse oplysningerne på siden for at få mere at vide og komme i gang.

Du kan få mere at vide om Microsoft 365-sikkerhedskopi i følgende ressourcer:

• Oversigt over Microsoft 365-sikkerhedskopi
• Konfigurer Microsoft 365-sikkerhedskopi
• Opret, få vist og rediger politikker for sikkerhedskopiering i Microsoft 365-sikkerhedskopi
• Gendan data i Microsoft 365-sikkerhedskopi