Gjør deg klar for Microsoft Copilot og agenter med SharePoint avansert administrasjon

Microsoft Copilot og agenter fungerer best for organisasjonen når innholdet er oppdatert og godt styrt. Copilot og agenter henter data fra Microsoft Graph og respekterer eksisterende tillatelser, delingsinnstillinger og policyer.

Denne artikkelen beskriver hvordan du klargjør miljøet for Copilot- og agentbruk ved hjelp av funksjonene i SharePoint avansert administrasjon.

Trinn 1: Bruke Vurdering av innholdsbehandling

Huben for vurdering av innholdsbehandling gir administratorer handlingsrettet innsikt og anbefalinger. Den kjører en serie med viktige rapporter som viser viktige funn og kategoriserer nettsteder som kan kreve oppmerksomhet.

Vurdering av innholdsbehandling gir en enkel, veiledet prosess for administratorer for å:

• Identifisere potensielt overdelt innhold
• Finne problemer eller risikoer (for eksempel inaktive eller eierløse nettsteder)
• Definer Copilot-klargjøring for organisasjonen
• Sikre samsvar og opprettholde dataintegritet
• Motta handlingsrettede anbefalinger for utbedring
• Spore fremdrift over tid med regelmessige vurderinger

Denne huben bidrar til å gjøre innholdsstyring tilgjengelig og handlingsdyktig, selv for administratorer som kanskje ikke har dyp teknisk ekspertise ennå.

Få tilgang til huben for vurdering av innholdsbehandling

1. Velg Avansert administrasjon i navigasjonsruten i administrasjonssenteret for SharePoint.

2. Velg Start vurdering.

Når vurderingen er ferdig, må du se gjennom resultatene og iverksette nødvendige tiltak. Kjør vurderingen på nytt hver 30. dag for å spore fremdriften og løse eventuelle nye problemer.

Trinn 2: Bruk administrasjon og arkivering av nettstedets livssyklus

Policyer for administrasjon av nettstedets livssyklus og arkivering bidrar til å sikre at nettstedene dine er oppdaterte, overholder lover og bruker lagringsplass effektivt. Disse funksjonene bidrar til å sikre at Copilot og agentopplevelser refererer til gjeldende innhold og kan redusere lagringskostnadene.

Administrasjon av livssyklus for område

Policyer for administrasjon av nettstedets livssyklus bidrar til å redusere innholdsspredning ved å automatisere prosessen for å sikre at organisasjonens SharePoint-nettsteder er godt administrert.

Når du setter opp policyer for administrasjon av livssyklus for området, identifiserer systemet automatisk potensielle problemer. Du kan konfigurere straffetiltak og e-postvarsler som ber områdeeiere eller administratorer om å iverksette tiltak.

Vise eller opprette policyer for administrasjon av livssyklus for webområder

1. Velg administrasjon av livssyklus for område i navigasjonsruten i administrasjonssenteret for SharePoint.

2. Velg Åpne under en kategori, for eksempel Inaktive nettstedspolicyer, Eierskapspolicyer for nettsted eller Policyer for områdeattestering.

Policyer for administrasjon av livssyklus for område

Policyer for administrasjon av livssyklus for område omfatter følgende:

• Policyer for nettstedseierskap som støtter effektiv nettstedsadministrasjon og reduserer risikoen for eierløse nettsteder. Du kan angi minimum antall eiere eller administratorer og automatisere varsler når nettstedene ikke oppfyller vilkårene.
• Inaktive nettstedspolicyer som automatisk oppdager inaktive nettsteder og varsler nettstedseiere via e-post.
• Policyer for områdeattestering som ber områdeeiere eller områdeadministratorer om å kontrollere og bekrefte nøyaktigheten av områdeinformasjonen, inkludert områdenødvendighet, eiere, medlemmer, tillatelser og delingsinnstillinger.

Microsoft 365 Arkiv

Bruk Microsoft 365 Arkiv til å beholde inaktivt innhold, for eksempel eierløse eller inaktive områder. Denne fremgangsmåten bidrar til å redusere lagringsforbruket og forbedrer Copilot-optimaliseringen. Når du arkiverer et område:

• Nettstedet flyttes til et Microsoft 365 Arkiv-lagringsnivå.
• Området bruker ikke lenger aktiv lagringskvote i SharePoint.
• Innhold, tillatelser og metadata beholdes.
• Brukere får ikke tilgang til nettstedet før det aktiveres på nytt.
• Copilot er ikke opplært på arkivert innhold.

Du kan behandle arkiverte områder på siden for arkiverte områder .

Konfigurere og bruke Microsoft 365 Arkiv

Se følgende ressurser:

• Konfigurer Microsoft 365 Arkiv
• Administrer Microsoft 365 Arkiv
• Sluttbrukeropplevelse i Microsoft 365 Arkiv

Trinn 3: Hindre utilsiktet overdeling

Juster delingsinnstillingene for SharePoint og OneDrive for å forhindre utilsiktet overdeling i Copilot og agentiske opplevelser. Bruk styringsrapporter og innsikt for datatilgang til å identifisere og prioritere risikoer ved overdeling. Begrens tilgangen til sensitivt innhold.

Justere innstillinger for deling for SharePoint og OneDrive

Som standard angir SharePoint delingsinnstillingene til det mest tolerante alternativet. Du kan angi innstillinger for deling av SharePoint, OneDrive og koblinger til filer eller mapper.

Du kan også angi utløps- og tillatelsesalternativer for koblinger.

Justere innstillinger for deling

1. I navigasjonsruten i administrasjonssenteret for SharePoint utvider du Policyer og velger Deling.

2. Start øverst, angi innstillingene og velg deretter Lagre.

   Hvis du vil ha hjelp til denne oppgaven, kan du se Administrere innstillinger for deling for SharePoint og OneDrive.

Bruk styringsrapporter for datatilgang til å identifisere risikoer for overdeling

Styringsrapporter for datatilgang hjelper deg med å identifisere nettsteder som potensielt har overdelt eller sensitivt innhold.

Flere rapporter er tilgjengelige, inkludert øyeblikksbilderapporter og aktivitetsrapporter.

Få tilgang til styringsrapporter for datatilgang

1. Utvid Rapporter i administrasjonssenteret for SharePoint, og velg deretter Styring av datatilgang.

2. Velg Vis rapporter under en kategori.

Start med disse rapportene

• Rapporten for grunnlinje for nettstedstillatelser hjelper deg med å forstå organisasjonens generelle tilgangseksponering. Denne rapporten gir deg et øyeblikksbilde som viser den gjeldende tillatelsesstrukturen på tvers av SharePoint- og OneDrive-områder, og gjør det mulig å identifisere områder som krever umiddelbar oppmerksomhet.
• Rapporten om nettstedstillatelser for brukere viser alle nettstedene en gitt bruker har tilgang til, slik at du kan avgjøre om tillatelsene må justeres.
• Aktivitetsbaserte rapporter:
  • Rapporten Alle bortsett fra eksterne brukere (EEEU) hjelper deg med å identifisere de 100 mest populære nettstedene der innhold er delt med hele organisasjonen i løpet av de siste 28 dagene, og sikkerhetspolicyer som er brukt på disse områdene.
  • Aktivitetsrapportene for delingskoblinger hjelper deg med å identifisere nettsteder der brukerne opprettet flest delingskoblinger de siste 28 dagene. Du kan se en liste over nettsteder med det høyeste antallet Alle-koblinger, People in the organization-koblinger) og Bestemte personer-koblinger.

Bruk innsikt fra kunstig intelligens til å tolke rapportfunn

KI-innsiktsfunksjonen reduserer den manuelle innsatsen som kreves for å gjennomgå rapporter og bidrar til å redusere problemer med innholdsstyring. Den bruker en språkmodell til å identifisere mønstre og potensielle problemer fra rapportering og gir handlingsrettede anbefalinger for å løse problemer.

Der det er tilgjengelig, kan du bruke innsikt generert av kunstig intelligens til å tolke rapportfunn og identifisere anbefalte handlinger.

KI-innsiktsfunksjonen er tilgjengelig for disse rapportene:

• Aktivitetsrapporter for deling av koblinger
• Øyeblikksbilderapport for følsomhetsetikett
• Inaktiv nettsted-policy, som bidrar til å identifisere inaktive nettsteder. Når policyen har kjørt, kan du laste ned en rapport i CSV-format.
• Endringsloggrapporter som viser endringer i nettstedshandlinger eller organisasjonsinnstillinger som er gjort i løpet av de siste 180 dagene

Generer innsikt fra kunstig intelligens

1. Utvid Rapporter i navigasjonsruten i administrasjonssenteret for SharePoint, og velg et alternativ, for eksempel Datatilgangsstyring eller Endringslogg.

2. Velg en rapport, se etter Få innsikt fra kunstig intelligens , og velg den deretter for å generere innsikt med kunstig intelligens.

Begrense tilgang til sensitivt innhold

Hvis det er nødvendig, kan du begrense tilgang til nettstedet ved hjelp av Restricted tilgangskontroll for å hindre overdeling. Ved å bruke Begrenset tilgangskontroll gir du tilgang til SharePoint-områder ved hjelp av grupper, for eksempel Microsoft Entra-sikkerhetsgrupper eller Microsoft 365-grupper. Brukere som ikke er en del av den angitte gruppen, får ikke tilgang til området eller innholdet, selv om de hadde tidligere tilgang gjennom tillatelser eller en kobling.

Bruk policyen Begrenset tilgangskontroll til å:

• Begrense tilgang til områder til en definert gruppe brukere
• Hindre bred eller utilsiktet tilgang
• Sørg for at bare autoriserte brukere kan få tilgang til innhold og se det i Copilot

Begrense tilgang til områder

1. Konfigurer eller identifiser en sikkerhetsgruppe i Microsoft Entra eller en Microsoft 365-gruppe (se Microsoft Entra: Gruppetyper).

2. I navigasjonsruten i administrasjonssenteret for SharePoint utvider du Policyer og velger deretter Tilgangskontroll.

3. Velg alternativet Aktiver tilgangsbegrensning for nettsted .

   Hvis du vil at områdeadministratorer skal kunne kontrollere hvem som har tilgang til nettstedene, velger du Deleger tilgangsbegrensning til områdeadministratorer.

4. Velg Lagre.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Begrense tilgang til et SharePoint-område.

Kontrollere innholdsoppdagelse av nettsteder med høy risiko

Hvis du har nettsteder med høy risiko der du vil forhindre utilsiktet oppdagelse i Copilot eller agentiske opplevelser, kan du bruke Begrenset innholdsoppdagelse for disse områdene.

Begrenset innholdsoppdagelse bidrar til å:

• Forhindre at innhold vises i Copilot eller agentopplevelser og i organisasjonsomfattende søkespørringer
• Reduser utilsiktet eksponering mens områdetillatelsene forblir uendret

Begrenset innholdsoppdagelse er nyttig for innhold som må være tilgjengelig, men som ikke skal være synlig i store instanser.

Identifisere nettsteder med høy risiko

1. Bruk verktøyene og rapportene, for eksempel SharePoint Admin Agent og styringsrapporter for datatilgang, for å se disse risikosignalene:

   • Bred deling via «Alle», «Alle» og organisasjonsomfattende koblinger
   • Store målgrupper med for mange tillatelser
   • Brutt tillatelsesarv og komplekse tilgangsmodeller
   • Sensitivt innhold med svak beskyttelse
   • Nettsteder uten etikett eller offentlig
   • Ledelseshull med eierløse, inaktive eller ikke-gjennomgåtte nettsteder

   Nettsteder der flere risikosignaler overlapper, anses som høy risiko. Eksempler inkluderer:

   • Nettsteder som inneholder sensitive data, og som har «Alle»-delingskoblinger
   • Offentlige nettsteder uten eier
   • Store målgrupper med brutt tillatelsesarv

2. Bruk avanserte administrasjonsverktøy og rapporter for SharePoint til å utheve områder med risiko for overdeling eller eksponering.

   • Styringsrapporter for datatilgang, for eksempel rapporter om nettstedstillatelser og aktivitetsrapporter for delingskoblinger
   • KI-innsikt
   • SharePoint Admin Agent

3. Opprett en liste over nettsteder med høy risiko som du vil begrense innholdsoppdagelse.

Begrens innholdsoppdaging

1. Utvid Nettsteder i administrasjonssenteret for SharePoint, og velg deretter Aktive nettsteder.

2. Velg et område for å åpne undermenyen. Velg Innstillinger-fanen på undermenyen.

3. Velg På under Begrens innholdsoppdaging. Velg deretter Lagre.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Begrense oppdaging av SharePoint-nettsteder og -innhold.

Trinn 4: Bruke SharePoint Admin Agent

SharePoint Admin Agenten svarer på spørsmålene dine ved å samle inn relevante data og rapporter, tilby analyser og anbefalinger og foreslå andre ledetekster. Still et spørsmål, for eksempel «Vis meg hvordan innholdet mitt distribueres på tvers av leieren», og få nyttig informasjon med foreslåtte ledetekster og neste trinn.

Åpne SharePoint Admin Agent

Gjør ett av følgende:

• I Microsoft Copilot-appen utvider du Agenter og søker etter SharePoint Admin Agent.
• Velg Copilot-knappen i administrasjonssenteret for SharePoint, og velg deretter Vis ledetekster-knappen nederst i hjørnet av Copilot-ruten.
• Velg Apper i Microsoft Teams, og søk deretter etter SharePoint Admin Agent.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se SharePoint Admin Agent.

Trinn 5: Implementer prosedyrer for sikkerhetskopiering og gjenoppretting

Forretningskontinuitet krever en løsning for sikkerhetskopiering og gjenoppretting, for eksempel Microsoft 365 Sikkerhetskopi. Ved utilsiktet eller ondsinnet sletting eller overskriving av data er det viktig at dataene dine er beskyttet og enkle å gjenopprette.

Med Microsoft 365 Sikkerhetskopi:

• Data forlater aldri grensen for Microsoft 365-dataklarering og respekterer de geografiske plasseringene til din nåværende datalagring.
• Sikkerhetskopier kan ikke endres hvis ikke administratoren for sikkerhetskopieringsverktøyet uttrykkelig sletter dem.
• OneDrive, SharePoint og Exchange har flere fysisk overflødige kopier av dataene dine for å redusere virkningen av fysiske katastrofer.

Kom i gang med Microsoft 365 Sikkerhetskopi

1. I navigasjonsruten i Administrasjonssenter for Microsoft 365 utvider du Innstillinger og velger deretter Microsoft 365 Sikkerhetskopi.

2. Se gjennom informasjonen på siden for å finne ut mer og komme i gang.

Hvis du vil finne ut mer om Microsoft 365 Sikkerhetskopi, kan du se følgende ressurser:

• Oversikt over Microsoft 365 Sikkerhetskopi
• Konfigurer Microsoft 365 Sikkerhetskopi
• Opprett, vis og rediger sikkerhetskopieringspolicyer i Microsoft 365 Sikkerhetskopi
• Gjenopprette data i Microsoft 365 Sikkerhetskopi