Prepárese para Microsoft Copilot y agentes con Administración avanzada de SharePoint

Microsoft Copilot y los agentes funcionan mejor para su organización cuando el contenido está actualizado y bien controlado. Copilot y los agentes recuperan datos de Microsoft Graph y respetan los permisos, la configuración de uso compartido y las directivas existentes.

En este artículo se describe cómo preparar el entorno para el uso de Copilot y el agente mediante el uso de las funcionalidades de Administración avanzada de SharePoint.

Paso 1: Usar la evaluación de administración de contenido

El centro de evaluación de administración de contenido proporciona a los administradores información y recomendaciones procesables. Ejecuta un conjunto de informes esenciales que exponen hallazgos clave y clasifican los sitios que pueden requerir atención.

La evaluación de la administración de contenido proporciona un proceso sencillo y guiado para que los administradores:

• Identificar el contenido que se puede compartir en exceso
• Encontrar problemas o riesgos (como sitios inactivos o sin propietario)
• Definir la preparación de Copilot para la organización
• Garantice el cumplimiento y mantenga la integridad de los datos
• Reciba recomendaciones accionables para la corrección
• Seguimiento del progreso a lo largo del tiempo con evaluaciones periódicas

Este centro ayuda a que la gobernanza de contenido sea accesible y procesable, incluso para administradores que es posible que aún no tengan conocimientos técnicos profundos.

Obtener acceso al centro de evaluación de administración de contenido

1. En el centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, seleccione Administración avanzada.

2. Seleccione Iniciar evaluación.

Después de que se ejecute la evaluación, revise los hallazgos y tome las medidas adecuadas. Vuelva a ejecutar la evaluación cada 30 días para realizar un seguimiento de su progreso y solucionar nuevos problemas.

Paso 2: Emplear la administración del ciclo de vida del sitio y el archivado

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio y el archivado ayudan a garantizar que los sitios estén actualizados, cumplan con la normativa y usen el almacenamiento de forma eficaz. Estas funcionalidades ayudan a garantizar que las experiencias de Copilot y agentes hagan referencia al contenido actual y pueden reducir los costos de almacenamiento.

Administración del ciclo de vida del sitio

Las directivas de administración del ciclo de vida de los sitios ayudan a reducir la expansión de contenido automatizando el proceso para garantizar que los sitios de SharePoint de su organización estén bien controlados.

Al configurar las directivas de administración del ciclo de vida del sitio, el sistema identifica automáticamente los problemas potenciales. Puede configurar acciones de cumplimiento y notificaciones por correo electrónico que pidan a los propietarios o administradores del sitio que tomen medidas.

Ver o crear directivas de administración del ciclo de vida del sitio

1. En el centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.

2. En una categoría, como Directivas de sitio inactivo, Directivas de propiedad del sitio o Directivas de atestación de sitio, seleccione Abrir.

Directivas de administración del ciclo de vida del sitio

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio incluyen lo siguiente:

• Directivas de propiedad del sitio que admiten una administración eficaz del sitio y reducen el riesgo de sitios sin propietario. Puede establecer recuentos mínimos de propietarios o administradores y automatizar las notificaciones cuando los sitios no cumplan los criterios.
• Directivas de sitios inactivos que detectan automáticamente los sitios inactivos y notifican a los propietarios del sitio por correo electrónico.
• Directivas de atestación de sitio que piden a los propietarios o administradores del sitio que comprueben y confirmen la exactitud de la información del sitio, incluida la necesidad del sitio, los propietarios, los miembros, los permisos y la configuración de uso compartido.

Archivo de Microsoft 365

Use el Archivo de Microsoft 365 para conservar el contenido inactivo, como sitios inactivos o sin propietario. Este enfoque ayuda a reducir el consumo de almacenamiento y mejora la optimización de Copilot. Al archivar un sitio:

• El sitio pasa a un nivel de almacenamiento de Archivo de Microsoft 365.
• El sitio ya no consume la cuota de almacenamiento activa de SharePoint.
• Se conservan el contenido, los permisos y los metadatos.
• Los usuarios no podrán acceder al sitio hasta que se vuelva a activar.
• Copilot no está entrenado en contenido archivado.

Puede administrar los sitios archivados en la página Sitios archivados .

Configurar y usar el Archivo de Microsoft 365

Vea los siguientes recursos:

• Configurar el Archivo de Microsoft 365
• Administrar el archivo de Microsoft 365
• Experiencia del usuario final en el Archivo de Microsoft 365

Paso 3: Evitar el uso excesivo accidental

Para ayudar a evitar el uso compartido excesivo accidental en Copilot y las experiencias agentes, ajuste la configuración de uso compartido para SharePoint y OneDrive. Use los informes y la información de gobernanza de acceso a datos para identificar y priorizar los riesgos de uso compartido. Restrinja el acceso a contenido confidencial.

Ajustar la configuración de uso compartido para SharePoint y OneDrive

De forma predeterminada, SharePoint establece la configuración de uso compartido como la opción más permisiva. Puede establecer la configuración de uso compartido para SharePoint, OneDrive y vínculos a archivos o carpetas.

También puede especificar opciones de expiración y permiso para los vínculos.

Ajustar la configuración de uso compartido

1. En el centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Directivas y, a continuación, seleccione Uso compartido.

2. Empezando por la parte superior, especifica la configuración y después selecciona Guardar.

   Para obtener ayuda con esta tarea, consulte Administrar la configuración de uso compartido de SharePoint y OneDrive.

Usar informes de gobernanza de acceso a datos para identificar riesgos de uso compartido excesivo

Los informes de gobernanza de acceso a datos le ayudan a identificar los sitios que incluyen contenido confidencial o potencialmente compartido en exceso.

Hay varios informes disponibles, incluidos informes de instantáneas e informes de actividad.

Acceder a los datos Acceder a los informes de gobernanza

1. En el centro de administración de SharePoint, expanda Informes y, a continuación, seleccione Gobierno de acceso a datos.

2. En una categoría, seleccione Ver informes.

Comience con estos informes

• El informe de línea base de permisos del sitio le ayuda a comprender la exposición de acceso general de su organización. Este informe proporciona una instantánea que muestra la estructura de permisos actual en los sitios de SharePoint y OneDrive y le permite identificar los sitios que necesitan atención inmediata.
• El informe de permisos de sitio para usuarios enumera todos los sitios a los que puede tener acceso un usuario determinado para que pueda determinar si es necesario ajustar los permisos.
• Informes basados en actividades:
  • El informe Todos excepto los usuarios externos (EEEU) ayuda a identificar los 100 sitios principales en los que se ha compartido contenido con toda la organización en los últimos 28 días y las directivas de seguridad aplicadas a esos sitios.
  • Los informes de actividad de vínculos de uso compartido le ayudan a identificar los sitios en los que los usuarios han creado más vínculos para compartir en los últimos 28 días. Puede ver una lista de sitios con el mayor número de vínculos "Cualquiera", "People in the organization" y vínculos "Personas específicas".

Uso de la información de IA para interpretar los resultados del informe

La característica de información de IA reduce el esfuerzo manual necesario para revisar los informes y ayuda a mitigar los problemas de gobernanza de contenido. Usa un modelo de lenguaje para identificar patrones y problemas potenciales a partir de informes y proporciona recomendaciones accionables para resolver problemas.

Cuando esté disponible, use la información generada por inteligencia artificial para ayudar a interpretar los resultados del informe e identificar las acciones recomendadas.

La característica AI insights está disponible para estos informes:

• Compartir enlaces informes de actividades
• Informe de instantánea de etiquetas de confidencialidad
• Directiva de sitio inactivo, que ayuda a identificar los sitios inactivos. Una vez ejecutada la directiva, puede descargar un informe en formato CSV.
• Informes del historial de cambios que muestran las acciones del sitio o los cambios de configuración de la organización realizados en los últimos 180 días

Generar Conclusiones de IA

1. En el centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Informes y seleccione una opción, como Gobierno de acceso a datos o Historial de cambios.

2. Seleccione un informe, busque el botón Obtener información de IA y, a continuación, selecciónelo para generar información de IA.

Restringir el acceso a contenido confidencial

Si es necesario, restrinja el acceso al sitio mediante el Control de acceso restringido para ayudar a evitar el uso compartido excesivo. Mediante el Control de acceso restringido, puede conceder acceso a sitios de SharePoint mediante grupos, como los grupos de seguridad de Microsoft Entra o los grupos de Microsoft 365. Los usuarios que no forman parte del grupo especificado no pueden acceder al sitio ni a su contenido, incluso si tenían acceso previo a través de permisos o un vínculo.

Use la directiva de Restricted Access Control para:

• Limitar el acceso al sitio a un grupo definido de usuarios
• Impedir el acceso generalizado o no deseado
• Asegúrese de que solo los usuarios autorizados puedan acceder al contenido y verlo en Copilot

Restringir el acceso al sitio

1. Configure o identifique un grupo de seguridad en Microsoft Entra o un grupo de Microsoft 365 (consulte Microsoft Entra: Tipos de grupo).

2. En el centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Directivas y, a continuación, seleccione Control de acceso.

3. Seleccione la opción Habilitar restricción de acceso al sitio .

   Para permitir que los administradores del sitio controlen quién puede acceder a sus sitios, seleccione Delegar el control de restricción de acceso al sitio a los administradores del sitio.

4. Haga clic en Guardar.

Para obtener más información, vea Restringir el acceso a un sitio de SharePoint.

Controlar la detección de contenido de los sitios de alto riesgo

Si tiene sitios de alto riesgo que desea evitar en Copilot o en experiencias agenciales, use la detección de contenido restringido para esos sitios.

La detección de contenido restringido ayuda a:

• Evitar que el contenido aparezca en Copilot o en experiencias agenciales y en consultas de búsqueda de toda la organización
• Reducir la exposición accidental sin modificar los permisos del sitio

El descubrimiento de contenido restringido es útil para el contenido que debe permanecer accesible, pero que no debe ser ampliamente visible.

Identificar los sitios de alto riesgo

1. Use sus herramientas e informes, como el Agente de Administración de SharePoint y los informes de gobierno de acceso a datos, para ver estas señales de riesgo:

   • Uso compartido amplio a través de "Cualquiera", "Todos" y vínculos de toda la organización
   • Grandes audiencias con permisos excesivos
   • Herencia de permisos rota y modelos de acceso complejos
   • Contenido confidencial con protección débil
   • Sitios públicos o sin etiquetar
   • Brechas de gobernanza con sitios sin propietario, inactivos o sin revisar

   Los sitios en los que se superponen varias señales de riesgo se consideran de alto riesgo. Algunos ejemplos son:

   • Sitios que contienen datos confidenciales y que tienen vínculos para compartir "Cualquiera"
   • Sitios públicos sin propietario
   • Audiencias grandes con herencia de permisos rota

2. Use las herramientas e informes de Administración avanzada de SharePoint para resaltar los sitios con riesgo de uso compartido o exposición.

   • Informes de gobernanza de acceso a datos, como informes de permisos del sitio e informes de actividad de vínculos compartidos
   • Conclusiones de IA
   • Agente de Administración de SharePoint

3. Crea una lista de sitios con alto riesgo que quieras restringir de la detección de contenido.

Restringir detección de contenido

1. En el centro de administración de SharePoint, expanda Sitios y seleccione Sitios activos.

2. Selecciona un sitio para abrir su control flotante. En el control flotante, seleccione la pestaña Configuración .

3. En Restringir detección de contenido, selecciona Activado. Después, seleccione Guardar.

Para obtener más información, vea Restringir la detección de contenido y sitios de SharePoint.

Paso 4: Usar el agente de Administración de SharePoint

El agente de Administración de SharePoint responde a sus preguntas recopilando los datos e informes relevantes, ofreciendo análisis y recomendaciones, y sugiriendo otras indicaciones. Formule una pregunta, como "Muéstrame cómo se distribuye mi contenido en mi espacio empresarial", y obtenga información útil con sugerencias y pasos siguientes.

Abrir el Agente de Administración de SharePoint

Realice uno de los pasos siguientes:

• En la aplicación Microsoft Copilot, expanda Agentes y busque Agente de Administración de SharePoint.
• En el centro de administración de SharePoint, seleccione el botón Copilot y, a continuación, seleccione el botón Ver mensajes en la esquina inferior del panel de Copilot.
• En Microsoft Teams, seleccione Aplicaciones y, a continuación, busque Agente de Administración de SharePoint.

Para obtener más información, vea Agente de Administración de SharePoint.

Paso 5: Implementar procedimientos de copia de seguridad y restauración

La continuidad empresarial requiere una solución de copia de seguridad y restauración, como la Copia de seguridad Microsoft 365. En el caso de que se eliminen o sobrescriban datos accidentales o malintencionados, es importante que los datos estén protegidos y sean fáciles de recuperar.

Con la Copia de seguridad de Microsoft Microsoft 365:

• Los datos nunca salen del límite de confianza de datos de Microsoft 365 y respetan las ubicaciones geográficas de su residencia de datos actual.
• Las copias de seguridad son inmutables a menos que el administrador de la herramienta de copia de seguridad las elimine expresamente.
• OneDrive, SharePoint y Exchange tienen varias copias con redundancia física de los datos para mitigar el impacto de los desastres físicos.

Introducción a la Copia de seguridad de Microsoft 365

1. En el Centro de administración de Microsoft 365, en el panel de navegación, expanda Configuración y, a continuación, seleccione Copia de seguridad de Microsoft 365.

2. Revise la información de la página para obtener más información y comenzar.

Para obtener más información sobre la Copia de seguridad de Microsoft 365, consulte los siguientes recursos:

• Información general sobre la Copia de seguridad de Microsoft 365
• Configurar la Copia de seguridad de Microsoft 365
• Crear, ver y editar directivas de copia de seguridad en Copia de seguridad de Microsoft Microsoft 365
• Restaurar datos en la Copia de seguridad de Microsoft 365