Importieren historischer Antwortdaten in Viva Glint

Für hochqualifizierte Benutzer bietet die erweiterte Konfiguration von Microsoft Viva Glint die Möglichkeit, externe, historische Antwortdaten für Elemente zu importieren, die zu Elementen tendieren, die Sie für Ihr Viva Glint-Umfrageprogramm auswählen.

1. Erfahren Sie mehr über die Perspektive von Viva People Science

Es ist üblich, dass eine Organization die gleichen Umfragepunkte stellt, mit denen Führungskräfte vertraut sind. Überprüfen Sie die Elemente erneut, um sicherzustellen, dass sie mit der aktuellen Strategie Ihrer Organization übereinstimmen, und berücksichtigen Sie diese Viva People Science-Faktoren, bevor Sie mit historischen Importen fortfahren:

• Wann haben Sie Ihre letzte Umfrage durchgeführt?
  Wie aktuell sind Ihre Daten? Hat Ihr Unternehmen bedeutende Veränderungen wie eine organisatorische Umstrukturierung oder ein erhebliches Wachstum oder einen erheblichen Personalabbau durchlaufen? Wenn größere Änderungen wie diese aufgetreten sind, sind historische Daten als Vergleich möglicherweise nicht aussagekräftig, insbesondere wenn die Daten älter als ein Jahr sind.

• Wie ist Ihre vorherige Antwortskala im Vergleich zu der von Viva Glint?
  Die Antwortskala von Glint ist eine Likert-Skala von eins bis fünf, die von starker Ablehnung bis hin zu starker Zustimmung reicht. Wenn Ihre vorherigen Elemente nicht genau diesen Maßstab verwenden, ist es schwierig, Elemente zuzuordnen, um aussagekräftige Vergleiche anzustellen.

• Werden Ihre Gegenstände Viva Glint-Elementen zugeordnet?
  Wenn Sie Viva Glint-Standardelemente überprüfen, werden diese Elemente Ihren vorherigen Elementen zugeordnet? Es ist wichtig, die Absicht der Frage und den Referenten zu berücksichtigen. Wenn die Elemente nicht mit Viva Glint-Elementen übereinstimmen, sind die Vergleiche nicht relevant.

• Fördert der Import historischer Daten Ihre Interaktionsstrategie?
  Das Importieren historischer Daten für eine Nicht-Viva Glint-Quelle kann komplex sein. Verschiedene Anbieter verwenden verschiedene Ergebnismessungen, Skalen und Frageformulierungen. Die Ergebnisse früherer Elemente in Viva Glint führen nicht oft zu einem modernen Ansatz für das Engagement und führen oft zu einem weniger agilen Ansatz.

2. Voraussetzungen überprüfen

Daten aus einer externen Quelle müssen die hier aufgeführten Voraussetzungen erfüllen, um für den Import in Viva Glint berechtigt zu sein. Wenn Ihre Daten diese Anforderungen nicht erfüllen, importieren Sie den Import nicht über das Feature "Externer Import mit erweiterter Konfiguration".

Umfrageprogramm

• Der Vertraulichkeitsschwellenwert für Ihr Viva Glint-Umfrageprogramm ist gleich oder größer als die Quellumfrage für die externen Daten.
• Die Daten werden in eine wiederkehrende oder Ad-hoc-Umfrage importiert.

Umfrageelemente

• Externe Daten sind an Elemente gebunden, die Viva Glint-Elementen zugeordnet sind.
• Die Antwortskala für bewertete Elemente ist mit Viva Glint kompatibel:
  • 5-Punkte-Likert-Skala: 1 = stimme überhaupt nicht zu, 2 = stimme nicht zu, 3 = keines von beiden, 4 = stimme zu, 5 = stimme voll und ganz zu.
  • Umgekehrte 5-Punkt-Likert-Skalen müssen vor dem Import in Viva Glint konvertiert werden.

Daten des Befragten

• Rohdaten auf Befragtenebene, KEINE aggregierten Daten.
• Alle Befragten werden mit ihrer eindeutigen Mitarbeiter-ID identifiziert.
• Externe Datenattribute und Werte werden Werten in Viva Glint zugeordnet.
• Das Dateilayout entspricht den Anforderungen von Viva Glint:
  • Horizontales Layout mit individuellen Antwortdaten und Attributen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Datendateien vorbereiten ".

3. Historische Vermessungsgegenstände kartieren

Führen Sie eine Zuordnung von historischen und Viva Glint-Elementen durch , um genau zu bestimmen, wo Sie Trends in der Berichterstellung sehen.

4. Richten Sie ein Umfrageprogramm ein

Richten Sie Ihr Viva Glint-Programm ein, einschließlich der Elemente, die bei Ihren externen Umfragedaten im Trend liegen.

Nach Abschluss des Setups:

1. Wechseln Sie zur Programmzusammenfassung der Umfrage, und wählen Sie Aktionen aus.

2. Wählen Sie im Dropdownmenü Programminhalt exportieren aus.

3. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld Umfrageinhalt aus, wählen Sie mindestens eine Sprache und ein Exportformat aus.

4. Wählen Sie "Exportieren " aus, um einen komprimierten Ordner (.zip) auf Ihr Gerät herunterzuladen.

5. Die im heruntergeladenen Ordner enthaltene Fragendatei enthält eine Spalte mit der Frage-ID (Nicht bearbeiten). Dieses Feld enthält eindeutige Frage-ID-Werte, die zu Spalten in der Rohbewertungsdatei werden, die in Viva Glint importiert wird.

5. Datendateien vorbereiten

Externe Importe historischer Daten erfordern drei Datendateien mit jeweils eigenen Anforderungen. Um ein Beispiel für jede Datei anzuzeigen, wählen Sie den Dateinamen in der folgenden Tabelle aus.

Benutzerdatei

Um historische Daten zu importieren und Berichte zu erstellen, fügen Sie zunächst alle historischen Mitarbeiter mit einem Mitarbeiterimport zu Viva Glint hinzu. Diese Datei enthält alle Mitarbeiter aus einer historischen, externen Quelle, die so formatiert sind, dass sie mit Ihrem Viva Glint-Attribut-Setup übereinstimmen. Sehen Sie sich diese Beispielbenutzerdatei an.

Stellen Sie sicher, dass:

• Die Attributeinrichtung in Viva Glint ist abgeschlossen.
• Mitarbeiter-IDs und E-Mail-Adressen zwischen aktuellen Viva Glint und früheren Benutzern sind angeglichen.
• Sie beziehen genaue Beziehungen zwischen Mitarbeiter- und Vorgesetzten-ID ein, um Ihre Vorgesetztenhierarchie für historische Daten und Berichte zu berechnen.
• Attribute und Werte zwischen aktuellen Viva Glint- und historischen Benutzern sind angeglichen.
  • Beispiel: Abteilung = Personalwesen zeigt keinen Trend mit Abteilung = HR.
• Abgeleitete Attribute (falls eingerichtet), Zugehörigkeitsgruppen und Altersgruppen, werden deaktiviert, bevor Sie Verlaufsdaten importieren. Berechnen Sie manuell Altersgruppen und Betriebszugehörigkeit basierend auf dem Startdatum der Umfrage für historische Daten. So deaktivieren Sie:
  • Wechseln Sie zu Konfiguration, und wählen Sie People aus.
  • Wählen Sie Aktionen und dann Benutzerattribute verwalten aus.
  • Wählen Sie im Abschnitt Abgeleitete Attribute die Option Abgeleitete Attribute verwalten aus.
  • Deaktivieren Sie "Tenure-Gruppen" und "Altersgruppen ", und wählen Sie "Änderungen speichern" aus.
  • Wenn Sie Ihrem Attribut-Setup nach Abschluss des Verlaufsimports wieder Ableitungen von Zugehörigkeitsgruppen und Altersgruppen hinzufügen möchten, kehren Sie zur Seite "Benutzerattribute verwalten " zurück, und wählen Sie die Attribute erneut aus und ordnen Sie sie neu zu.

Rohergebnisdatei

Ihre Rohbewertungsdatei sollte in einem horizontalen Layout vorliegen und einen E-Mail-Adresswert zur Identifizierung der einzelnen Benutzer sowie Spalten mit Frage- und Kommentardaten enthalten. Sehen Sie sich diese Beispiel-Rohergebnisdatei an.

• Erste Spalte:
  • E-Mail, die lauten muss: Benutzer-E-Mail
• Zusätzliche Spalten:
  • Frage-IDs: Verwenden Sie eindeutige Frage-IDs, die in Schritt 4 exportiert wurden. Richten Sie ein Umfrageprogramm ein , um Ihren historischen Antwortdaten Viva Glint-Frage-IDs zuzuweisen.
    • Wichtige Ergebnispunkte: Stellen Sie sicher, dass diese Elemente in Ihrer Rohbewertungsdatei enthalten sind (z. B. eSat und Empfehlen). Wenn Viva Glint Key Outcome-Elemente in Verlaufsdaten nicht vorhanden sind, schließen Sie die Fragen-IDs als leere Spalten in Ihre Rohergebnisdatei ein.
    • Kommentare zur Bewertungsfrage: Für offenes Feedback im Zusammenhang mit Bewertungsfragen platzieren Sie eine Spalte rechts neben der Fragespalte, und fügen Sie _COMMENTS zur Frage-ID hinzu.
    • Offene Fragen: Verwenden Sie das gleiche Spaltenlayout wie für Kommentare zur Bewertung von Fragen, füllen Sie jedoch 0 auf, wenn ein Kommentar vorhanden ist, und -1, wenn kein Kommentar vorhanden ist. Weitere Informationen zum Bereinigen von offenem Feedback vor dem Import in Viva Glint finden Sie im Abschnitt "Bereinigung von Kommentaren ".
    • Fragen mit Mehrfachauswahl: Trennen Sie numerische Antwortwerte durch einen Doppelpunkt (:). Wenn Sie Rohdaten importieren, die aus Viva Glint exportiert wurden, konvertieren Sie Textantworten in numerische Antworten. Beispiel: Wenn ein Benutzer die Antwortoptionen zwei, drei und fünf auswählt, sollte sein Antwortwert wie folgt lauten: 2:3:5. Wenn Kommentare an Antworten angehängt werden, verwenden Sie das gleiche Spaltenlayout wie bei der Bewertung von Fragekommentaren.

Bereinigung von Kommentaren

Um sicherzustellen, dass offenes Feedback aus Verlaufsdaten keine Importfehler verursacht und im Kommentarbericht ordnungsgemäß angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Kommentare zu sauber zu gestalten.

Um Sonderzeichen und Formatierungen beizubehalten, verwenden Sie den Textimport-Assistenten , um Daten in Excel zu importieren.

• Ersetzen Sie alle umgekehrten Schrägstriche (\) durch Schrägstriche ( / ).

  • Zum Beispiel: Ersetzen Mein Vorgesetzter ist freundlich\fürsorglich. mit Mein Vorgesetzter ist freundlich/fürsorglich.

• Ersetzen Sie Wörter oder Ausdrücke, die in doppelte Anführungszeichen (" ") eingeschlossen sind, durch einfache Anführungszeichen (' ').

  • Zum Beispiel: Ersetzen Ich schätze das "Qualitätssicherungs"-Team.mit Ich schätze das "Qualitätssicherungs"-Team.

• Schließen Sie alle Kommentare nur dann in doppelte Anführungszeichen (" ") ein, wenn sie Kommas, Zeilenumbrüche, Anführungszeichen oder andere Zeichen enthalten, für die beim Speichern als .csv mit UTF-8-Codierung CSV-Escape-Zeichen erforderlich sind. Kommentare ohne diese Zeichen benötigen keine doppelten Anführungszeichen.

  • Zum Beispiel: Umschließen Mein Vorgesetzter unterstützt mich, besonders in Stoßzeiten. as "Mein Vorgesetzter unterstützt mich, besonders in Stoßzeiten.**", da es ein Komma enthält.

  Hinweis

  Überprüfen Sie Daten in einer Texteditoranwendung (z. B. Sublime oder Editor), um sicherzustellen, dass Kommentare nicht in mehrere doppelte Anführungszeichen eingeschlossen sind. Zum Beispiel: "Dies ist mein Kommentar."

Datei des befragten Benutzers

Ihre Befragtenbenutzerdatei muss die folgenden Felder für die Umfrageteilnehmer enthalten, die mit Ihren Verlaufsdaten verknüpft sind. Sehen Sie sich diese Beispieldatei des befragten Benutzers an.

• E-Mail-Adresse: Muss mit "E-Mail-Adresse" beschriftet sein
• Vorname: Die Bezeichnung muss mit Ihrer Attributeinrichtung übereinstimmen
• Nachname: Die Bezeichnung muss mit Ihrer Attributeinrichtung übereinstimmen
• Mitarbeiter-ID: Die Bezeichnung muss mit Ihrer Attributeinrichtung übereinstimmen
• Status: Die Bezeichnung muss mit Ihrer Attributeinrichtung übereinstimmen

6. Benutzer importieren

Um Benutzer und Attribute für Verlaufsdaten einzurichten, importieren Sie Ihre vorbereitete Benutzerdatei auf die Viva Glint People-Seite.

• Importieren von Mitarbeiterdaten.
• Erstellen Sie eine Verteilerliste mit diesen historischen Mitarbeitern.
• Aktualisieren Sie den Abschnitt Verteilung Ihres Umfrageprogramms mit Ihrer neuen Verteilerliste.

7. Externe Daten importieren

Um Ihren externen, historischen Import abzuschließen, greifen Sie auf die Seite Erweiterte Konfiguration von Viva Glint zu. Wenn Sie keinen Zugriff haben, überprüfen Sie Folgendes:

• Sie haben die Benutzerrolle "Dienst-Admin".
• Das Feature "Erweiterte Konfiguration" ist für Sie als Benutzer aktiviert.

So importieren Sie frühere Benutzer und ihre Antworten:

1. Wählen Sie in Ihrem Admin-Dashboard das Konfigurationssymbol und dann unter Servicekonfigurationdie Option Erweiterte Konfiguration aus.

2. Wählen Sie im Menü links die Option Externer Import aus.

3. Treffen Sie auf der Seite "Externer Import " eine Auswahl zum Importieren Ihrer Daten:

   1. Manueller Modus: Lassen Sie diesen Schalter deaktiviert.

   2. Name der Umfrage: Wählen Sie Ihre Umfrage aus der Dropdownliste aus.

   3. Ausnahmedatum: Dieses Feld bestimmt das Startdatum, das in der Berichterstellung für diese Umfrage angezeigt wird, und muss mindestens eine Woche vor dem aktuellen Datum liegen und darf sich nicht mit geplanten Umfragen in diesem Programm überschneiden.

      Achtung

      Wenn Sie ein Datum auswählen, das drei oder weniger Tage vor dem aktuellen Datum liegt, kann dies dazu führen, dass unerwünschte E-Mail-Einladungen an Mitarbeiter gesendet werden.

   4. Rohergebnisdatei: Wählen Sie "Datei auswählen " aus, und navigieren Sie zu Ihrer Rohergebnisdatei.

   5. Neuer Name der Verteilerliste: Geben Sie einen Namen für eine Verteilerliste ein, der nur für den historischen Import verwendet wird und nicht auf Ihrer Verteilerlistenseite angezeigt wird. Empfohlen: External-import-yyyymmdd.

   6. Benutzerdatei: Wählen Sie "Datei auswählen " aus, und wählen Sie die Datei des befragten Benutzers aus.

   7. Möchten Sie Daten an einen Umfragezyklus anhängen?: Lassen Sie diesen Schalter deaktiviert. Diese Einstellung dient zum Korrigieren der Antworten in einer Viva Glint-Umfrage.

   8. Menü "Zusätzliche Optionen": Eingeklappt lassen, nicht zutreffend

4. Wählen Sie Vorschau aus, und überprüfen Sie die angezeigten Summen, Warnungen und Anzahlen pro Frage .

   

5. Stellen Sie sicher, dass:

   1. Benutzer in der Benutzerdatei entspricht der Anzahl der Benutzer in Ihrer Respondent User-Datei.
   2. Die Benutzer in der Bewertungsdatei entsprechen der Anzahl der Benutzer in Ihrer Rohbewertungsdatei.
   3. Die Bewertung von fehlenden Benutzern in der Benutzerdatei ist 0.
   4. Benutzerdatei Benutzer nicht in der Bewertungsdatei entspricht der Anzahl der Personen, die eingeladen wurden, aber nicht auf die Umfrage geantwortet haben.
   5. Wenn die Anzahl pro Frage erweitert wird, entspricht sie den erwarteten Anzahlen für jeden Kommentar und Antwortwert.

6. Nachdem Sie die Vorschau bestätigt haben, wählen Sie Speichern aus.

7. Jeder Abschnitt unten auf der Seite wird während der Verarbeitung gelb und alle grün, wenn der Import abgeschlossen ist.

   

8. Problembehandlung bei Warnungen und Fehlern

Wenn während des Imports Probleme auftreten, verwenden Sie diese Anleitung unter den folgenden Links, um Probleme zu beheben.

• Fehler: Doppelter Eintrag
• Fehler: Überschneidung von Ausnahmedatum
• Fehler: Fehlendes Pflichtfeld
• Fehler: Benutzer nicht im Client

9. Bestätigen Sie die erwarteten Ergebnisse in Ihrem Dashboard

Nachdem Ihr externer Import in Viva Glint erfolgreich verarbeitet wurde, wechseln Sie zu Ihrem Dashboard und Ihren Berichten, um zu überprüfen, ob Bewertungen und Daten wie erwartet angezeigt werden. Stellen Sie sicher, dass:

• Berichtshierarchien werden wie erwartet angezeigt.
• Die Punktzahlen der Fragen sind korrekt.
• Die Anzahl der Befragten ist korrekt.
• Fragen, die in historischen Daten und Viva Glint-Daten vorhanden sind, tendieren wie erwartet.
• Attribute und Werte, die in Verlaufsdaten und Viva Glint-Daten vorhanden sind, entwickeln sich wie erwartet.
• Wenn Kommentare enthalten waren, überprüfen Sie den Kommentarbericht, um sicherzustellen, dass die Zählungen korrekt sind.

10. Aktuelle Mitarbeiterdaten importieren

Nachdem Ihr Verlaufsimport abgeschlossen ist und die Ergebnisse wie erwartet angezeigt werden, laden Sie Ihre aktuellen Mitarbeiterdaten in Viva Glint, um historische Benutzerinformationen zu überschreiben. Koordinieren Sie sich mit anderen Teams, die regelmäßig Mitarbeiterdaten in Viva Glint importieren, um zu bestätigen, wann und wie aktuelle Benutzerinformationen geladen werden sollen.

Wählen Sie zwischen zwei Uploadmethoden:

1. Hochladen von Mitarbeiterdaten auf der Seite "People" Laden Sie Mitarbeiterdaten direkt in der Viva Glint-Plattform auf der Seite "People" hoch.

2. Automatisches Importieren von Mitarbeiterdaten mit Viva Glint SFTP Verwenden Sie Viva Glint Secure File Transfer Protocol (SFTP), um einen automatisierten Import von Mitarbeiterdaten zu verwenden.