Réponse aux demandes des personnes concernées (DSR) dans Viva Glint

Les administrateurs Viva Glint, désignés par votre Administration globale Microsoft 365, peuvent utiliser la fonctionnalité d’administration intégrée au produit pour répondre aux DSR des participants à l’enquête Viva Glint. En savoir plus sur les DSR.

Pour plus d’informations sur la prise en charge d’une demande de suppression de données, consultez Supprimer les données utilisateur de Viva Glint. Pour plus d’informations sur l’exportation des données utilisateur, consultez la section Utiliser la fonctionnalité People pour exporter les réponses.

Importante

Vous pouvez avoir plusieurs expériences Viva Glint dans votre client. Comme chaque expérience fonctionne indépendamment, les données personnelles des utilisateurs peuvent être réparties entre plusieurs expériences. Pour cette raison, les utilisateurs doivent demander la suppression des données (DSR) pour chaque instance dont ils font partie.

Supprimer les données utilisateur

Attention

La suppression des données utilisateur dans Viva Glint est un processus irréversible. En savoir plus sur les contrôles de suppression de données Viva Glint.

Lorsque Viva Glint reçoit le signal de suppression d’une demande de personne concernée (DSR) ou de Microsoft Entra ID pour un utilisateur, ils ne sont pas immédiatement supprimés. L’enregistrement d’employé d’un utilisateur est dans un état de suppression réversible depuis 30 jours. Pendant cette période, l’enregistrement de l’employé peut être modifié de son état de suppression réversible et mis à jour vers le status fourni dans le fichier SIRH. Après la période de 30 jours, toutes les données relatives à l’employé sont définitivement supprimées conformément aux contrôles des données utilisateur. Si une personne supprimée définitivement doit être rétablie, ses données doivent être chargées comme s’il s’agissait d’un nouvel employé pour créer un nouvel enregistrement.

Lorsqu’un utilisateur est supprimé de Glint, il est supprimé des listes de distribution et des enquêtes futures. Les définitions de rôle de l’utilisateur et ses autorisations de rapport sont supprimées. Si l’utilisateur a des rapports directs, leurs rapports sont affectés à un nom d’espace réservé, qui peut être mis à jour ultérieurement. Suivez ces étapes pour faciliter une mise à jour rétroactive du téléchargement par l’utilisateur si les données d’enquête antérieures reflètent le nouveau gestionnaire.

Procédure de suppression d’utilisateurs

  1. Dans le tableau de bord de l’administrateur, sélectionnez le symbole Configuration, puis dans Employés, choisissez People.
  2. Recherchez l’utilisateur dans le champ Rechercher des People.
  3. Sur le profil de l’utilisateur, sélectionnez Supprimer l’utilisateur dans le menu déroulant Actions .
  4. Une zone de confirmation Supprimer l’utilisateur s’affiche avant de confirmer l’action de suppression.
  5. Sélectionnez Supprimer pour confirmer l’action de suppression.
  6. Revenez à la page People et vérifiez que l’utilisateur n’apparaît pas dans la liste Tous, Employés actifs ou Inactifs.
  7. Revenez au tableau de bord d’administration et sélectionnez Journal d’audit d’activité dans la section Configuration du service . L’action de suppression de l’utilisateur doit être répertoriée dans la colonne Événement et son status doit être « Réussite ». La colonne Détails doit afficher « Supprimé ».
  8. Les réponses aux enquêtes et les données identifiables des utilisateurs supprimés, ainsi que les rapports correspondants sont mis à jour conformément aux contrôles de données utilisateur.

Utiliser la fonctionnalité People pour exporter les réponses

En tant qu’Administration Viva Glint, vous envoyez les attributs utilisateur et les réponses brutes du participant à l’enquête directement au participant à l’enquête, sans les afficher. Les attributs sont renseignés à partir des données envoyées à Viva Glint dans votre fichier de système d’information des ressources humaines (SIRH).

Procédure d’exportation des données utilisateur

  1. Dans le tableau de bord de l’administrateur, sélectionnez le symbole Configuration, puis dans Employés, choisissez People.
  2. Recherchez l’utilisateur dans le champ Rechercher des People.
  3. Sur le profil de l’utilisateur, sélectionnez Envoyer les données de l’utilisateur dans le menu déroulant Actions .
  4. Dans le curseur Envoyer les données de l’utilisateur :
    1. Entrez une adresse e-mail dans le champ Adresse Email personnelle de l’utilisateur si les données doivent être envoyées à une adresse e-mail personnelle. Si ce n’est pas le cas, entrez l’adresse e-mail professionnelle de l’utilisateur.
    2. Il existe la possibilité d’inclure des réponses brutes à l’enquête. Sélectionnez cette option pour inclure les enquêtes de réponses de l’utilisateur. Les données ne peuvent pas être extraites au cours d’une enquête en direct.
    3. Dans le curseur Envoyer les données utilisateur , tous les attributs de votre fichier SIRH sont présélectionnés.
      1. Sélectionnez Effacer tout , puis sélectionnez les attributs que vous souhaitez exporter, ou
      2. Excluez les attributs de l’exportation en les désélectionnant.
  5. Sélectionnez Envoyer. Le message « Exportation des données utilisateur réussie » s’affiche.
  6. Envoyez à l’employé qui en fait la demande le fichier chiffré et compressé des données de l’utilisateur qui sont téléchargées sur votre appareil.
  7. L’employé reçoit un e-mail avec un mot de passe pour déchiffrer son dossier compressé.

Capture d’écran de l’e-mail qu’un utilisateur reçoit après l’exportation de ses données depuis Viva Glint, y compris un mot de passe pour accéder à son fichier compressé et crypté.

Corriger les données utilisateur

Attention

  • N’effectuez pas de mise à jour rétroactive lorsqu’une enquête Viva Glint est en ligne.
  • Les données utilisateur supprimées ne peuvent pas être mises à jour rétroactivement.

En tant que Administration Viva Gint, vous pouvez mettre à jour les données actuelles ou les données antérieures des employés liées à des cycles d’enquête fermés.

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