Présentation de l’inventaire, des achats et des retours

Les fonctionnalités d’inventaire dans Dynamics 365 Field Service sont les suivantes :

• Entreposage
• Ajustements et transferts de stock
• Consommation et facturation de produits lors de l’exécution d’ordres de travail
• Achat en cours
• Retours
• Journaux de stock

Avant d’utiliser l’inventaire, les achats et les retours, il est important de vous familiariser avec les fonctionnalités du catalogue de produits dans Field Service. Vous effectuez le suivi des produits dans l’inventaire uniquement si leur champ Type de produit Field Service est défini sur Inventory. Dans le cas contraire, les modifications d’inventaire ne s’affichent pas lorsque vous ajoutez des produits aux commandes de travail, aux commandes d’achat et aux autorisations de retour de marchandises (RMA).

Pour accorder à une ressource l’accès pour créer et modifier des tables liées à l’inventaire, ajoutez le rôle de sécurité Achat d’inventaire à son rôle de sécurité existant.

Prerequisites

Avant de configurer l’inventaire dans le service de terrain, assurez-vous que les exigences suivantes sont remplies :

• Les utilisateurs qui créent ou modifient des enregistrements d’inventaire doivent soit le rôle de sécurité Service de terrain - Administrateur , qui inclut les autorisations pour toutes les tables, soit le rôle de sécurité Achat d’inventaire ajouté à leur rôle de sécurité de base du Service de terrain. En savoir plus sur les rôles de sécurité et les profils de sécurité au niveau de la colonne.
• Au moins un entrepôt doit exister dans votre système. Sans entrepôt, vous ne pouvez pas enregistrer les quantités d’inventaire ni traiter les commandes et retours.

Commencez à suivre les stocks

Suivez ces étapes pour commencer à suivre l’inventaire dans le service de terrain :

1. Créez un entrepôt pour représenter chaque lieu physique où vous stockez les produits, y compris les camions de techniciens.
2. Créez des produits et définissez le type de produit Field Service sur Stock pour tous les produits que vous souhaitez suivre.
3. Ajoutez le stock initial en créant un ajustement d’inventaire pour enregistrer les quantités de départ dans chaque entrepôt. Ajouter un produit à un enregistrement d’entrepôt seul ne fixe pas les quantités ; Utilisez un ajustement d’inventaire ou des journaux d’inventaire manuels pour enregistrer les montants de départ ou effectuer des mises à jour en masse.
4. Associez un entrepôt à chaque ressource réservable afin que l’utilisation des produits par ordre de travail soit automatiquement déduite du bon emplacement.

Adoptez une approche d’inventaire

Utilisez le tableau suivant pour déterminer la bonne approche pour votre organisation :

Pour les exigences d’inventaire de base, de nombreuses organisations utilisent les fonctionnalités prédéfinies. Pour les besoins d’inventaire et de tarification plus complexes, Field Service est conçu pour s’intégrer aux systèmes ERP (planification des ressources de l’entreprise). Dans un exemple courant, Field Service s’intègre à Dynamics 365 Supply Chain Management à l’aide d’un modèle prédéfini Dataverse « Prospect to cash » .

Le diagramme suivant illustre le flux des stocks, des achats et des retours dans Field Service.

Entrepôts et inventaire des produits

Dans Field Service, un entrepôt représente tout emplacement de l’entreprise qui contient un inventaire. Les entrepôts incluent à la fois les emplacements statiques et mobiles, notamment :

• Entrepôts
• Camions de technicien
• Centres de distribution
• Quais de chargement

L’inventaire dans chaque entrepôt est mis à jour en fonction des produits d’ordre de travail, des retours de commande fournisseur, des ajustements et des transferts utilisés. Le système enregistre les mises à jour dans la table Product Inventory associée.

Pour chaque produit dans l’entrepôt, le système effectue le suivi des informations suivantes :

• Quantité disponible : le nombre d’unités restant à vendre.
• Quantité allouée : le nombre d’unités actuellement répertoriées dans les ordres de travail en tant que produits d’ordres de travail alloués.
• Quantité en stock : somme des valeurs Quantité disponible et Quantité allouée. Ce champ représente les unités toujours physiquement présentes dans votre entrepôt, même si elles sont déjà engagées à travailler.
• Quantité en commande : nombre d’unités actuellement répertoriées dans les commandes fournisseur, mais qui ne sont pas reçues ni ajoutées à l’inventaire. Ce champ représente les unités qui sont en route.

Ajustements et transferts de stock

Utilisez les ajustements d’inventaire pour ajouter manuellement l’inventaire aux entrepôts ou soustraire l’inventaire des entrepôts. Par exemple, utilisez-les lors des contrôles de routine pour refléter la réduction et les défauts, et pour comparer l’inventaire prévu à l’inventaire réel. Vous pouvez ensuite ajuster la différence. En savoir plus dans Ajuster les niveaux d’inventaire.

Utilisez les transferts d’inventaire pour transférer l’inventaire d’un entrepôt source vers un entrepôt de destination. Par exemple, vous pouvez transférer l’inventaire d’un entrepôt vers le camion d’un technicien. En savoir plus dans Transférer l’inventaire entre entrepôts.

Vous pouvez également activer les ajustements et les transferts dans l’application mobile Field Service. Par exemple, vous pouvez créer un transfert d’inventaire si les techniciens se réunissent sur le terrain et transfèrent l’inventaire d’un camion à un autre.

Inventaire de l’ordre de travail

L’inventaire change lorsque vous ajoutez des produits aux commandes de travail et que vous les utilisez.

Par exemple, vous ajoutez un produit comme estimé et alloué (autrement dit, le champ État de ligne est défini sur Estimation et le champ Alloué est défini sur Oui). Dans ce cas, vous réservez une partie de l’inventaire à partir de l’entrepôt spécifié, mais le système ne le déduit pas.

Si vous utilisez un produit de commande de travail pendant une commande de travail (autrement dit, le champ État de ligne est défini sur Utilisé), le système déduit l’inventaire à l’entrepôt associé par la quantité du produit de commande de travail. En règle générale, l’entrepôt que vous attribuez à un produit d'ordre de travail est le camion d’un technicien.

Commandes fournisseur

Utilisez des commandes d’achat (POS) pour commander des produits pour un entrepôt. Vous pouvez également les utiliser pour commander des produits directement pour une commande de travail afin que le travail sur site puisse être terminé.

Le processus de commande fournisseur comprend les étapes suivantes :

1. Demander des produits d’un fournisseur en créant une commande fournisseur et en ajoutant les produits de la commande fournisseur.
2. Obtenir l’approbation.
3. Documenter la réception de produits. Créez un reçu de commande fournisseur et un produit de reçu de commande fournisseur pour ajouter les produits reçus à l’inventaire de l’entrepôt ou pour les ajouter comme produits d’ordre de travail.

Retours

Parfois, la même organisation qui installe des pièces et des équipements dans le site d’un client doit traiter le retour du produit ou de l’actif client. Vous pouvez émettre des crédits aux clients qui initient des retours. Vous pouvez également suivre les retours dans le cadre de l’historique de service d’un actif client.

Les raisons courantes du lancement des retours sont les suivantes :

• La pièce ou l’équipement est défectueux.
• Le client n’est pas satisfait.
• Une réparation est nécessaire, mais elle ne se produit pas sur site. À la place, elle se produit sur le site du fournisseur de services ou du fabricant.
• L’équipement est sur le site du client dans le cadre d’un bail qui prend fin et n’est pas renouvelé.

Field Service prend en charge trois types de retour prédéfinis :

• Retour à l’entrepôt
• Retour au fournisseur
• Modification de la propriété de l’équipement

Pour émettre un retour, procédez comme suit :

1. Créez un contrat RMA. L’autorisation de retour des marchandises indique les produits qui peuvent être retournés et d’autres informations importantes, telles que le prix. Elle spécifie également une action de traitement, à savoir, le type de retour.
2. Créez un reçu RMA. Le retour n’est pas finalisé jusqu’à la création d’un reçu RMA. Le reçu RMA confirme que la quantité et le produit corrects ont été reçus. Il indique également la date de la réception et la personne qui l’a traitée.

Le système ajuste automatiquement l’inventaire et les actifs clients.

Journaux de stock

Toutes les transactions d’inventaire sont enregistrées dans les journaux d’inventaire. Par exemple, lorsque vous allouez un produit à une commande de travail, un journal d’inventaire est créé qui augmente la quantité allouée d’une. Lorsque vous utilisez ce même produit pour terminer l'ordre de travail, un autre journal d’inventaire est créé, diminuant ainsi la quantité disponible. Les journaux sont enregistrés pour toutes les augmentations et diminutions de l’inventaire des produits. En substance, les journaux d’inventaire servent de grand livre d’inventaire dans Field Service.

Plus important encore, en fonction de l’architecture de l’intégration, vous pouvez utiliser des journaux d’inventaire pour intégrer des transactions d’inventaire Field Service avec des systèmes ERP externes. Pour rendre les intégrations plus faciles et plus flexibles, les journaux d’inventaire peuvent être créés manuellement.

Problèmes courants

Le tableau suivant liste les problèmes courants d’inventaire et leurs causes.

Étapes suivantes

• Créer un entrepôt pour suivre l’inventaire
• Créer une commande fournisseur
• Traiter un retour (RMA et RTV)
• Utiliser les journaux d’inventaire manuel
• Créer des produits ou services pour les ordres de travail
• Intégration des services sur le terrain avec Project Operations