Voorbereiden op Microsoft Copilot en agents met SharePoint geavanceerd beheer

Microsoft Copilot en agents werken het beste voor je organisatie wanneer je inhoud up-to-date is en goed wordt beheerd. Copilot en agents halen gegevens op uit Microsoft Graph en respecteren bestaande machtigingen, instellingen voor delen en beleid.

In dit artikel wordt beschreven hoe u uw omgeving voorbereidt op het gebruik van Copilot en agents met behulp van mogelijkheden in SharePoint geavanceerd beheer.

Stap 1: Evaluatie van inhoudsbeheer gebruiken

De Content Management Assessment Hub biedt beheerders inzichten en aanbevelingen waarmee actie kan worden ondernomen. Het voert een reeks essentiële rapporten uit die belangrijke bevindingen naar boven halen en sites categoriseren die mogelijk aandacht vereisen.

De evaluatie Content Management biedt beheerders een eenvoudig begeleid proces om het volgende te doen:

• Mogelijk overgedeelde inhoud identificeren
• Problemen of risico's opsporen (zoals inactieve sites of sites zonder eigenaar)
• Copilot-gereedheid definiëren voor de organisatie
• Naleving waarborgen en gegevensintegriteit behouden
• Aanbevelingen ontvangen waarvoor een actie kan worden ondernomen
• Volg de voortgang in de loop van de tijd met terugkerende beoordelingen

Deze hub helpt inhoudsbeheer toegankelijk en bruikbaar te maken, zelfs voor beheerders die mogelijk nog geen diepgaande technische expertise hebben.

Toegang tot de Content Management Assessment Hub

1. Selecteer in het navigatiedeelvenster van het SharePoint-beheercentrum de optie Geavanceerd beheer.

2. Selecteer Evaluatie starten.

Nadat de evaluatie is uitgevoerd, bekijkt u de resultaten en onderneemt u passende maatregelen. Voer de evaluatie elke 30 dagen opnieuw uit om de voortgang bij te houden en nieuwe problemen op te lossen.

Stap 2: levenscyclusbeheer en archivering van de site gebruiken

Beleid voor sitelevenscyclusbeheer en archivering zorgen ervoor dat uw sites up-to-date en compatibel zijn en efficiënt opslagruimte gebruiken. Deze mogelijkheden helpen ervoor te zorgen dat Copilot- en agentische ervaringen verwijzen naar huidige inhoud en kunnen opslagkosten verlagen.

Beheer van levenscyclus van sites

Beleid voor sitelevenscyclusbeheer helpt de wildgroei aan inhoud te beperken door het proces te automatiseren en ervoor te zorgen dat de SharePoint-sites van uw organisatie goed worden beheerd.

Wanneer u het beleid voor levenscyclusbeheer van uw site instelt, identificeert het systeem automatisch potentiële problemen. U kunt handhavingsmaatregelen en e-mailmeldingen configureren waarin site-eigenaren of beheerders wordt gevraagd actie te ondernemen.

Beleid voor levenscyclusbeheer van sites weergeven of maken

1. Selecteer in het SharePoint-beheercentrum in het navigatiedeelvenster de optie Levenscyclusbeheer van site.

2. Selecteer Openen onder een categorie, zoals Beleid voor inactieve sites, Site-eigendom of Siteverificatiebeleid.

Beleid voor levenscyclusbeheer van sites

Het beleid voor levenscyclusbeheer van sites omvat het volgende:

• Beleid voor site-eigendom dat effectief sitebeheer ondersteunt en het risico van sites zonder eigenaar vermindert. U kunt een minimumaantal eigenaren of beheerders instellen en meldingen automatiseren wanneer sites niet aan de criteria voldoen.
• Beleid voor inactieve sites waarmee inactieve sites automatisch worden gedetecteerd en site-eigenaren via e-mail op de hoogte worden gesteld.
• Siteattestatiebeleid waarin site-eigenaren of sitebeheerders wordt gevraagd de juistheid van sitegegevens te controleren en te bevestigen, waaronder de noodzaak van de site, eigenaren, leden, machtigingen en instellingen voor delen.

Microsoft 365 Archive

Gebruik Microsoft 365 Archief om inactieve inhoud te behouden, zoals sites zonder eigenaar of inactieve sites. Deze aanpak helpt je opslaggebruik te verminderen en verbetert de Copilot-optimalisatie. Wanneer u een site archiveert:

• De site verhuist naar een Microsoft 365 Archief-opslaglaag.
• Voor de site wordt het quotum voor actieve SharePoint-opslag niet meer gebruikt.
• Inhoud, machtigingen en metagegevens blijven behouden.
• Gebruikers hebben pas toegang tot de site nadat deze opnieuw is geactiveerd.
• Copilot is niet getraind op gearchiveerde inhoud.

U kunt gearchiveerde sites beheren op de pagina Gearchiveerde sites .

Microsoft 365-Archief instellen en gebruiken

Zie de volgende bronnen:

• Microsoft 365-Archief instellen
• Microsoft 365-Archief beheren
• Eindgebruikerservaring in Microsoft 365-Archief

Stap 3: Onbedoeld overdelen voorkomen

Pas de instellingen voor delen voor SharePoint en OneDrive aan om onbedoeld overdelen in Copilot- en agentische ervaringen te voorkomen. Gebruik beheerrapporten en inzichten voor gegevenstoegang om risico's van overmatig delen te identificeren en te prioriteren. Toegang tot gevoelige inhoud beperken.

Instellingen voor delen in SharePoint en OneDrive aanpassen

SharePoint stelt de instellingen voor delen standaard in op de meest tolerante optie. U kunt instellingen voor delen instellen voor SharePoint, OneDrive en koppelingen naar bestanden of mappen.

U kunt ook verloop- en machtigingsopties voor koppelingen opgeven.

Instellingen voor delen aanpassen

1. Vouw in het SharePoint-beheercentrum in het navigatiedeelvenster Beleid uit en selecteer vervolgens Delen.

2. Geef bovenaan uw instellingen op en selecteer vervolgens Opslaan.

   Zie Instellingen voor delen beheren voor SharePoint en OneDrive voor hulp bij deze taak.

Beheerrapporten voor gegevenstoegang gebruiken om risico's van overdelen te identificeren

Met beheerrapporten voor gegevenstoegang kunt u sites identificeren die mogelijk te veel gedeelde of gevoelige inhoud bevatten.

Er zijn verschillende rapporten beschikbaar, waaronder momentopnamerapporten en activiteitenrapporten.

Access-beheerrapporten voor gegevenstoegang

1. Vouw Rapporten uit in het SharePoint-beheercentrum en selecteer vervolgens Gegevenstoegangsbeheer.

2. Selecteer onder een categorie de optie Rapporten weergeven.

Begin met deze rapporten

• Het basisrapport Sitemachtigingen helpt u inzicht te krijgen in de algemene toegangsblootstelling van uw organisatie. Dit rapport biedt u een momentopname van uw huidige machtigingsstructuur voor SharePoint- en OneDrive-sites en stelt u in staat om sites te identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen.
• Het rapport Sitemachtigingen voor gebruikers bevat alle sites waartoe een bepaalde gebruiker toegang heeft, zodat u kunt bepalen of machtigingen moeten worden aangepast.
• Op activiteiten gebaseerde rapporten:
  • Het EEEU-rapport (Iedereen behalve externe gebruikers) helpt u bij het identificeren van de top 100 sites waar inhoud de afgelopen 28 dagen is gedeeld met uw hele organisatie en van beveiligingsbeleid dat op deze sites is toegepast.
  • Aan de hand van de activiteitsrapporten over koppelingen kunt u sites identificeren waar gebruikers de afgelopen 28 dagen de meeste koppelingen voor delen hebben gemaakt. U ziet een lijst met sites met het grootste aantal koppelingen voor 'Iedereen', 'People in the organization' en 'Specifieke personen'.

AI-inzichten gebruiken om rapportbevindingen te interpreteren

De AI-inzichtenfunctie vermindert de handmatige inspanning die nodig is om rapporten te beoordelen en helpt problemen met inhoudsbeheer te verminderen. Het maakt gebruik van een taalmodel om patronen en potentiële problemen uit rapporten te identificeren en biedt bruikbare aanbevelingen om problemen op te lossen.

Gebruik waar beschikbaar door AI gegenereerde inzichten om de bevindingen van het rapport te helpen interpreteren en aanbevolen acties te identificeren.

De AI-inzichtenfunctie is beschikbaar voor deze rapporten:

• Activiteitenrapporten over koppelingen delen
• Momentopnamerapport van gevoeligheidslabel
• Beleid voor inactieve sites, waarmee inactieve sites kunnen worden geïdentificeerd. Nadat het beleid is uitgevoerd, kunt u een rapport downloaden in CSV-indeling.
• Rapporten met wijzigingsoverzicht waarin siteacties of organisatie-instellingen worden weergegeven die zijn aangebracht in de afgelopen 180 dagen

Genereer AI-inzichten

1. Vouw Rapporten uit in het navigatiedeelvenster van het SharePoint-beheercentrum en selecteer een optie, zoals Beheer van gegevenstoegang of Wijzigingsgeschiedenis.

2. Selecteer een rapport, zoek naar de knop AI-inzichten ophalen en selecteer deze vervolgens om AI-inzichten te genereren.

Toegang tot gevoelige inhoud beperken

Beperk zo nodig de toegang tot de site met behulp van Restricted Access Control om overdelen te voorkomen. Door Restricted Access Control te gebruiken, verleent u toegang tot SharePoint-sites door groepen te gebruiken, zoals Microsoft Entra-beveiligingsgroepen of Microsoft 365-groepen. Gebruikers die geen deel uitmaken van de opgegeven groep, hebben geen toegang tot de site of de inhoud ervan, ook niet als ze eerder toegang hadden via machtigingen of een koppeling.

Gebruik uw beleid voor beperkt Access Control om:

• Toegang tot een site beperken tot een gedefinieerde groep gebruikers
• Brede of onbedoelde toegang voorkomen
• Zorg ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot inhoud en deze kunnen zien in Copilot

Toegang tot sites beperken

1. Een beveiligingsgroep instellen of identificeren in Microsoft Entra of een Microsoft 365-groep (zie Microsoft Entra: Groepstypen).

2. Vouw in het SharePoint-beheercentrum in het navigatiedeelvenster Beleid uit en selecteer vervolgens Toegangsbeheer.

3. Selecteer de optie Beperking van sitetoegang inschakelen .

   Als u sitebeheerders in staat wilt stellen te bepalen wie toegang tot hun sites heeft, selecteert u Beheer van sitetoegangsbeperking delegeren naar sitebeheerders.

4. Klik op Opslaan.

Zie 'Toegang tot een SharePoint-site beperken' voor meer informatie.

Inhoudsdetectie van sites met een hoog risico beheren

Als je sites met een hoog risico hebt die onbedoelde ontdekking in Copilot of agentische ervaringen wilt voorkomen, gebruik je Restricted Content Discovery voor die sites.

Restricted Content Discovery helpt bij het volgende:

• Voorkomen dat inhoud wordt weergegeven in Copilot- of agentische ervaringen en in zoekquery's voor de hele organisatie
• Onopzettelijke blootstelling verminderen terwijl sitemachtigingen ongewijzigd blijven

Restricted Content Discovery is nuttig voor inhoud die toegankelijk moet blijven, maar die niet algemeen vindbaar mag zijn.

Sites met een hoog risico identificeren

1. Gebruik uw hulpprogramma's en rapporten, zoals de SharePoint Beheer-agent en rapporten over gegevenstoegangsbeheer, om deze risicosignalen te zien:

   • Breed delen via 'Iedereen', 'Iedereen' en koppelingen op organisatieniveau
   • Grote doelgroepen met een teveel aan machtigingen
   • Overname van gebroken machtigingen en complexe toegangsmodellen
   • Gevoelige inhoud met zwakke beveiliging
   • Niet-gelabelde of openbare sites
   • Lacunes in het beheer van sites zonder eigenaar, inactief of niet-beoordeeld

   Locaties waar meerdere risicosignalen elkaar overlappen, worden als locaties met een hoog risico beschouwd. Voorbeelden zijn:

   • Sites die vertrouwelijke gegevens bevatten en koppelingen met 'Iedereen' hebben om te delen
   • Openbare sites zonder eigenaar
   • Grote doelgroepen met niet-werkende overname van machtigingen

2. Gebruik geavanceerde beheerprogramma's en -rapporten van SharePoint om sites met overdeling of blootstellingsrisico te markeren.

   • Beheerrapporten voor gegevenstoegang, zoals rapporten over sitemachtigingen en activiteitsrapporten over koppelingen voor delen
   • AI-inzichten
   • SharePoint Beheer-agent

3. Maak een lijst met sites met een hoog risico waarvan u inhoudsdetectie wilt beperken.

Inhoudsdetectie beperken

1. Vouw Sites uit in het SharePoint-beheercentrum en selecteer Actieve sites.

2. Selecteer een site om de bijbehorende flyout te openen. Selecteer het tabblad Instellingen op de flyout.

3. Selecteer onder Inhoudsdetectie beperken de optie Aan. Selecteer vervolgens Opslaan.

Zie Detectie van SharePoint-sites en -inhoud beperken voor meer informatie.

Stap 4: De SharePoint Beheer-agent gebruiken

De SharePoint Beheer-agent reageert op uw vragen door de relevante gegevens en rapporten te verzamelen, analyses en aanbevelingen te geven en andere prompts voor te stellen. Stel een vraag, zoals 'Laat me zien hoe mijn inhoud is verdeeld over mijn tenant' en krijg nuttige informatie met voorgestelde prompts en volgende stappen.

De SharePoint-agent voor Beheer openen

Voer een van de volgende stappen uit:

• Vouw in de Microsoft Copilot-app Agents uit en zoek naar SharePoint Beheer-agent.
• Selecteer in het SharePoint-beheercentrum de knop Copilot en selecteer vervolgens de knop Prompts weergeven in de benedenhoek van het Copilot-deelvenster.
• Selecteer Apps in Microsoft Teams en zoek naar SharePoint Beheer-agent.

Zie SharePoint Beheer-agent voor meer informatie.

Stap 5: Back-up- en herstelprocedures implementeren

Bedrijfscontinuïteit vereist een oplossing voor back-up en herstel, zoals Microsoft 365-back-up. In het geval van een onbedoelde of kwaadwillige verwijdering of overschrijven van gegevens, is het belangrijk dat uw gegevens worden beschermd en gemakkelijk kunnen worden hersteld.

Met Microsoft 365-back-up:

• Gegevens verlaten nooit de grens van het Microsoft 365-gegevensvertrouwen en respecteren de geografische locaties van uw huidige gegevensopslag.
• Back-ups zijn onveranderlijk, tenzij de beheerder van het back-upprogramma deze expliciet verwijdert.
• OneDrive, SharePoint en Exchange hebben meerdere fysiek redundante kopieën van uw gegevens om de gevolgen van fysieke rampen te beperken.

Aan de slag met Microsoft 365-back-up

1. Vouw in het navigatiedeelvenster van het Microsoft 365-beheercentrum Instellingen uit en selecteer vervolgens Microsoft 365-back-up.

2. Bekijk de informatie op de pagina voor meer informatie en om aan de slag te gaan.

Zie de volgende bronnen voor meer informatie over Microsoft 365-back-up:

• Overzicht van Microsoft 365-back-up
• Microsoft 365-back-up instellen
• Back-upbeleid maken, weergeven en bewerken in Microsoft 365-back-up
• Gegevens terugzetten in Microsoft 365-back-up