Valmistaudu Microsoft Copilot -palveluun ja agentteihin SharePointin kehittyneen hallinnan avulla

Microsoft Copilot ja edustajat toimivat organisaatiossasi parhaiten, kun sisältösi on ajan tasalla ja hyvin hallittua. Copilot ja agentit noutavat tietoja Microsoft Graphista ja kunnioittavat nykyisiä käyttöoikeuksia, jakamisasetuksia ja käytäntöjä.

Tässä artikkelissa kuvataan, miten voit valmistella ympäristösi Copilotin ja agenttien käyttöä varten SharePointin kehittyneen hallinnan ominaisuuksien avulla.

Vaihe 1: Sisällönhallinnan arvioinnin käyttäminen

Sisällönhallinnan arviointikeskus tarjoaa järjestelmänvalvojille merkityksellisiä tietoja ja suosituksia. Se suorittaa joukon olennaisia raportteja, jotka tuovat esiin tärkeimmät havainnot ja luokittelevat sivustot, jotka saattavat vaatia huomiota.

Sisällönhallinnan arviointi tarjoaa järjestelmänvalvojille yksinkertaisen ohjatun prosessin, jonka avulla he voivat tehdä seuraavat toimet:

• Mahdollisesti ylijaetun sisällön tunnistaminen
• Etsi ongelmia tai riskejä (kuten passiiviset tai omistajattomat sivustot)
• Määritä Copilot-valmius organisaatiolle
• Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen ja tietojen eheyden ylläpitäminen
• Saat toiminnallisia korjaussuosituksia
• Seuraa edistymistä ajan mittaan toistuvien arviointien avulla

Tämä keskus auttaa tekemään sisällönhallinnasta helppokäyttöistä ja toiminnallista myös järjestelmänvalvojille, joilla ei vielä ole syvällistä teknistä asiantuntemusta.

Sisällönhallinnan arviointikeskuksen käyttäminen

1. Valitse SharePoint-hallintakeskuksen siirtymisruudussa Lisähallinta.

2. Valitse Aloita arviointi.

Kun arviointi on suoritettu, tarkastele tuloksia ja ryhdy tarvittaviin toimiin. Suorita arviointi uudelleen 30 päivän välein, jotta voit seurata edistymistäsi ja korjata mahdolliset uudet ongelmat.

Vaihe 2: Sivuston elinkaaren hallinta ja arkistointi

Sivuston elinkaaren hallintakäytännöt ja arkistointi auttavat varmistamaan, että sivustot ovat ajan tasalla, yhteensopivia ja että ne käyttävät tallennustilaa tehokkaasti. Nämä ominaisuudet auttavat varmistamaan, että Copilot- ja agenttikokemukset viittaavat nykyiseen sisältöön ja voivat pienentää tallennuskustannuksia.

Sivuston elinkaaren hallinta

Sivuston elinkaarihallintakäytännöt auttavat vähentämään sisällön hajautumista automatisoimalla prosessin, joka varmistaa, että organisaation SharePoint-sivustoja hallitaan asianmukaisesti.

Kun määrität sivuston elinkaaren hallintakäytäntöjä, järjestelmä tunnistaa automaattisesti mahdolliset ongelmat. Voit määrittää valvontatoimenpiteitä ja sähköposti-ilmoituksia, joissa sivuston omistajia tai järjestelmänvalvojia pyydetään ryhtymään toimenpiteisiin.

Sivuston elinkaaren hallintakäytäntöjen tarkasteleminen tai luominen

1. Valitse SharePoint-hallintakeskuksen siirtymisruudussa Sivuston elinkaaren hallinta.

2. Valitse luokasta, kuten Passiivisen sivuston käytännöt, Sivuston omistajuuden käytännöt tai Sivuston todennuskäytännöt, Avaa.

Sivuston elinkaaren hallintakäytännöt

Sivuston elinkaaren hallintakäytännöt sisältävät seuraavat:

• Sivuston omistuskäytäntöjä , jotka tukevat sivuston tehokasta hallintaa ja vähentävät omistajattomien sivustojen riskiä. Voit määrittää omistajien tai järjestelmänvalvojien vähimmäismäärän ja automatisoida ilmoitukset, kun sivustot eivät täytä ehtoja.
• Passiivisten sivustojen käytännöt , jotka tunnistavat passiiviset sivustot automaattisesti ja ilmoittavat sivuston omistajille sähköpostitse.
• Sivuston todennuskäytännöt , jotka pyytävät sivuston omistajia tai sivuston järjestelmänvalvojia tarkistamaan ja vahvistamaan sivuston tietojen oikeellisuuden, mukaan lukien sivuston välttämättömyyden, omistajat, jäsenet, käyttöoikeudet ja jakamisasetukset.

Microsoft 365 -arkisto

Microsoft 365 Arkiston avulla voit säilyttää passiivisen sisällön, kuten omistajattomat tai passiiviset sivustot. Tämä lähestymistapa auttaa vähentämään tallennustilan kulutusta ja parantamaan Copilotin optimointia. Kun arkistoit sivuston:

• Sivusto siirtyy Microsoft 365 Arkisto -tallennustasolle.
• Sivusto ei enää käytä aktiivista SharePoint-tallennuskiintiötä.
• Sisältö, käyttöoikeudet ja metatiedot säilyvät.
• Käyttäjät eivät voi käyttää sivustoa, ennen kuin se aktivoidaan uudelleen.
• Copilotia ei ole koulutettu arkistoituun sisältöön.

Voit hallita arkistoituja sivustoja Arkistoidut sivustot -sivulla.

Microsoft 365 Arkiston määrittäminen ja käyttäminen

Tutustu seuraaviin resursseihin:

• Microsoft 365 -Arkiston määrittäminen
• Microsoft 365 -Arkiston hallinta
• Loppukäyttäjien käyttökokemus Microsoft 365 Arkistossa

Vaihe 3: Estä tahattoman ylijakaminen

Voit estää tahattoman ylijakamisen Copilot- ja agenttikokemuksissa säätämällä SharePointin ja OneDriven jakamisasetuksia. Käytä tietojen käytön hallintaraportteja ja merkityksellisiä tietoja ylijakamisen riskien tunnistamiseen ja priorisointiin. Rajoita pääsyä luottamukselliseen sisältöön.

SharePointin ja OneDriven jakamisasetusten muuttaminen

SharePoint määrittää jakamisasetuksissa oletusarvoisesti sallivimman vaihtoehdon. Voit määrittää SharePointin, OneDriven ja tiedostojen tai kansioiden linkkien jakamisasetukset.

Voit myös määrittää linkkien vanhenemis- ja käyttöoikeusasetukset.

Jakamisasetusten muuttaminen

1. Laajenna SharePoint-hallintakeskuksen siirtymisruudussa Käytännöt ja valitse sitten Jakaminen.

2. Määritä asetukset yläreunasta ja valitse sitten Tallenna.

   Ohjeita tähän tehtävään on artikkelissa SharePointin ja OneDriven jakamisasetusten hallinta.

Tietojen käytön hallintaraporttien käyttäminen ylijakamisen riskien tunnistamiseen

Tietojen käytön hallintaraportit auttavat tunnistamaan sivustoja, jotka sisältävät mahdollisesti ylijaettua tai arkaluonteista sisältöä.

Käytettävissä on useita raportteja, kuten tilannevedosraportteja ja toimintaraportteja.

Tietojen käytön hallintaraporttien käyttäminen

1. Laajenna SharePoint-hallintakeskuksessa Raportit ja valitse sitten Käytön hallinta.

2. Valitse luokan alta Näytä raportit.

Aloita näillä raporteilla

• Sivuston käyttöoikeuksien perusaikatauluraportti auttaa sinua ymmärtämään organisaation yleistä käyttömahdollisuutta. Tämä raportti tarjoaa tilannevedoksen, joka näyttää nykyisen käyttöoikeusrakenteesi SharePoint- ja OneDrive-sivustoissa ja jonka avulla voit tunnistaa sivustot, jotka edellyttävät välitöntä huomiota.
• Käyttäjien sivuston käyttöoikeudet -raportissa on luettelo kaikista sivustoista, joita tietty käyttäjä voi käyttää, jotta voit määrittää, tarvitseeko käyttöoikeuksia muuttaa.
• Toimintoperusteiset raportit:
  • Kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät (EEEU) -raportin avulla voit tunnistaa 100 tärkeintä sivustoa, joissa sisältöä on jaettu koko organisaation kanssa viimeisten 28 päivän aikana, sekä näihin sivustoihin sovelletut suojauskäytännöt.
  • Jakamislinkkien toimintaraporttien avulla voit tunnistaa sivustot, joilla käyttäjät ovat luoneet eniten jakamislinkkejä viimeisten 28 päivän aikana. Näet luettelon sivustoista, joissa on suurimmat Kuka tahansa -linkit, People in the organization -linkkejä ja Tietyt henkilöt -linkkejä.

Käytä tekoälyn merkityksellisiä tietoja raportin tulosten tulkitsemiseen

Tekoälytiedot-ominaisuus vähentää raporttien tarkistamiseen tarvittavaa manuaalista työtä ja auttaa lieventämään sisällönhallintaongelmia. Se tunnistaa mallit ja mahdolliset ongelmat raportoinnista kielimallin avulla ja antaa toiminnallisia suosituksia ongelmien ratkaisemiseksi.

Käytä mahdollisuuksien mukaan tekoälyn luomia merkityksellisiä tietoja raportin tulosten tulkitsemiseen ja suositeltujen toimintojen tunnistamiseen.

Tekoälytiedot-ominaisuus on käytettävissä seuraavissa raporteissa:

• Linkkien jakamisen toimintaraportit
• Luottamuksellisuustunnisteen tilannevedosraportti
• Passiivisten sivustojen käytäntö, joka auttaa tunnistamaan passiiviset sivustot. Kun käytäntö on suoritettu, voit ladata raportin CSV-muodossa.
• Muutoshistoriaraportit , joissa näkyvät viimeisten 180 päivän aikana tehdyt sivuston toiminnot tai organisaation asetuksiin tehdyt muutokset

Luo tekoälyn merkityksellisiä tietoja

1. Laajenna SharePoint-hallintakeskuksen siirtymisruudussa Raportit ja valitse vaihtoehto, kuten Tietojen käytön hallinta tai Muutoshistoria.

2. Valitse raportti, etsi Hanki tekoälyn merkityksellisiä tietoja -painike ja luo tekoälynäkemyksiä valitsemalla se.

Luottamukselliseen sisältöön pääsyn rajoittaminen

Estä ylijakaminen rajoittamalla sivuston käyttöä tarvittaessa rajoitetulla käyttöoikeuksien hallinnalla. Rajoitetun käyttöoikeuksien hallinnan avulla annat käyttöoikeuden SharePoint-sivustoille käyttämällä ryhmiä, kuten Microsoft Entra- tai Microsoft 365 -ryhmiä. Käyttäjät, jotka eivät kuulu määritettyyn ryhmään, eivät voi käyttää sivustoa tai sen sisältöä, vaikka heillä olisi ollut aiempi käyttöoikeus käyttöoikeuksien tai linkin kautta.

Käyttöoikeuksien hallinta -käytännön avulla voit:

• Sivuston käyttöoikeuksien rajoittaminen määritetylle käyttäjäryhmälle
• Laajan tai tahattoman käytön estäminen
• Varmista, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää sisältöä ja nähdä sen Copilotissa

Sivuston käyttöoikeuden rajoittaminen

1. Määritä tai tunnista käyttöoikeusryhmä Microsoft Entra tai Microsoft 365 -ryhmä (katso Microsoft Entra: Ryhmätyypit).

2. Laajenna SharePoint-hallintakeskuksen siirtymisruudussa Käytännöt ja valitse sitten Käyttöoikeuksien hallinta.

3. Valitse Ota sivuston käyttöoikeuksien rajoitus käyttöön -vaihtoehto.

   Jos haluat, että sivuston järjestelmänvalvojat voivat hallita sitä, ketkä voivat käyttää sivustoja, valitse Delegoi sivuston käyttöoikeuksien rajoitus sivuston järjestelmänvalvojille.

4. Valitse Tallenna.

Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-sivuston käyttöoikeuksien rajoittaminen.

Hallitse suuren riskin sivustojen sisällön löytämistä

Jos sinulla on suuren riskin sivustoja, joiden tahattoman löytämisen haluat estää Copilotissa tai agenttien käyttökokemuksissa, käytä rajoitetun sisällön etsintää kyseisille sivustoille.

Rajoitetun sisällön etsintätoiminnon avulla voit:

• Estä sisällön näkyminen Copilot- tai agenttikokemuksissa ja koko organisaation laajuisissa hakukyselyissä
• Vähennä vahinkoaltistumista ja jätä sivuston käyttöoikeudet ennalleen

Rajoitetun sisällön löytäminen on hyödyllistä sisällölle, jonka on pysyttävä helppokäyttöisenä, mutta joka ei ole yleisesti löydettävissä.

Tunnista suuren riskin kohteet

1. Käytä työkaluja ja raportteja, kuten SharePoint-Hallinta-agenttia ja tietojen käytön hallintaraportteja, jotta näet nämä riskisignaalit:

   • Laaja jakaminen Kuka tahansa- ja Kaikki-linkkien kautta sekä koko organisaation laajuisten linkkien kautta
   • Suuret käyttäjäryhmät, joilla on liikaa käyttöoikeuksia
   • Käytöstä poistettu käyttöoikeuksien periytyminen ja monimutkaiset käyttöoikeusmallit
   • Arkaluontoinen sisältö, jossa on heikko suojaus
   • Nimeämättömät tai julkiset sivustot
   • Hallinnointipuutteet omistajattomissa, passiivisissa tai tarkistamattomissa sivustoissa

   Paikkoja, joissa useat riskisignaalit menevät päällekkäin, pidetään suuririskenä. Esimerkkejä:

   • Sivustot, jotka sisältävät arkaluonteisia tietoja ja joissa on Kuka tahansa -jakamislinkkejä
   • Julkiset sivustot ilman omistajaa
   • Suuret käyttäjäryhmät, joiden käyttöoikeuksien periytyminen on katkennut

2. SharePointin kehittyneen hallinnan työkalujen ja raporttien avulla voit korostaa sivustoja, joihin liittyy ylijakamisen tai altistumisen riski.

   • Tietojen käytön hallintaraportit, kuten sivuston käyttöoikeusraportit ja jakamislinkkien toimintaraportit
   • Tekoälyn merkitykselliset tiedot
   • SharePointin hallinta-agentti

3. Luo luettelo suuren riskin sivustoista, joiden sisällön löytämistä haluat estää.

Sisällön löytämisen rajoittaminen

1. Laajenna SharePoint-hallintakeskuksessa Sivustot ja valitse sitten Aktiiviset sivustot.

2. Avaa sivuston pikaikkuna valitsemalla sivusto. Valitse pikaikkunassa Asetukset-välilehti.

3. Valitse Rajoita sisällön etsintää -kohdassa Käytössä. Valitse sitten Tallenna.

Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-sivustojen ja -sisällön löytämisen rajoittaminen.

Vaihe 4: SharePoint Hallinta -agentin käyttäminen

SharePoint-Hallinta-agentti vastaa kysymyksiisi keräämällä tarvittavat tiedot ja raportit, tarjoamalla analyyseja ja suosituksia sekä ehdottamalla muita kehotteita. Esitä kysymys, kuten "Näytä, miten sisältö on jaettu vuokraajassani" ja hae hyödyllisiä tietoja ehdotetuilla kehotteilla ja seuraavilla vaiheilla.

SharePoint-Hallinta-agentin avaaminen

Toimi seuraavasti:

• Laajenna Microsoft Copilot-sovelluksessa Agentit ja hae SharePoint Hallinta -agenttia.
• Valitse SharePoint-hallintakeskuksessa Copilot-painike ja valitse sitten Copilot-ruudun alakulmassa oleva Näytä kehotteet -painike.
• Valitse Microsoft Teamsissa Sovellukset ja hae sitten SharePoint-Hallinta-agenttia.

Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-Hallinta-agentti.

Vaihe 5: Varmuuskopiointi- ja palautustoimenpiteiden toteuttaminen

Liiketoiminnan jatkuvuus edellyttää varmuuskopiointi- ja palautusratkaisua, kuten Microsoft 365 -varmuuskopiointia. Jos tietoja vahingossa tai vahingossa poistetaan tai korvataan uudelleen, on tärkeää, että tiedot ovat suojattuja ja helposti palautettavissa.

Microsoft 365 -varmuuskopioinnin avulla:

• Tiedot eivät koskaan poistu Microsoft 365:n tietojen luottamusrajan yli, ja ne kunnioittavat tietojen nykyisen sijainnin maantieteellisiä sijainteja.
• Varmuuskopiot ovat muuttumattomia, ellei varmuuskopiointityökalun järjestelmänvalvoja nimenomaisesti poista niitä.
• OneDrivella, SharePointilla ja Exchangella on useita fyysisesti vikasietoisia kopioita tiedoistasi fyysisten katastrofien vaikutusten lieventämiseksi.

Aloita Microsoft 365 -varmuuskopioinnin käyttö

1. Laajenna Microsoft 365 -hallintakeskuksen siirtymisruudussa Asetukset ja valitse sitten Microsoft 365 -varmuuskopiointi.

2. Lue lisätietoja sivulta ja päästä alkuun.

Lisätietoja Microsoft 365 -varmuuskopioinnista on seuraavissa resursseissa:

• Microsoft 365 -varmuuskopioinnin yleiskatsaus
• Määritä Microsoft 365 -varmuuskopiointi
• Varmuuskopiointikäytäntöjen luominen, tarkasteleminen ja muokkaaminen Microsoft 365 -varmuuskopioinnissa
• Palauta tiedot Microsoft 365 -varmuuskopioinnissa