Impulsione a adoção do processamento de documentos para o Microsoft 365

O processamento de documentos do Microsoft 365 é um conjunto de serviços baseados em nuvem que usa IA (inteligência artificial) para automatizar o processamento de conteúdo e extrair conhecimento de dados não estruturados. Esses serviços ajudam a transformar seu conteúdo em informações estruturadas e acionáveis que podem ser facilmente pesquisadas, analisadas e reutilizadas em toda a organização.

Ao integrar o processamento de documentos aos seus fluxos de trabalho, você pode simplificar as operações, melhorar a conformidade e aprimorar a capacidade de descoberta. Aqui estão alguns exemplos de como os serviços podem ser aplicados:

• Organizar e gerenciar documentos. Extraia, resuma ou gere automaticamente conteúdo de arquivos carregados na biblioteca de documentos do SharePoint.

• Expandir o alcance global. Crie cópias traduzidas de um arquivo selecionado ou de um conjunto de arquivos em todos os idiomas com suporte.

• Gere automaticamente documentos de rotina. Simplifique a criação de documentos recorrentes, como relatórios de manutenção, atualizações de status ou resumos de conformidade.

• Gerar documentos em massa. Automatize a criação de grandes volumes de documentos semelhantes, como renovações de contratos ou pacotes de integração, usando ferramentas de montagem de conteúdo.

• Processar documentos de entrada. Gerencie e extraia dados de documentos comerciais de entrada, incluindo formulários de seguro, verificações de negócios e contratos de aluguel.

• Aprimore a capacidade de descoberta de conteúdo. Melhore a forma como os documentos comerciais e as informações dos funcionários, como políticas e procedimentos, são organizados e apresentados nas bibliotecas de documentos.

• Extraia detalhes específicos do conteúdo. Centralize e recupere informações importantes, como números de patentes ou dados de conformidade, para facilitar a localização e a ação.

• Suporte à conformidade e governança. Aplique o processamento de documentos para ajudar a atender aos requisitos de retenção e confidencialidade para documentos comerciais, incluindo materiais de eventos e arquivos de conferência.

Identificar cenários de negócios

Antes de implementar os serviços de processamento de documentos em sua organização, é importante identificar os cenários de negócios em que esses recursos agregam mais valor. Entender o "porquê" por trás de seus casos de uso ajuda a determinar quais recursos são mais benéficos e se o processamento de documentos é necessário. Também orienta a seleção do tipo de modelo apropriado.

Para alcançar os resultados de negócios desejados, você pode querer combinar vários recursos. Use os cenários de exemplo e os casos de uso para gerar ideias sobre como o processamento de documentos pode dar suporte aos objetivos da sua organização.

Por que isso importa

O conteúdo é a força vital da sua organização. Muitas unidades de negócios dependem do processamento de dados, geralmente usando fluxos de trabalho manuais ou semiautomatizados que envolvem várias etapas. Os serviços de processamento de documentos podem simplificar esses esforços e aprimorar suas práticas de gerenciamento de conteúdo, permitindo:

• Pesquisa e filtragem avançadas para melhorar a capacidade de descoberta e recuperação.

• Formatação condicional para simplificar a revisão e a filtragem de documentos.

• Geração de relatórios do Power BI com um clique usando metadados extraídos.

• Regras e fluxos de trabalho automatizados por meio do Power Automate.

• Imposição de conformidade por meio de rótulos de retenção e confidencialidade.

Considere o ciclo de vida do conteúdo

O conteúdo passa por um ciclo de vida típico: desde a criação e recriação até a compreensão, o processamento, a descoberta e a pesquisa. Existem muitos serviços disponíveis para apoiar sua empresa em cada um desses estágios.

Criação e reutilização de conteúdo

Dentro do ciclo de vida do conteúdo, pode haver casos de uso para automatizar a criação de conteúdo, particularmente o conteúdo transacional ou padronizado, e a montagem de conteúdo pode ser útil para isso. A montagem de conteúdo pode criar automaticamente documentos comerciais comuns ou repetitivos, como contratos, declarações de trabalho, acordos de serviço, cartas de consentimento, apresentações de vendas e outras correspondências de rotina.

Depois de identificar os tipos de documentos repetitivos, identifique a fonte de dados que pode ser usada como fonte para os documentos. Ter uma lista ou fonte de dados para preencher os documentos permite que você faça essa tarefa com mais rapidez, consistência e menos erros, criando modelos modernos e usando-os para gerar documentos.

Colaboração de conteúdo

O recurso de anotações é usado para adicionar notas e comentários ao conteúdo em bibliotecas de documentos, seja para você mesmo ou para colaborar com outras pessoas. O recurso de anotações pode ser usado sem modificar os arquivos originais, para que os registros originais sejam preservados.

Atualmente, as ferramentas de anotação incluem caneta e marca-texto, onde as cores podem ser selecionadas junto com uma borracha para remover traços de tinta e anotações anteriores. Depois de configurar uma assinatura do Azure em seu locatário para serviços pagos conforme o uso, esse recurso é habilitado para seus usuários. Talvez você queira fornecer detalhes aos usuários finais sobre o recurso, especialmente para grupos de negócios que podem marcar ou anotar documentos pesadamente.

Compreensão e processamento de conteúdo

O uso de modelos de processamento de documentos para automatizar a classificação e a extração de dados do conteúdo usando o processamento de documentos e os recursos de marcação de taxonomia ou marcação de imagens pode economizar tempo e dinheiro, minimizando o risco de erros de digitação ou informações perdidas.

Os modelos de processamento de documentos podem executar diferentes tipos de tarefas em seu conteúdo, incluindo classificação, extração e palavras-chave. A tabela a seguir mostra essas tarefas e recursos relacionados.

Conformidade de conteúdo

Os modelos de processamento de documentos também podem ser usados para adicionar conformidade, fazendo com que apliquem rótulos de confidencialidade e rótulos de retenção ao conteúdo adicionado às bibliotecas de documentos com modelos configurados com eles.

Depois que o tipo de conteúdo e os metadados estiverem disponíveis em uma biblioteca de documentos, os usuários corporativos poderão aproveitar vários recursos. Eles podem criar novas exibições do conteúdo, criar relatórios e mover o conteúdo automaticamente usando regras baseadas em metadados específicos. Além disso, eles podem projetar fluxos de trabalho de processos de negócios para tarefas como aprovações, integração de dados com outros sistemas, geração de ordens de serviço e automação de muitas tarefas que antes eram feitas manualmente.

Detectabilidade de conteúdo

O uso de serviços de processamento de documentos pode melhorar a experiência de pesquisa, pois cada parte dos metadados extraídos do conteúdo agora será pesquisável. O recurso de consulta de conteúdo permite realizar consultas específicas baseadas em metadados em bibliotecas de documentos do SharePoint. Você pode fazer consultas mais rápidas e precisas com base em valores de coluna de metadados específicos, em vez de apenas pesquisar palavras-chave.

Além de classificar e extrair dados do conteúdo adicionado a uma biblioteca do SharePoint, sua organização pode ter conteúdo atualmente bloqueado em imagens que é difícil de localizar. O serviço de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) permite extrair texto impresso ou manuscrito de imagens e documentos. Exemplos de imagens incluem pôsteres, desenhos e rótulos de produtos. Exemplos de documentos incluem artigos, relatórios, formulários e faturas. O texto é normalmente extraído como palavras, linhas de texto e parágrafos ou blocos de texto, permitindo o acesso à versão digital do texto digitalizado. As informações extraídas são indexadas na pesquisa e podem ser disponibilizadas para recursos de conformidade, como DLP (prevenção contra perda de dados ).

Planejar o início

Para começar a usar os serviços de processamento de documentos, comece avaliando o estado atual e as necessidades da sua organização em relação ao gerenciamento, processamento e análise de conteúdo. Identifique os principais repositórios de conteúdo usados por diferentes equipes e envolva-se com esses grupos para entender seus processos e cenários de negócios.

Procure oportunidades em que o manuseio manual de conteúdo possa ser automatizado. Essas tarefas podem incluir:

• Entrada e processamento de formulários ou documentos padrão (por exemplo, formulários HR ou pedidos de compras).

• Geração de conteúdo repetível em escala (por exemplo, cartas de oferta ou propostas).

• Fluxos de trabalho de anotação manual (por exemplo, revisões em papel e caneta ou ferramentas de parceiros) que podem ser transferidos para o ambiente do SharePoint.

Perguntas para orientar o planejamento de cenário

Ao avaliar quais cenários de negócios priorizar, considere as seguintes perguntas:

• Isso resolve um problema real? Concentre-se em cenários que abordam pontos problemáticos ou ineficiências.

• Será amplamente utilizado ou terá amplo impacto? Priorize casos de uso que beneficiam várias equipes ou departamentos.

• É possível obtê-lo? Certifique-se de que o cenário seja viável com suas ferramentas e recursos atuais.

• Você pode medir o sucesso? Defina métricas claras para acompanhar o impacto e os resultados.

A ferramenta de Avaliação do Microsoft 365 também pode ajudar a identificar possíveis áreas do seu ambiente do SharePoint que podem se beneficiar dos serviços de processamento de documentos.

Introdução aos modelos de site

Se você não souber por onde começar, explore os modelos de site disponíveis em seu locatário depois de configurar o pagamento conforme o uso e configurar sua assinatura do Azure. Esses modelos são:

• Pré-criado e pronto para implantação.
• Personalizável para atender às necessidades da sua organização.
• Disponível em todos os sites de equipe.

Use esses modelos para iniciar rapidamente um site profissional que ajuda a gerenciar, processar e acompanhar documentos comerciais usando vários recursos do Microsoft 365. Esses sites são ideais para:

• Demonstração de recursos para as partes interessadas de negócios.
• Acelerando o planejamento e a previsão de cenários.
• Mostrando valor para áreas de negócios como gerenciamento de contratos e contabilidade.

Eles fornecem uma base sólida para a criação de soluções que simplificam os fluxos de trabalho de documentos e melhoram o gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo.

Identificar as funções e responsabilidades para sua organização

Ao planejar seus projetos de processamento de documentos, é importante identificar quem precisa estar envolvido em sua organização. Comece mapeando os recursos que você planeja usar. Esse processo ajuda a esclarecer quais funções são essenciais.

Por exemplo, se você estiver focado no processamento de documentos, a função de administrador do SharePoint será fundamental na criação e no gerenciamento dos centros de conteúdo necessários para gerenciar modelos em escala. Se você estiver focado em recursos como OCR e conformidade, o administrador de Conformidade do Purview será necessário. Se a marcação de taxonomia for buscada, é importante entender o gerenciamento do repositório de termos corporativos ou determinar se você usa um centro de conteúdo.

Mapear funções para recursos antecipadamente ajuda a garantir que as pessoas certas estejam envolvidas e que seu projeto esteja configurado para o sucesso.

Considerações sobre instalação e configuração

O planejamento do uso de serviços de processamento de documentos envolve a determinação de quais recursos você planeja habilitar e o planejamento de custos usando a calculadora de custos do Microsoft SharePoint para ajudar a prever os custos dos serviços pagos conforme o uso. Essa ferramenta oferece uma melhor compreensão dos padrões de uso e dos custos estimados da sua organização, para que você possa tomar decisões mais informadas. Também é útil em conjunto com a ferramenta de Avaliação do Microsoft 365, que analisa sua arquitetura de informações e destaca bibliotecas com tipos de conteúdo personalizados e colunas estendidas que podem se beneficiar da automação da plataforma IA.

Lista de verificação de preparação

Para se preparar para implementar os serviços de processamento de documentos, você precisa:

1. Planejar

   • Planeje aproveitar o valor dos serviços de processamento de documentos em áreas como:
     • Pesquisar
     • Filtragem e formatação de exibição
     • Conformidade
     • Automação

2. Identificar

   • Entenda o uso de recursos de gerenciamento de conteúdo e arquitetura de informações existentes.
   • Algum tipo de conteúdo existente é bom candidato para modelos?
   • Quais processos existentes seriam melhorados por metadados?
   • Quanto conteúdo você processará?

3. Design

   • Projete sua abordagem para arquitetura de informações, metadados gerenciados e tipos de conteúdo.
   • Projete o processo de definição, criação e gerenciamento.