Prepare-se para Microsoft Copilot e agentes com a Gestão Avançada do SharePoint

Microsoft Copilot e agentes funcionam melhor para a sua organização quando o seu conteúdo está atualizado e bem controlado. O Copilot e os agentes obtêm dados do Microsoft Graph e respeitam permissões, definições de partilha e políticas existentes.

Este artigo descreve como preparar o seu ambiente para a utilização do Copilot e do agente através de capacidades na Gestão Avançada do SharePoint.

Passo 1: utilizar a Avaliação da Gestão de Conteúdos

O Centro de Avaliação da Gestão de Conteúdos fornece aos administradores informações e recomendações acionáveis. Executa um conjunto de relatórios essenciais que revelam as principais descobertas e categorizam os sites que podem exigir atenção.

A Avaliação de Gerenciamento de Conteúdo fornece um processo simples e orientado para que os administradores possam:

• Identificar conteúdo potencialmente sobrepartilhado
• Localizar problemas ou riscos (como sites inativos ou sem proprietário)
• Definir a preparação do Copilot para a organização
• Garantir a conformidade e manter a integridade dos dados
• Receber recomendações acionáveis para remediação
• Acompanhe o progresso ao longo do tempo com avaliações periódicas

Este hub ajuda a tornar a governação de conteúdos acessível e acionável, mesmo para administradores que ainda não tenham conhecimentos técnicos profundos.

Aceder ao Centro de Avaliação de Gestão de Conteúdos

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, selecione Gestão Avançada.

2. Selecione Iniciar avaliação.

Após a execução da avaliação, reveja os resultados e tome as medidas adequadas. Repita a avaliação a cada 30 dias para monitorizar o seu progresso e resolver quaisquer novos problemas.

Etapa 2: Empregar o gerenciamento e o arquivamento do ciclo de vida do site

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site e o arquivamento ajudam a garantir que seus sites estejam atualizados, em conformidade e usem o armazenamento de forma eficiente. Estas capacidades ajudam a garantir que as experiências do Copilot e do agente fazem referência ao conteúdo atual e podem reduzir os custos de armazenamento.

Gestão do ciclo de vida do site

As políticas de gestão do ciclo de vida do site ajudam a reduzir a expansão do conteúdo ao automatizar o processo de assegurar que os sites do SharePoint da sua organização são bem geridos.

Quando configura as políticas de gestão do ciclo de vida do seu site, o sistema identifica automaticamente os potenciais problemas. Pode configurar ações de aplicação de medidas e notificações por e-mail que pedem aos proprietários ou administradores do site para tomarem medidas.

Ver ou criar políticas de gestão do ciclo de vida de sites

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, selecione Gerenciamento do ciclo de vida do site.

2. Numa categoria, tal como Políticas de site inativas, Políticas de propriedadedo site ou Políticas de atestado de sites, selecione Abrir.

Políticas de gestão do ciclo de vida do site

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site incluem o seguinte:

• Políticas de propriedade do site que suportam uma gestão eficaz do site e reduzem o risco de sites sem proprietário. Pode definir números mínimos de proprietários ou administradores e automatizar notificações quando os sites não cumprirem os critérios.
• Políticas de sites inativos que detetam automaticamente sites inativos e notificam os proprietários de sites por e-mail.
• Políticas de atestado de site que solicitam aos proprietários ou administradores de sites que verifiquem e confirmem a exatidão das informações do site, incluindo as necessidades do site, proprietários, membros, permissões e definições de partilha.

Arquivo do Microsoft 365

Utilize o Microsoft 365 Arquivo para reter conteúdo inativo, como sites sem proprietário ou inativos. Esta abordagem ajuda a reduzir o consumo de armazenamento e melhora a otimização do Copilot. Quando arquiva um site:

• O site é movido para um nível de armazenamento do Microsoft 365 Arquivo.
• O site já não consome a quota de armazenamento ativa do SharePoint.
• O conteúdo, as permissões e os metadados são preservados.
• Os utilizadores não podem aceder ao site até que este seja reativado.
• O Copilot não está preparado com conteúdo arquivado.

Pode gerir sites arquivados na página Sites arquivados .

Configurar e utilizar o Microsoft 365 Arquivo

Consulte os seguintes recursos:

• Configurar o Microsoft 365 Arquivo
• Gerir o Microsoft 365 Arquivo
• Experiência do utilizador final no Microsoft 365 Arquivo

Passo 3: Impedir a partilha excessiva acidental

Para ajudar a evitar a partilha excessiva acidental em experiências Copilot e agentic, ajuste as definições de partilha para SharePoint e OneDrive. Utilize informações e relatórios de gestão de acesso a dados para identificar e priorizar riscos de partilha excessiva. Restrinja o acesso a conteúdos confidenciais.

Ajustar as definições de partilha do SharePoint e OneDrive

Por predefinição, o SharePoint define as definições de partilha para a opção mais permissiva. Pode definir definições de partilha para o SharePoint, OneDrive e ligações para ficheiros ou pastas.

Também pode especificar opções de expiração e permissão para ligações.

Ajustar as definições de partilha

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Políticas e selecione Partilhar.

2. Começando pela parte superior, especifique as suas definições e, em seguida, selecione Guardar.

   Para obter ajuda com esta tarefa, consulte Gerir definições de partilha para SharePoint e OneDrive.

Utilizar relatórios de gestão de acesso a dados para identificar riscos de partilha excessiva

Os relatórios de gestão de acesso a dados ajudam-no a identificar sites que contêm conteúdo potencialmente partilhado em excesso ou confidencial.

Estão disponíveis vários relatórios, incluindo relatórios de instantâneos e relatórios de atividade.

Aceder a relatórios de governação de acesso a dados

1. No centro de administração do SharePoint, expanda Relatórios e, em seguida, selecione Governança de acesso a dados.

2. Numa categoria, selecione Ver relatórios.

Começar com estes relatórios

• O relatório da linha de base de permissões do site ajuda-o a compreender a exposição de acesso geral da sua organização. Este relatório fornece um instantâneo que mostra a sua estrutura de permissões atual nos sites do SharePoint e do OneDrive e permite-lhe identificar os sites que necessitam de atenção imediata.
• O relatório permissões de site para usuários lista todos os sites que um determinado usuário pode acessar para que você possa determinar se as permissões precisam ser ajustadas.
• Relatórios baseados em atividades:
  • O relatório Todos exceto utilizadores externos (EEEU) ajuda-o a identificar os 100 principais sites em que o conteúdo foi partilhado com toda a sua organização nos últimos 28 dias e as políticas de segurança aplicadas a esses sites.
  • Os relatórios de atividade das ligações de partilha ajudam a identificar os sites onde os utilizadores criaram mais ligações de partilha nos últimos 28 dias. Pode ver uma lista de sites com o maior número de ligações "Qualquer pessoa", ligações "People na organização" e ligações "Pessoas específicas".

Utilizar informações de IA para interpretar resultados de relatórios

A funcionalidade de informações de IA reduz o esforço manual necessário para rever relatórios e ajuda a mitigar problemas de governação de conteúdos. Utiliza um modelo de linguagem para identificar padrões e potenciais problemas a partir de relatórios e fornece recomendações acionáveis para resolver problemas.

Quando disponível, utilize informações geradas por IA para ajudar a interpretar os resultados de relatórios e identificar as ações recomendadas.

A funcionalidade informações de IA está disponível para estes relatórios:

• Relatórios de atividade das ligações de partilha
• Relatório instantâneo da etiqueta de confidencialidade
• Política de site inativo, que ajuda a identificar sites inativos. Depois de executar a política, pode transferir um relatório no formato CSV.
• Relatórios do histórico de alterações que mostram as ações do site ou as alterações às definições da organização efetuadas nos últimos 180 dias

Gerar informações de IA

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Relatórios e selecione uma opção, como Governança de acesso a dados ou Histórico de alterações.

2. Selecione um relatório, procure o botão Obter informações de IA e, em seguida, selecione-o para gerar informações de IA.

Restringir o acesso a conteúdos confidenciais

Se necessário, restrinja o acesso ao site usando Controlo de Acesso restritos para ajudar a evitar o compartilhamento excessivo. Ao utilizar a Controlo de Acesso Restrita, concede acesso a sites SharePoint através de grupos, como grupos de segurança Microsoft Entra ou grupos do Microsoft 365. Os utilizadores que não fazem parte do grupo especificado não podem aceder ao site ou aos respetivos conteúdos, mesmo que o tenham feito anteriormente através de permissões ou de uma ligação.

Utilize a sua política de Controlo de Acesso restrito para:

• Limitar o acesso ao site a um grupo definido de utilizadores
• Impedir o acesso alargado ou não intencional
• Certifique-se de que apenas os utilizadores autorizados podem aceder aos conteúdos e vê-los no Copilot

Restringir o acesso ao site

1. Configure ou identifique um grupo de segurança no Microsoft Entra ou um grupo do Microsoft 365 (consulte Microsoft Entra: Tipos de grupo).

2. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, expanda Políticas e selecione Controlo de acesso.

3. Selecione a opção Ativar restrição de acesso ao site .

   Para permitir que os administradores do site controlem quem pode acessar seus sites, selecione Delegar controle de restrição de acesso ao site aos administradores do site.

4. Seleccione Guardar.

Para obter mais informações, consulte Restringir o acesso a um site do SharePoint.

Controlar a descoberta de conteúdo de sites de alto risco

Se tiver sites de alto risco que pretenda impedir a deteção acidental no Copilot ou experiências de agentes, utilize a Deteção de Conteúdo Restrito para esses sites.

A Deteção de Conteúdo Restrito ajuda a:

• Impedir que o conteúdo apareça em experiências do Copilot ou de agentes e em consultas de pesquisa em toda a organização
• Reduza a exposição acidental e deixe as permissões do site inalteradas

A Deteção de Conteúdo Restrito é útil para conteúdos que têm de permanecer acessíveis, mas que não devem ser detetáveis em termos gerais.

Identificar sites de alto risco

1. Use suas ferramentas e relatórios, como o Agente de Administração do SharePoint e relatórios de governança de acesso a dados, para ver estes sinais de risco:

   • Partilha alargada através de ligações entre "Qualquer Pessoa", "Todos" e toda a organização
   • Grandes audiências com permissões excessivas
   • Herança de permissões interrompida e modelos de acesso complexos
   • Conteúdo confidencial com proteção fraca
   • Sites públicos ou sem rótulo
   • Lacunas de governação com sites sem dono, inativos ou não analisados

   Os locais em que múltiplos sinais de risco se sobrepõem são considerados de risco elevado. Os exemplos incluem:

   • Sites que contêm dados confidenciais e que têm ligações de partilha "Qualquer Pessoa"
   • Sites públicos sem proprietário
   • Grandes audiências com herança de permissões interrompida

2. Utilize relatórios e ferramentas de Gestão Avançada do SharePoint para destacar sites com partilha excessiva ou risco de exposição.

   • Relatórios de governança de acesso a dados, como relatórios de permissões de site e relatórios de atividade de link de compartilhamento
   • Informações de IA
   • Agente de Administração do SharePoint

3. Crie uma lista de sites de alto risco aos quais pretende impedir a descoberta de conteúdos.

Restringir a descoberta de conteúdo

1. No centro de administração do SharePoint, expanda Sites e, em seguida, selecione Sitesativos.

2. Selecione um site para abrir a respetiva lista de opções. No submenu, selecione a guia Configurações .

3. Em Restringir descoberta de conteúdo, selecione Ativado. Em seguida, selecione Guardar.

Para obter mais informações, consulte Restringir a descoberta de sites e conteúdo do SharePoint.

Passo 4: utilizar o Agente de Administração do SharePoint

O SharePoint Administração Agent responde às suas perguntas ao recolher os dados e relatórios relevantes, ao oferecer análises e recomendações e ao sugerir outros pedidos. Faça uma pergunta, como "Mostre-me como o meu conteúdo é distribuído pelo meu inquilino" e obtenha informações úteis com pedidos sugeridos e passos seguintes.

Abra o Agente de Administração do SharePoint

Siga um dos seguintes passos:

• Na aplicação Microsoft Copilot, expanda Agentes e procure SharePoint Administração Agent.
• No centro de administração do SharePoint, selecione o botão Copilot e, em seguida, selecione o botão Ver pedidos no canto inferior do painel do Copilot.
• No Microsoft Teams, selecione Aplicações e, em seguida, procure SharePoint Administração Agent.

Para obter mais informações, consulte SharePoint Administração Agent.

Etapa 5: implementar procedimentos de backup e restauração

A continuidade de negócios requer uma solução de backup e restauração, como Cópia de segurança do Microsoft 365. Em caso de eliminação ou substituição acidental ou maliciosa de dados, é importante que os seus dados estejam protegidos e sejam facilmente recuperáveis.

Com Cópia de segurança do Microsoft 365:

• Os dados nunca saem do limite de confiança de dados do Microsoft 365 e respeitam as localizações geográficas da sua residência de dados atual.
• Os backups são imutáveis, a menos que o administrador da ferramenta de backup os exclua expressamente.
• O OneDrive, o SharePoint e o Exchange têm múltiplas cópias fisicamente redundantes dos seus dados para mitigar o impacto de desastres físicos.

Introdução ao Cópia de segurança do Microsoft 365

1. No centro de administração do Microsoft 365, no painel de navegação, expanda Definições e, em seguida, selecione Cópia de segurança do Microsoft 365.

2. Reveja as informações na página para saber mais e começar.

Para saber mais sobre Cópia de segurança do Microsoft 365, consulte os seguintes recursos:

• Descrição geral do Cópia de segurança do Microsoft 365
• Configurar Cópia de segurança do Microsoft 365
• Criar, visualizar e editar políticas de backup no Cópia de segurança do Microsoft 365
• Restaurar dados no Cópia de segurança do Microsoft 365