Descrição geral de inventário, compras e devoluções

As capacidades de inventário no Dynamics 365 Field Service incluem:

  • Armazenamento
  • Ajustes e transferências do inventário
  • Produtos de consumo e de faturação durante ordens de intervenção
  • Compras
  • Devoluções
  • Diários do inventário

Antes de utilizar o inventário, as compras e as devoluções, é essencial que se familiarize com as capacidades do catálogo de produtos no Field Service. Só é possível monitorizar os produtos no inventário se o campo Tipo de Produto do Field Service estiver definido como Inventário. Caso contrário, as alterações no inventário não aparecem quando adiciona produtos a ordens de trabalho, ordens de compra e autorizações de devolução de mercadoria (RMAs).

Para conceder acesso a um recurso para criar e editar tabelas relacionadas com o inventário, adicione o direito de acesso Compra de Inventário ao direito de acesso existente.

Prerequisites

Antes de configurar o inventário no Serviço de Campo, certifique-se de que os seguintes requisitos são cumpridos:

  • Os utilizadores que criam ou editam registos de inventário necessitam de ter a função de segurança Field Service - Administrator, que inclui permissões para todas as tabelas, ou a função de segurança Inventory Purchase adicionada à sua função de segurança base do Field Service. Saiba mais sobre funções de segurança e perfis de segurança ao nível das colunas.
  • Pelo menos um armazém deve existir no seu sistema. Sem um armazém, não pode registar quantidades de inventário nem processar ordens de compra e devoluções.

Comece a acompanhar o inventário

Siga estes passos para começar a acompanhar o inventário no Field Service:

  1. Crie um armazém que represente cada local físico onde armazena produtos, incluindo camiões técnicos.
  2. Crie produtos e defina o Tipo de Produto de Serviço de Campo para Inventário para qualquer produto que queira acompanhar.
  3. Adicione inventário inicial criando um ajuste de inventário para registar as quantidades iniciais em cada armazém. Adicionar um produto a um registo de armazém sozinho não define quantidades; Use um ajuste de inventário ou diários manuais de inventário para registar os montantes iniciais ou fazer atualizações em massa.
  4. Associe um armazém a cada recurso reservável para que a utilização de produtos na ordem de trabalho seja automaticamente descontada no local correto.

Escolha uma abordagem de inventário

Use a tabela seguinte para determinar a abordagem correta para a sua organização:

Scenario Abordagem recomendada
Acompanhe peças nos camiões dos técnicos e deduza quando utilizadas Use armazéns de serviço de campo e produtos de ordens de trabalho. Não é necessária integração externa.
Compras básicas com encomendas e recibos de fornecedores Utilize as ordens de compra do Field Service com fluxos de aprovação.
Preços complexos, múltiplas moedas ou aquisições avançadas Integre com um sistema ERP como o Dynamics 365 Supply Chain Management.
Sincronizar inventário com aplicações de finanças e operações ou com um ERP externo Use a integração do Field Service com o Project Operations para aplicações financeiras da Microsoft, ou uma integração personalizada com o Dataverse para ERPs que não sejam da Microsoft.

Para requisitos de inventário básicos, muitas organizações utilizam as capacidades de configuração inicial. Para requisitos de inventário e de preços mais complexos, o Field Service foi concebido para ser integrado com sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP). Num exemplo típico, o Field Service integra-se com Dynamics 365 Supply Chain Management utilizando um modelo pré-concebido Dataverse "Prospect to cash".

O diagrama a seguir ilustra o fluxo de inventário, as compras e as devoluções no Field Service.

Diagrama que mostra ilustra o fluxo de inventário, as compras e as devoluções no Field Service.

Armazéns e inventário de produtos

No Field Service, um armazém é qualquer localização da empresa que tenha um inventário. Os armazéns incluem locais estáticos e móveis, tais como:

  • Armazéns
  • Camiões de técnicos
  • Centros de distribuição
  • Cais de carregamento

O inventário de cada armazém é atualizado com base nos produtos, notas de encomenda, devoluções, ajustes e transferências da ordem de intervenção utilizada. O sistema regista as atualizações na tabela de Inventário de Produtos relacionada.

Captura de ecrã do inventário de produtos no armazém principal.

Para cada produto no armazém, o sistema monitoriza as seguintes informações:

  • Quantidade Disponível: o número de unidades que ainda não foram vendidas.
  • Quantidade Alocada: o número de unidades que estão listadas atualmente nas ordens de intervenção como produtos de ordem de intervenção alocados.
  • Quantidade em Stock: a soma dos valores Quantidade Disponível e Quantidade Alocada. Este campo representa as unidades que ainda estão fisicamente presentes no seu armazém, mesmo que já estejam comprometidas com o trabalho.
  • Quantidade na Encomenda: o número de unidades listadas atualmente nas notas de encomenda, mas ainda não foram recebidas nem adicionadas ao inventário. Este campo representa unidades que estão a caminho.

Observação

Ao adicionar um armazém a cada recurso a reservar, é possível definir o armazém predefinido que é utilizado quando esse recurso a reservar utilizar um produto de ordem de intervenção.

Ajustes e transferências do inventário

Utilize os ajustes de inventário para adicionar manualmente inventário a armazéns ou subtrair manualmente inventário dos armazéns. Por exemplo, utilize-os durante as verificações de rotina para refletir a redução e os defeitos, e para comparar o inventário esperado com o inventário atual. Em seguida, pode ajustar a diferença. Saiba mais em Ajustar níveis de inventário.

Utilize as transferências do inventário para transferir o inventário de um armazém de origem para um armazém de destino. Por exemplo, pode transferir inventário de um armazém para o camião de um técnico. Saiba mais em Transferir inventário entre armazéns.

Também pode ativar ajustes e transferências na aplicação do Field Service Mobile. Por exemplo, pode criar uma transferência de inventário se os técnicos se reunirem no campo e transferirem o inventário de um camião para outro.

Inventário de ordem de intervenção

O inventário muda quando adicionas produtos às ordens de trabalho e os utilizas.

Por exemplo, adiciona um produto como estimado e alocado (ou seja, o campo Estado da Linha está definido como Estimado, e o campo Alocado está definido como Sim). Neste caso, reservas uma parte do inventário do armazém especificado, mas o sistema não a deduze.

Se usar um produto de ordem de trabalho durante uma ordem de trabalho (ou seja, o campo Estado da Linha estiver definido como Usado), o sistema deduz o inventário no armazém correspondente pela quantidade do produto da ordem de trabalho. Normalmente, o armazém que se lista num produto de ordem de trabalho é o camião de um técnico.

Notas de encomenda

Use ordens de compra (POs) para encomendar produtos para o armazém. Também pode usá-los para encomendar produtos diretamente para uma ordem de trabalho, de modo a que o trabalho no local possa ser realizado.

O processo da nota de encomenda inclui os seguintes passos:

  1. Pedir produtos a um fornecedor criando uma nota de encomenda e adicionando produtos da nota de encomenda.
  2. Obter a aprovação.
  3. Documentar a receção dos produtos. Crie uma receção da nota de encomenda e um produto de receção da nota de encomenda para adicionar os produtos recebidos ao inventário do armazém ou para os adicionar como produtos de ordem de intervenção.

Devoluções

Por vezes, a mesma organização que instala peças e equipamento na localização de um cliente tem de processar uma devolução do produto ou ativo do cliente. Pode emitir créditos para clientes que iniciam devoluções. Também pode monitorizar as devoluções como parte do histórico do serviço de um ativo do cliente.

Razões comuns para iniciar devoluções incluem:

  • A peça ou equipamento está com defeito.
  • O cliente está insatisfeito.
  • É necessária uma reparação, mas não vai ser realizada no local. Em vez disso, vai ser realizada na localização do fornecedor de serviços ou do fabricante.
  • O equipamento está na localização do cliente como parte de uma concessão que está a terminar a não vai ser renovada.

O Field Service suporta três dos seguintes tipos de devolução após instalação:

  • Devolução ao armazém
  • Devolver ao fornecedor
  • Alterar propriedade do equipamento

Para emitir uma devolução, siga estes passos:

  1. Crie um RMA. A RMA indica os produtos que podem ser devolvidos e outras informações importantes, como os preços. Também especifica uma ação de processamento, que é o tipo de devolução.
  2. Crie uma receção de RMA. A devolução não será finalizada enquanto não for criada uma receção de RMA. A receção de RMA confirma que o produto e a quantidade corretos foram recebidos. Indica igualmente a data da receção e a pessoa que a processou.

O sistema ajusta automaticamente o inventário e os ativos do cliente.

Diários do inventário

Todas as transações de inventário são registadas em diários do inventário. Por exemplo, quando aloca um produto a uma ordem de intervenção, é criado um diário do inventário que aumenta a quantidade alocada por um. Ao utilizar o mesmo produto para concluir a ordem de intervenção, é criado outro diário do inventário que diminui a quantidade em stock. Todos os aumentos e diminuições do inventário de produtos são registados nos diários. Basicamente, os diários do inventário servem como livro razão do inventário no Field Service.

Mais importante ainda, dependendo da arquitetura da integração, pode usar diários de inventário para integrar transações de inventário do Field Service com sistemas ERP externos. Para tornar as integrações mais fáceis e flexíveis, é possível criar manualmente os diários do inventário.

Problemas comuns

A tabela seguinte lista os problemas comuns de inventário e as suas causas.

Issue Motivo Resolução
O inventário não diminui quando um produto é usado numa ordem de trabalho O Tipo de Produto de Serviço de Campo do produto não está definido como Inventário. Produtos que não sejam de inventário nem de serviço não desencadeiam transações de inventário. Abra o registo do produto e altere Tipo de Produto de Serviço de Campo para Inventário. Os produtos das ordens de trabalho existentes não são ajustados retroativamente.
As quantidades de inventário mostram valores negativos O Field Service não impõe, por predefinição, que o inventário seja não negativo. As quantidades tornam-se negativas quando os produtos são usados ou transferidos para além do stock disponível. Monitorize regularmente as quantidades do inventário de produtos. Use ajustes de inventário para corrigir discrepâncias e garanta que as encomendas de compra são recebidas antes de os produtos serem consumidos.
Os diários de inventário não são criados para uma transação Os diários são gerados quando ocorrem alterações de inventário através do uso de produtos de encomendas de trabalho (estado da linha definido para Usado), recibos de encomendas, ajustes de inventário, transferências de inventário e recibos de RMA. Simplesmente adicionar um produto a uma ordem de trabalho sem alterar o estado da linha não cria um diário. Verifique se o Estado da linha do produto da ordem de trabalho está definido como Utilizado e se foi especificado um armazém. Para cenários de integração, considere usar diários manuais de inventário.
Produtos de um ERP externo não aparecem no Field Service Os produtos devem estar sincronizados com o Dataverse e devem ter um valor atribuído para Tipo de Produto do Field Service. Produtos sem este valor de campo não podem ser usados em ordens de trabalho nem rastreados no inventário. Verifique se a integração mapeia corretamente o campo do tipo de produto. Verifique se os produtos sincronizados têm o Tipo de Produto de Serviço de Campo definido para Inventário e pertencem a um grupo de unidades válido.

Próximos passos

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