Prepare-se para o Microsoft Copilot e agentes com o Gerenciamento Avançado do SharePoint

O Microsoft Copilot e os agentes funcionam melhor para sua organização quando seu conteúdo está atualizado e bem controlado. O Copilot e os agentes recuperam dados do Microsoft Graph e respeitam as permissões, as configurações de compartilhamento e as políticas existentes.

Este artigo descreve como preparar seu ambiente para o uso do Copilot e do agente usando recursos do Gerenciamento Avançado do SharePoint.

Etapa 1: usar a Avaliação de Gerenciamento de Conteúdo

O hub de Avaliação de Gerenciamento de Conteúdo fornece aos administradores insights e recomendações acionáveis. Ele executa um conjunto de relatórios essenciais que trazem à tona as principais descobertas e categorizam locais que podem exigir atenção.

A Avaliação de Gerenciamento de Conteúdo fornece um processo simples e guiado para que os administradores:

• Identifique conteúdo possivelmente compartilhado em excesso
• Localizar problemas ou riscos (como sites inativos ou sem proprietário)
• Defina a preparação do Copilot para a organização
• Garantir a conformidade e manter a integridade dos dados
• Receba recomendações acionáveis para correção
• Acompanhar o progresso ao longo do tempo com avaliações recorrentes

Esse hub ajuda a tornar a governança de conteúdo acessível e acionável, mesmo para administradores que talvez ainda não tenham conhecimento técnico profundo.

Acessar o hub de Avaliação do Gerenciamento de Conteúdo

1. No Centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, selecione Gerenciamento Avançado.

2. Selecione Iniciar avaliação.

Após a execução da avaliação, examine as descobertas e tome as medidas apropriadas. Execute novamente a avaliação a cada 30 dias para acompanhar seu progresso e resolver novos problemas.

Etapa 2: empregar o gerenciamento do ciclo de vida e o arquivamento do site

As políticas de gerenciamento de ciclo de vida e arquivamento do site ajudam a garantir que seus sites estejam atualizados, em conformidade e usem o armazenamento com eficiência. Esses recursos ajudam a garantir que as experiências do Copilot e do Agentic façam referência ao conteúdo atual e podem reduzir os custos de armazenamento.

Gerenciamento do ciclo de vida do site

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site ajudam a reduzir a proliferação de conteúdo, automatizando o processo para garantir que os sites do SharePoint da sua organização sejam bem governados.

Quando você configura as políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site, o sistema identifica automaticamente possíveis problemas. Você pode configurar ações de imposição e notificações por email que solicitam que os proprietários ou administradores do site tomem medidas.

Exibir ou criar políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site

1. No Centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, selecione Gerenciamento do ciclo de vida do site.

2. Em uma categoria, como Políticas de site inativo, Políticas de propriedade do site ou Políticas de atestado de site, selecione Abrir.

Políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site incluem o seguinte:

• Políticas de propriedade do site que oferecem suporte ao gerenciamento eficaz do site e reduzem o risco de sites sem proprietário. Você pode definir contagens mínimas de proprietários ou administradores e automatizar notificações quando os sites não atenderem aos critérios.
• Políticas de site inativo que detectam automaticamente sites inativos e notificam os proprietários do site por email.
• Políticas de atestado de site que solicitam aos proprietários ou administradores do site que marcar e confirmem a precisão das informações do site, incluindo necessidade do site, proprietários, membros, permissões e configurações de compartilhamento.

Arquivo do Microsoft 365

Use o Arquivo do Microsoft 365 para manter conteúdo inativo, como sites sem proprietário ou inativos. Essa abordagem ajuda a reduzir o consumo de armazenamento e melhora a otimização do Copilot. Ao arquivar um site:

• O site passa para uma camada de armazenamento de Arquivos Mortos do Microsoft 365.
• O site não consome mais cota de armazenamento ativa do SharePoint.
• O conteúdo, as permissões e os metadados são preservados.
• Os usuários não podem acessar o site até que ele seja reativado.
• O Copilot não é treinado em conteúdo arquivado.

Você pode gerenciar sites arquivados na página Sites arquivados .

Configurar e usar o Arquivo do Microsoft 365

Consulte os seguintes recursos:

• Configurar o Arquivo do Microsoft 365
• Gerenciar o Arquivo do Microsoft 365
• Experiência do usuário final no Microsoft 365 Arquivo

Passo 3: Evite o compartilhamento acidental em excesso

Para ajudar a evitar o compartilhamento acidental em experiências do Copilot e agenci, ajuste as configurações de compartilhamento para o SharePoint e o OneDrive. Use relatórios e insights de governança de acesso a dados para identificar e priorizar riscos de compartilhamento excessivo. Restrinja o acesso a conteúdo sensível.

Ajustar as configurações de compartilhamento do SharePoint e do OneDrive

Por padrão, o SharePoint define as configurações de compartilhamento como a opção mais permissiva. Você pode definir configurações de compartilhamento para SharePoint, OneDrive e links para arquivos ou pastas.

Você também pode especificar opções de expiração e permissão para links.

Ajustar configurações de compartilhamento

1. No Centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Políticas e selecione Compartilhamento.

2. Começando na parte superior, especifique suas configurações e selecione Salvar.

   Para obter ajuda com essa tarefa, confira Gerenciar configurações de compartilhamento do SharePoint e do OneDrive.

Usar relatórios de governança de acesso a dados para identificar riscos de compartilhamento excessivo

Os relatórios de governança de acesso a dados ajudam a identificar sites com conteúdo possivelmente compartilhado em excesso ou confidencial.

Vários relatórios estão disponíveis, incluindo relatórios de snapshot e relatórios de atividades.

Acessar relatórios de governança de acesso a dados

1. No Centro de administração do SharePoint, expanda Relatórios e selecione Governança de acesso a dados.

2. Em uma categoria, selecione Exibir relatórios.

Comece com esses relatórios

• O relatório de linha de base de permissões do site ajuda você a entender a exposição geral de acesso da sua organização. Este relatório fornece uma snapshot que mostra sua estrutura de permissão atual nos sites do SharePoint e do OneDrive e permite que você identifique sites que precisam de atenção imediata.
• O relatório permissões de site para usuários lista todos os sites que um determinado usuário pode acessar para que você possa determinar se as permissões precisam ser ajustadas.
• Relatórios baseados em atividades:
  • O relatório Todos, exceto usuários externos (EEEU) ajuda a identificar os 100 principais sites onde o conteúdo foi compartilhado com toda a sua organização nos últimos 28 dias e as políticas de segurança aplicadas a esses sites.
  • Os relatórios de atividades de links de compartilhamento ajudam a identificar sites onde os usuários criaram mais links de compartilhamento nos últimos 28 dias. Você pode ver uma lista de sites com o maior número de links "Qualquer pessoa", links "People na organização" e links "Pessoas específicas".

Usar insights de IA para interpretar as conclusões do relatório

O recurso de insights de IA reduz o esforço manual necessário para revisar relatórios e ajuda a mitigar problemas de governança de conteúdo. Ele usa um modelo de linguagem para identificar padrões e possíveis problemas de relatórios e fornece recomendações acionáveis para resolver problemas.

Quando disponível, use insights gerados por IA para ajudar a interpretar as descobertas do relatório e identificar ações recomendadas.

O recurso de insights de IA está disponível para estes relatórios:

• Relatórios de atividades de links de compartilhamento
• Relatório de snapshot rótulo de confidencialidade
• Política de site inativo, que ajuda a identificar sites inativos. Após a execução da política, você poderá baixar um relatório no formato CSV.
• Relatórios de histórico de alterações que mostram ações do site ou configurações da organização Alterações feitas nos últimos 180 dias

Gerar insights de IA

1. No Centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Relatórios e selecione uma opção, como Governança de acesso a dados ou Histórico de alterações.

2. Selecione um relatório, procure o botão Obter insights de IA e, em seguida, selecione-o para gerar insights de IA.

Restringir o acesso a conteúdo confidencial

Se necessário, restrinja o acesso ao site usando o Controle de Acesso Restrito para ajudar a evitar o compartilhamento excessivo. Usando o Controle de Acesso Restrito, você concede acesso a sites do SharePoint usando grupos, como grupos de segurança do Microsoft Entra ou grupos do Microsoft 365. Os usuários que não fazem parte do grupo especificado não podem acessar o site ou seu conteúdo, mesmo que tenham acesso prévio por meio de permissões ou de um link.

Use a política de Controle de Acesso Restrito para:

• Limitar o acesso ao site a um grupo definido de usuários
• Impedir o acesso amplo ou não intencional
• Verifique se apenas usuários autorizados podem acessar o conteúdo e vê-lo no Copilot

Restringir o acesso ao site

1. Configure ou identifique um grupo de segurança no Microsoft Entra ou em um grupo do Microsoft 365 (consulte Microsoft Entra: Tipos de grupo).

2. No Centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Políticas e selecione Controle de acesso.

3. Selecione a opção Habilitar restrição de acesso ao site .

   Para permitir que os administradores do site controlem quem pode acessar seus sites, selecione Delegar controle de restrição de acesso ao site aos administradores do site.

4. Selecione Salvar.

Para obter mais informações, consulte Restringir o acesso a um site do SharePoint.

Controlar a descoberta de conteúdo de sites de alto risco

Se você tiver sites de alto risco que deseja evitar a descoberta acidental em experiências do Copilot ou agenciadas, use a Descoberta de Conteúdo Restrito para esses sites.

A Descoberta de Conteúdo Restrito ajuda a:

• Impedir que o conteúdo apareça nas experiências do Copilot ou agenciais e em consultas de pesquisa em toda a organização
• Reduzir a exposição acidental e deixar as permissões do site inalteradas

A Descoberta de Conteúdo Restrito é útil para conteúdo que deve permanecer acessível, mas não deve ser amplamente detectável.

Identificar sites de alto risco

1. Use suas ferramentas e relatórios, como o Agente de Administração do SharePoint e relatórios de governança de acesso a dados, para ver estes sinais de risco:

   • Amplo compartilhamento por meio de "Qualquer pessoa", "Todos" e links de toda a organização
   • Grandes audiências com permissões excessivas
   • Herança de permissão danificada e modelos de acesso complexos
   • Conteúdo confidencial com proteção fraca
   • Sites não rotulados ou públicos
   • Lacunas de governança com sites sem proprietário, inativos ou não revisados

   Sites onde vários sinais de risco se sobrepõem são considerados de alto risco. Os exemplos incluem:

   • Sites que contêm dados confidenciais e que têm links de compartilhamento de "Qualquer Pessoa"
   • Sites públicos sem proprietário
   • Grandes audiências com herança de permissão danificada

2. Use as ferramentas e relatórios de Gerenciamento Avançado do SharePoint para destacar sites com compartilhamento excessivo ou risco de exposição.

   • Relatórios de governança de acesso a dados, como relatórios de permissões de site e relatórios de atividades de link de compartilhamento
   • Insights de IA
   • Agente de Administração do SharePoint

3. Crie uma lista de sites de alto risco cuja descoberta de conteúdo você quer restringir.

Restringir a descoberta de conteúdo

1. No Centro de administração do SharePoint, expanda Sites e selecione Sites ativos.

2. Selecione um site para abrir o submenu. No submenu, selecione a guia Configurações .

3. Em Restringir descoberta de conteúdo, selecione Ativado. Em seguida, selecione Salvar.

Para obter mais informações, consulte Restringir a descoberta de sites e conteúdo do SharePoint.

Etapa 4: Usar o Agente de Administração do SharePoint

O Agente de Administração do SharePoint responde às suas perguntas reunindo os dados e relatórios relevantes, oferecendo análises e recomendações e sugerindo outros prompts. Faça uma pergunta, como "Mostre-me como meu conteúdo é distribuído no meu locatário", e obtenha informações úteis com prompts sugeridos e próximas etapas.

Abra o Agente de Administração do SharePoint

Siga uma destas etapas:

• No aplicativo Microsoft Copilot, expanda Agentes e pesquise por Agente de Administração do SharePoint.
• No Centro de administração do SharePoint, selecione o botão Copilot e, em seguida, selecione o botão Exibir prompts no canto inferior do painel do Copilot.
• No Microsoft Teams, selecione Aplicativos e, em seguida, procure por Agente de Administração do SharePoint.

Para obter mais informações, consulte Agente de Administração do SharePoint.

Etapa 5: implementar procedimentos de backup e restauração

A continuidade dos negócios requer uma solução de backup e restauração, como o Backup do Microsoft 365. No caso de uma exclusão ou substituição acidental ou maliciosa de dados, é importante que seus dados sejam protegidos e facilmente recuperáveis.

Com o Backup do Microsoft 365:

• Os dados nunca saem do limite de confiança de dados do Microsoft 365 e respeitam as localizações geográficas de sua residência de dados atual.
• Os backups são imutáveis, a menos que o administrador da ferramenta de backup os exclua expressamente.
• OneDrive, SharePoint e Exchange têm várias cópias fisicamente redundantes de seus dados para mitigar o impacto de desastres físicos.

Introdução ao Backup do Microsoft 365

1. No Centro de administração do Microsoft 365, no painel de navegação, expanda Configurações e selecione Backup do Microsoft 365.

2. Examine as informações na página para saber mais e começar a usá-la.

Para saber mais sobre o Backup do Microsoft 365, consulte os seguintes recursos:

• Visão geral do Backup do Microsoft 365
• Configurar o Backup do Microsoft 365
• Criar, exibir e editar políticas de backup no Backup do Microsoft 365
• Restaurar dados no Backup do Microsoft 365